Vereinfachung: Bei elektronischen Rechnungen für Umsätze ab dem 1. Juli 2011 winkt der Vorsteuerabzug ohne digitale Signatur
Von Bernhard Köstler
Mit einem Klick beim Empfänger
Bei Betriebsprüfungen des Finanzamts gilt ein strenger Blick des Prüfers meist den Telefon- und Handyrechnungen. Komisch eigentlich. Denn was soll an diesen Ausgabenposten schon falsch sein? Die kritische Begutachtung hat jedoch einen ganz bestimmten Grund. Denn Telefon- und Handyrechnungen werden in aller Regel nicht mehr in Papierform verschickt, sondern der Kunde lädt sich die Rechnung aus dem Internet herunter. Auch wenn die Rechnung anschließend ausgedruckt und in einem Ordner abgeheftet wird, handelt es sich um elektronische Rechnungen.
Aktuelle Rechtslage: Vorsteuerabzug nur bei digitaler Signatur
Und bei solchen elektronischen Eingangsrechnungen kippt der Vorsteuerabzug, wenn die Rechnung keine digitale Signatur hatte. Doch dieses Risiko ist bald Vergangenheit. Denn im Steuervereinfachungsgesetz ist geregelt, dass die digitale Signatur für Umsätze ab dem 1. Juli 2011 keine Voraussetzungen mehr für den Vorsteuerabzug darstellt. Da zu dieser Neuregelung in der Praxis viele Fragen aufgetaucht sind, hat das Bundesfinanzministerium zu den wichtigsten Fragen in einem Frage-Antwort-Katalog Stellung genommen (BMF v. 18. April 2011, Az.: IV D 2 - S 7287-a/09/10004). Hier die wichtigsten Infos für Selbstständige über elektronische Rechnungen.
Frage 1: Wann liegen eigentlich elektronische Rechnungen vor?
Elektronische Rechnungen sind Rechnungen, die nicht in Papierform gestellt werden, sondern per E-Mail, per CD-ROM, USB-Stick oder die aus dem Internet heruntergeladen werden. Elektronisch ist auch eine Rechnung, die auf einem Computerfax landet.
Frage 2: Was ändert sich bei
elektronischen Rechnungen ab
1. Juli 2011?
Für elektronische Rechnungen für Umsätze ab dem 1. Juli 2011 winkt der Vorsteuerabzug ohne digitale Signatur. Dadurch wird wohl die Ära der elektronischen Rechnung endgültig eingeläutet. Ist die Hürde mit der digitalen Signatur erst einmal weggefallen, werden Papierrechnungen wohl seltener verschickt werden. Das hat enorme finanzielle Vorteile. Wer Rechnungen verschickt, spart sich bei Erstellung elektronischer Rechnungen die Kosten für Papier, Tinte und Porto. Rechnungen landen per E-Mail auf Knopfdruck beim Empfänger.
Frage 3: Gilt diese Vereinfachung für alle Rechnungen ab 1. Juli 2011?
Nein. Die Vereinfachung, dass die Vorsteuer bei Erhalt einer elektronischen Rechnung ohne digitale Signatur erstattet wird, gilt für alle Umsätze, die ab dem 1. Juli 2011 ausgeführt werden. Was das bedeutet, verdeutlichen die beiden folgenden Beispiele.
Beispiel 1: Die selbstständige Handwerkerin Maier erhält für am 15. Juni 2011 bezogene Leistungen am 4. Juli 2011 eine elektronische Rechnung. Folge: Da der zugrunde liegende Umsatz vor dem 1. Juli 2011 ausgeführt wurde, greift die alte Rechtslage. Damit die Vorsteuer erstattet wird, muss diese elektronische Rechnung noch mit einer digitalen Signatur versehen sein.
Beispiel 2: Unternehmer Huber erhält für am 5. Juli 2011 bezogene Leistungen am 15. Juli per E-Mail eine Rechnung zugeschickt. Folge: Da der Umsatz nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt wurde, muss die Rechnung für den Vorsteuerabzug keine digitale Signatur mehr enthalten.
Frage 4: Gibt es spezielle Voraussetzungen, die eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug haben muss?
Grundsätzlich muss die Rechnung wie jede Papierrechnung sämtliche Angaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Zum anderen fordert der Gesetzgeber ab 1. Juli 2011, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.
Frage 5: Wie gewährleiste ich die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Rechnung?
Das Finanzamt erwartet bei Erhalt einer elektronischen Rechnung ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, in dem diese Voraussetzungen abgeklopft werden. Dieses interne Kontrollverfahren ist nicht neu, sondern wird in Betrieben schon heute praktiziert. Landet eine elektronische Rechnung im Betrieb, wird zuerst geprüft, ob die Rechnung korrekt ist und der Rechnungsaussteller tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat (Echtheit der Rechnung). In einem zweiten Schritt wird dann sichergestellt, dass die Rechnung während der Übermittlung und danach nicht mehr geändert werden kann (Unversehrtheit des Inhalts). Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.
Fazit für Praxis: Mit dieser Vereinfachungsregelung fallen endlich die steuerlichen Hürden weg, wegen derer die meisten Unternehmen auf eine elektronische Rechnungsstellung verzichteten. Die elektronische Rechnungsstellung wird für Umsätze ab 1. Juli 2011 unbürokratischer, billiger und könnte zu einer schnelleren Begleichung der Rechnungen führen.
So prüfen Sie die digitale Signatur
Erhalten Sie eine elektronische Rechnung für vor dem 1. Juli 2011 ausgeführte Umsätze, ist der Vorsteuerabzug nur gesichert, wenn folgende Überprüfung vorgenommen, dokumentiert und aufbewahrt wird (siehe Kasten). Für die Überprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur benötigen Sie eine Prüfsoftware, die Sie kostenlos bei folgenden Anbietern erhalten:
- www.secrypt.de (Software digiSeal reader),
- www.d-trust.net (Software D-SIGN reader),
- www.adobe.de (über die Software acrobat reader ab der Version 7.0 kann die Signatur von pdf-Rechnungen geprüft werden).