Neuregelung für Registrierkassen ab 2017 Manipulationssichere Kassen: Aus für den Tipp-Streifen

Für elektronische Kassen gelten ab 2017 verschärfte Anforderungen. Handwerksunternehmer sollten jetzt dringend prüfen, ob sie mit ihrer Registrierkasse auf der sicheren Seite sind.

Sandra Rauch

Wer als Bäcker, Metzger, Friseur oder Optiker schon mal Betriebsprüfer im Haus hatte, kennt das Szenario: In Betrieben mit vielen Bareinnahmen schaut sich das Finanzamt oft sehr genau die Kasse an. Zu groß scheint hier die Versuchung Umsätze am Fiskus vorbei zu schummeln. Künftig zieht der Gesetzgeber jedoch die Daumenschrauben an: Ab Januar 2017 gelten für Registrier- und Computerkassen verschärfte Vorschriften.

So muss jeder Umsatz künftig einzeln elektronisch erfasst, gespeichert und archiviert werden. Ab 2020 ist außerdem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorgeschrieben. Wer im Betrieb eine Registrier- oder Computerkasse nutzt, sollte jetzt unbedingt prüfen, ob die genutzte Kasse den neuen Anforderungen entspricht. Wichtig jedoch: Die verschärften Bestimmungen gelten nicht für offene Ladenkassen, also die klassische Schubladenkasse oder Geldkassette. Diese können nach wie vor genutzt werden, es besteht keine Registrierkassenpflicht. Es ist sogar möglich von der Registrierkasse zur offenen Ladenkasse zu wechseln.

Aufrüstung der Kasse möglich?

"Als Registrierkassen zählen alle Kassen, die irgendwas rechnen", erklärt Stefan Härtl, Steuerberater aus München. Ob die bestehende Kasse weiterverwendet werden darf, hängt davon ab, ob sie mit den ab 2017 vorgeschriebenen Speicher- und Sicherungsmodulen aufgerüstet werden kann. Nicht möglich ist das in der Praxis vor allem bei Kassen, die mit einer oder zwei Kassenrollen arbeiten und am Tagesende einen Endsummenbon, den sogenannten Z-Bon, ausgeben.

Denn hier wird der Tagesspeicher anschließend auf Null gesetzt, eine Speicherung der Daten in der Kasse erfolgt nicht. Anders sieht es bei Registrierkassen mit Druck- und Schnittstellenfunktion sowie Computerkassensystemen aus. Diese entsprechen oft entweder schon den verschärften Anforderungen oder können entsprechend nachgerüstet werden. Bei Zweifeln an der Tauglichkeit des Kassensystems sollten sich Unternehmer zeitnah an ihren Steuerberater sowie Kassen-Lieferanten oder Hersteller wenden.

Auf Nummer sicher gehen Betriebe, wenn sie sich die geforderte Konformität vom Hersteller des Kassensystems schriftlich bestätigen lassen. Wer seine Kasse ab 2017 nicht mehr verwenden darf, sollte auch schon die für die Folgejahre geplanten Neuregelungen beachten. Denn laut einem Gesetzentwurf soll künftig verstärkt die Manipulation von Kassensystemen bekämpft werden. Das bedeutet eine weitere Verschärfung der Kassenanforderungen: Ab 2020 müssen Registrierkassen dann auch über einen zertifizierten Manipulationsschutz verfügen.

Jetzt schon die richtige Kasse kaufen

Das Gesetz wird zwar voraussichtlich erst Ende dieses Jahres verabschiedet, doch Experten erwarten keine allzu gravierenden Änderungen mehr. "Wer jetzt was kauft, sollte deshalb gleich ein entsprechend vorbereitetes Kassensystem wählen oder zumindest auf einfache Nachrüstung achten", sagt Steuerberater Stefan Härtl. "Alles andere ist rausgeschmissenes Geld." Wer aufgrund der noch ni cht endgültigen Gesetzeslage nicht in ein fabrikneues Gerät investieren will, kann natürlich auch eine gebrauchte Registrierkasse kaufen, die den ab 2017 geltenden Anforderungen entspricht.

Doch Vorsicht: "Bedienungs- und Programmieranleitungen der Kasse müssen auch beim Gebrauchtkauf unbedingt vorhanden sein und aufbewahrt werden", sagt Stefan Härtl. Außerdem gelte für sämtliche Unterlagen und Speicher die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Das heißt: Wer heute ein gebrauchtes oder nur vorübergehend nutzbares Kassensystem ersteht und dieses zum Beispiel schon 2020 wieder aussortiert, muss die Geräte und Unterlagen trotzdem bis 2027 aufheben. Kassen, die nicht den ab 2017 geltenden Anforderungen entsprechen, dürfen ab nächstem Januar nicht mehr verwendet werden. Wer trotzdem noch alte Geräte einsetzt, riskiert erheblichen Ärger mit dem Finanzamt: "Dadurch wird die gesamte Buch- und Kassenführung angreifbar", weiß Steuerberater Härtl. "Es reicht schon, wenn die Bedienungsanleitung fehlt."

Formelle Fehler

Für Prüfer seien formelle Fehler der leichteste Einstieg in eine Nachzahlung. Konkret: Wenn sich sonst keine Schnitzer finden, muss der Unternehmer in vielen Fällen "nur" einen Sicherheitszuschlag begleichen. Es besteht aber auch die Gefahr, dass Prüfer Umsätze hinzu schätzen, was oft schmerzhafte Nachzahlungen zur Folge hat oder sogar die Existenz bedroht. Finden sich grobe Unstimmigkeiten, könnte sogar ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung eröffnet werden. Eine korrekte Kassenführung ist deshalb ab 2017 wichtiger denn je.