Bis Mitte Februar müssen Arbeitgeber den digitalen Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaften übermitteln. Wer zur Abgabe verpflichtet ist, was dabei zu beachten ist – und was passiert, wenn man die Meldefrist versäumt.
Einmal jährlich müssen Unternehmen die Arbeitsentgelte und die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Beschäftigten an die Berufsgenossenschaft übermitteln. Die Abgabefrist für das Beitragsjahr 2024 endet am 16. Februar 2025.
Mit dem Lohnnachweis werden die Anzahl der Beschäftigten, das Arbeitsentgelt sowie die geleisteten Arbeitsstunden, bezogen auf die anzuwendenden Gefahrtarifstellen, übermittelt. Das gilt für alle Mitarbeiter im Unternehmen, also auch für Aushilfen, Teilzeitkräfte oder Auszubildende. Die Meldepflicht entfällt lediglich für Unternehmen, die im abgelaufenen Kalenderjahr keine Beschäftigten hatten.
Wie funktioniert die Meldung der Daten?
Betriebe können zur Abgabe der Lohnnachweise ihr eigenes Entgeltabrechnungsprogramm oder die zertifizierte Ausfüllhilfe SV-Meldeportal nutzen. Zuerst muss der Betrieb einen Stammdatenabruf durchführen, um die hinterlegten Unternehmensdaten abzugleichen und die Beschäftigten der passenden Gefahrtarifstelle zuzuordnen. Die Stammdaten müssen mit der neuen Unternehmensnummer (UNR.S) abgerufen werden.
Wofür dient der Lohnnachweis?
Die Lohnnachweise sind Grundlage für die Berechnung der Beiträge an die Berufsgenossenschaft. Versäumen Unternehmen die Meldung, kann die Berufsgenossenschaft die Bruttoarbeitsentgelte als Berechnungsgrundlage schätzen. Im Gegensatz zu Arbeitsentgelten und Gefahrtarifstellen beeinflussen die gemeldeten Arbeitsstunden die Berechnung des Beitrags nicht. Sie wirken sich aber darauf aus, welches arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuungsmodell für das Unternehmen gilt.
Was passiert, wenn die elektronische Meldung nicht abgegeben wird?
Wenn Arbeitgeber den elektronischen Lohnnachweis nicht oder nicht vollständig fristgerecht einreichen, wird ein Bußgeldverfahren eingeleitet. Sie erhalten zunächst eine Anhörung mit einer letztmaligen Frist von 14 Tagen, um den elektronischen Lohnnachweis vollständig zu übermitteln. Gibt es für ein Unternehmen mehr als einen Verantwortlichen (z. B. zwei Geschäftsführer oder mehrere GbR-Gesellschafter), erhält jeder Verantwortliche eine Anhörung. Wenn die Arbeitgeber weiterhin keine elektronische Meldung einreichen, kann eine Geldbuße für jeden Verantwortlichen festgesetzt werden.
>>> Antworten auf häufige Fragen gibt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) auf dieser Seite.
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