Richtet Ihr Betrieb eine Veranstaltung mit Catering oder alkoholischen Getränken für Kunden und Geschäftspartner aus, sollten Sie das Steuerrisiko kennen. Werden die Kosten für Essen und Getränke nämlich auf den Konten "Werbung" oder "Repräsentation" verbucht, gibt es Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung. Wie es richtig geht.
Handwerksbetriebe führen immer häufiger Veranstaltungen für Kunden und Geschäftspartner aus. Diese Veranstaltungen dienen dazu, Aufträge von (potenziellen) Kunden zu gewinnen. Natürlich steht auch das Networking bei solchen Veranstaltungen im Vordergrund. Kontakte sind enorm wichtig, um seine Auftragsbücher füllen zu können. In der Praxis behandeln Handwerksbetriebe solche Kundenveranstaltungen meist als Werbeaufwand bzw. Repräsentationskosten und verbuchen die Kosten der Veranstaltung dementsprechend als Betriebsausgaben. Doch findet Jahre später eine Betriebsprüfung des Finanzamts statt, kann das steuerlich zu einer bösen Überraschung führen.
Denn die Prüfer stufen das Catering sowie die spendierten Getränke als Bewirtungsaufwendungen ein. Es gelten deshalb die strengen Regeln nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Kann die betriebliche Veranlassung der Bewirtung nachgewiesen werden, sind zumindest 70 Prozent der Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Die Vorsteuererstattung aus der Rechnung gibt es zu 100 Prozent. Diese Regelung ist bei Network-Treffen unstrittig.
Problem: Getrennte Aufzeichnung
Verbucht ein Betrieb nun die gesamten Kosten der Kundenveranstaltung auf den Konten "Werbung" oder "Repräsentation", kann diese Verbuchung das komplette Aus für den Betriebsausgabenabzug für das Catering bedeuten. Denn der 70-prozentige Betriebsausgabenabzug ist nur zulässig, wenn die Bewirtungsaufwendungen getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Das bedeutet: Nur wenn die Cateringrechnung auf dem Konto "Bewirtungsaufwendungen" gebucht wird, ist der 70-prozentige Betriebsausgabenabzug gesichert.
Finanzgericht bestätigt strenge Auffassung der Finanzämter
Diese strenge Auffassung der Finanzämter wurde leider vom Finanzgericht Berlin-Brandenburg bestätigt (Urteil v. 17.10.2023, Az. 6 K 6089/20). In der Urteilsbegründung findet sich eine kuriose Aussage, die Betriebe unbedingt kennen sollten.
Das Unternehmen hat die Bewirtungsaufwendungen anlässlich einer Kundenveranstaltung nicht getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfasst. Die Argumentation war, dass die Veranstaltung ausschließlich des fachlichen Austausches diente und die Bewirtung nur im Hintergrund stattfand. Die Richter des Finanzgerichts forschten nach und stellten fest, dass nur alkoholische Getränke ausgeschenkt wurden. Jeder Teilnehmer soll während der vierstündigen Veranstaltung 1,2 Liter Alkohol getrunken haben. Ein fachlicher Austausch sei nach Auffassung der Richter dadurch nur noch bedingt möglich gewesen.
Verhaltensknigge bei Kundenveranstaltungen
Diese steuerliche Vorgehensweise empfiehlt sich also für Kundenveranstaltungen:
- Die Gästeliste aufbewahren. Sie dient als Nachweis für die betriebliche Veranlassung der Veranstaltung.
- Die Kosten für Essen und Getränke getrennt von den übrigen Ausgaben der Veranstaltung verbuchen. Diese dann immer und sofort auf dem Konto Bewirtungsaufwendungen erfassen und nicht bis zum Jahresende damit warten.
Auswirkung der Urteilsgrundsätze
Das Urteil des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg dürfte dazu führen, dass Prüfer der Finanzämter bei Cateringabrechnungen noch genauer hinschauen und steuerlich strenger agieren als in der Vergangenheit. Diese Urteilsgrundsätze dürften zudem auch greifen, wenn ein Betrieb als Messeaussteller auftritt und nach Veranstaltungsende für ausgewählte Kunden und Geschäftspartner eine Party ausrichtet. Auch hier der Praxistipp: Getrennte Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG führen.