Schritt für Schritt zur korrekten Buchung: Was müssen Betriebe in der Buchhaltung bei drohenden Forderungsausfällen beachten? Vom Umbuchen auf zweifelhafte Forderungen bis zum endgültigen Abschreiben, von der Einzelwertberichtigung bis zur Umsatzsteuerkorrektur – Teil 1 der Miniserie.
Üblicherweise arbeiten Handwerksbetriebe auf Rechnung mit bestimmten Zahlungszielen. Das heißt, sie buchen die Rechnungen erst einmal als offene "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" ein. Gemeinhin sind Forderungen gegenüber Kunden, die lange Zeit offen bleiben und nicht beglichen werden, nicht gerne gesehen. Aber wie sind die buchhalterischen und steuerlichen Gegebenheiten? Ab wann ist eine Forderung als "gefährdet" oder gar "ausgefallen" einzustufen und auch in der Bilanz zu korrigieren?
Grundsätzlich müssen Unternehmen die Kundenforderungen je nach Ausfallrisiko in drei Kategorien einteilen:
- Einwandfreie Forderungen
- Zweifelhafte Forderungen
- Uneinbringliche Forderungen
Einwandfreie Forderungen
Kundenforderungen, bei denen Betrieben kein konkretes Ausfallrisiko bekannt ist, gelten als einwandfreie Forderungen. Diese werden in der Regel auch von den Kunden bezahlt. Tatsächlich kann aber auch bei diesen Beträgen die eine oder andere Rechnung offen bleiben. Das heißt, auch diese Rechnungen haben ein sogenanntes allgemeines Ausfallrisiko, das Betriebe auch in der Buchhaltung berücksichtigen dürfen. Buchhalterisch wird dieses Ausfallrisiko über die sogenannten Pauschalwertberichtigungen (siehe Miniserie zur Forderungsberichtigung Teil 2) abgebildet.
Zweifelhafte Forderungen
Bei der zweiten Forderungskategorie bestehen von Seiten der Gläubiger meist schon erhebliche Zweifel bezüglich des Zahlungseingangs. Sei es, weil der Kunde vereinbarte Zahlungspläne nicht einhält und der Betrieb den Kunden schon mehrfach angemahnt hat, dieser aber nicht reagiert oder der Mahnung widerspricht oder sei es, weil der Kunde Insolvenz angemeldet hat. Allen Fällen gemeinsam ist die Einschätzung, dass die Forderung wahrscheinlich nicht mehr in der bestehenden Höhe durch den Kunden beglichen wird.
Uneinbringliche Forderungen
Der betriebswirtschaftlich schlechteste Fall ist gegeben, wenn der Ausfall der Kundenforderung bereits sicher ist. Vielleicht ist der Kunde verstorben oder verschwunden. Eventuell wurde auch ein Insolvenzverfahren des Kunden mangels Masse nicht eröffnet oder es gab erfolglose Zwangsvollstreckungen.
Buchhalterische Behandlung von Forderungen
Sobald Betriebe ihre offenen Forderungen in diese drei Kategorien eingeteilt haben, können sie sich um die Behandlung der Forderungen in der Bilanz kümmern.
Einwandfreie Forderungen in der Bilanz
Einwandfreie Forderungen sind nicht einzeln zu berichtigen. Es kann aber ein pauschaler Berichtigungsansatz gebucht werden, um das allgemeine Ausfallrisiko in der Bilanz widerzuspiegeln (mehr dazu morgen in Teil 2 der Miniserie zur Forderungsberichtigung).
Zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen in der Bilanz
Für die direkte Korrektur von Forderungen können Betriebe die Einzelwertberichtigung von Forderungen verwenden. Hierbei erfasst die Buchhaltung einen Korrekturposten zur Forderung über das Konto Einzelwertberichtigung. Es gibt zwar auch die Möglichkeit eine offene Forderung direkt zu korrigieren, sprich zu vermindern, das wird allerdings aus Gründen der Transparenz nicht empfohlen.
Buchhalterisch müssen Unternehmen zunächst die gesamte Forderung auf das Konto "Zweifelhafte Forderungen" umbuchen, um zu zeigen, dass die Forderung nicht mehr als einwandfrei gilt. Erst danach korrigieren die Unternehmen den ausfallbedrohten Teil der Forderung über ein Aufwandskonto. In der Korrekturbuchung wird aber nur der Nettobetrag der Forderung erfasst.
Umsatzsteuerlich darf eine Korrektur erst erfolgen, wenn sicher ist, dass die Forderung uneinbringlich ist. Das heißt, für zweifelhafte Forderungen dürfen Unternehmen die abgeführte Umsatzsteuer zunächst nicht korrigieren. Nur für tatsächlich uneinbringliche Forderungen darf eine Umsatzsteuerkorrektur erfolgen.
Beispiel: Buchung zweifelhafte Forderung
Unternehmen U hat im Jahr 2024 eine Rechnung an Kunde X (Debitorennummer 10000) über eine erbrachte Leistung in Höhe von 5.000 Euro netto zuzüglich 950 Euro Umsatzsteuer = 5.950 Euro brutto gestellt. Die Rechnung wurde zunächst als Forderung eingebucht.
Buchung der Forderung
| 1 | 10000 Kunde X 5.950 Euro | an | 4400 Erlöse 19 % USt 5.950 Euro |
Am Ende des Jahres ist die Forderung noch offen und Unternehmen U schätzt, dass Kunde X die Forderung nur noch zu 70 Prozent begleichen wird. Unternehmen U rechnet also mit einem Forderungsausfall von 30 Prozent der Nettoforderung (1.500 Euro).
Buchung Umbuchung der Gesamtforderung auf das Konto "Zweifelhafte Forderungen"
| 2 | 1240 Zweifelhafte Forderungen 5.950 Euro | an | 10000 Kunde X 5.950 Euro |
Buchung Korrekturbetrag Nettoforderung
| 3 | 6923 Einstellung in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen 1.500 Euro | an | 1246 Einzelwertberichtigung auf Forderungen mit einer Restlaufzeit bis 1 Jahr 1.500 Euro |
Darstellung auf den Konten
| 10000 Kunde X | Soll | Haben |
| 5.950 Euro | ||
| 5.950 Euro |
| Konto 3800 Umsatzsteuer | Soll | Haben |
| 1. | 950 Euro |
| Konto 4400 Erlöse 19 % USt | Soll | Haben |
| 1. | 5.000 Euro |
| Konto 1240 Zweifelhafte Forderungen | Soll | Haben |
| 2. | 5.950 Euro |
| Konto 6923 Einstellung in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen | Soll | Haben |
| 3. | 1.500 Euro |
| Konto 1246 Einzelwertberichtigung auf Forderungen mit einer Restlaufzeit bis 1 Jahr | Soll | Haben |
| 3. | 1.500 Euro |
Beispiel: Ausfall der zweifelhaften Forderung
Unternehmer U muss im Jahr 2025 den zweifelhaften Forderungsbetrag (1.500 Euro netto) tatsächlich komplett ausbuchen, der Rest (4.165 Euro) wird von Kunde X per Banküberweisung beglichen.
U muss nun die zweifelhafte Forderung über einen Aufwand für Forderungsverlust (inkl. Umsatzsteuerkorrektur) ausbuchen. Die Einzelwertberichtigung aus dem Vorjahr muss Unternehmer U rückbuchen.
Rückbuchen Einzelwertberichtigung
| 1 | 1246 Einzelwertberichtigung auf Forderungen mit einer Restlaufzeit bis 1 Jahr 1.500 Euro | an | 4923 Erträge aus der Herabsetzung der Einzelwertberichtigung von Forderungen 1.500 Euro |
Korrektur des ausgefallenen Forderungsbetrags (30 Prozent)
| 2 | 6936 Forderungsverluste 19 % USt 1.785 Euro | an | 1240 Zweifelhafte Forderungen 1.785 Euro |
Ausbuchen des bezahlten Forderungsanteils (70 Prozent)
| 3 | 1800 Bank | an | 1240 Zweifelhafte Forderungen 4.165 Euro |
| Konto 1246 Einzelwertberichtigung auf Forderungen mit einer Restlaufzeit bis 1 Jahr | Soll | Haben |
| EB-Wert | 1.500 Euro | |
| 1. | 1.500 Euro |
| Konto 4923 Erträge aus der Herabsetzung der Einzelwertberichtigung von Forderungen | Soll | Haben |
| 1. | 1.500 Euro |
| Konto 6936 Forderungsverluste 19 % USt | Soll | Haben |
| 2. | 1.500 Euro |
| Konto 3800 Umsatzsteuer | Soll | Haben |
| 2. | 285 Euro |
| Konto 1240 Zweifelhafte Forderungen | Soll | Haben |
| EB-Wert | 5.950 Euro | |
| 2. | 1.785 Euro | |
| 3. | 4.165 Euro |
| Konto 1800 | Soll | Haben |
| 3. | 4.165 Euro |