Bis Ende 2030 können Betriebe E-Bikes unter bestimmten Bedingungen lohnsteuerfrei überlassen – bei einer Gehaltsumwandlung gelten dagegen die 0,25- und 1-Prozent-Regelung. Welche Räder begünstigt sind, wo die Gehaltsumwandlung zur Falle wird und wie ein Buchungsbeispiel die korrekte Erfassung des Privatanteils zeigt.
Viele Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern steuerlich vergünstigte Extras zukommen zu lassen. Eine beliebte Gestaltung ist dabei das sogenannte Firmenfahrrad, auch als Jobrad oder Dienstfahrrad bekannt. Dabei kaufen oder leasen Unternehmen hochwertige Fahrräder, oftmals E-Bikes, und stellen sie ihren Angestellten steuerlich vergünstigt zur Verfügung. Was Betriebe dazu wissen müssen und was buchhalterisch zu beachten ist:
Vorteile der Fahrradüberlassung an Mitarbeiter
Sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter bietet die Überlassung eines Firmenfahrrads zahlreiche Vorteile. Die zusätzliche Bewegung fördert die Betriebsgesundheit. Die Arbeitnehmer profitieren von hochwertigen Rädern, ohne selbst Anschaffungskosten oder Leasingraten tragen zu müssen. In den Leasingverträgen des Arbeitgebers sind oft auch Wartungen, Diebstahlversicherung oder Pannenhilfe integriert. Jobräder bieten jedoch nicht nur aus Arbeitnehmer-, sondern auch aus Arbeitgebersicht Vorteile. Unternehmen können sich durch die Bereitstellung eines Dienstfahrrads als attraktive Arbeitgeber positionieren und die Mitarbeiterbindung erhöhen. Die Kosten für das Firmenfahrrad sind für die Betriebe als Betriebsausgaben abziehbar, wobei bei Leasingmodellen eine gewerbesteuerliche Hinzurechnung nach § 8 Nr. 1 GewStG in Betracht kommen kann.
Steuerliche Grundsätze bei Fahrradüberlassung
Erwirbt ein Betrieb ein Fahrrad für seine Mitarbeiter oder schließt dafür einen Leasingvertrag ab, kann dies ein attraktives steuerliches Gehaltsextra darstellen. Wird das Fahrrad nämlich zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen, ist die private Nutzung des Rads für den Mitarbeiter gemäß § 3 Nr. 37 EStG lohnsteuerfrei. Diese Regelung gilt seit dem 1. Januar 2019 und ist zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2030 anzuwenden. Dabei sind aber drei Besonderheiten zu beachten:
- Das Fahrrad darf nur zusätzlich zum bestehenden Gehalt überlassen werden und nicht im Rahmen einer Gehaltsumwandlung.
- Die Steuerfreiheit gilt nur für bestimmte Fahrräder.
- Umsatzsteuerlich gilt in der Regel keine Befreiung.
Welche Fahrräder sind steuerlich begünstigt?
Um die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 37 EStG in Anspruch nehmen zu können, darf der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter nur ein konventionelles Fahrrad (ohne Unterstützungsmotor) oder ein E-Bike zur Verfügung stellen, dessen Motor eine Geschwindigkeit von maximal 25 km/h unterstützt und das verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug gilt.
Firmenräder, die als Kraftfahrzeuge eingeordnet werden – sogenannte S-Pedelecs –, gelten verkehrsrechtlich nicht als Fahrrad und fallen deshalb nicht unter die beschriebene Steuerbefreiungsvorschrift. Bei S-Pedelecs endet die Motorunterstützung in der Regel erst bei einer Geschwindigkeit von 45 km/h.
Einkommensteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen bei Fahrrädern, die nicht als Kraftfahrzeug gelten
Überlässt ein Betrieb ein konventionelles Fahrrad ohne Unterstützungsmotor oder ein E-Bike mit einer Motorunterstützung bis maximal 25 km/h, ist die Privatnutzung unter den oben genannten Voraussetzungen lohnsteuerlich nicht zu besteuern. Umsatzsteuerlich ist dennoch ein Privatanteil von 1 Prozent des Bruttolistenpreises anzusetzen. Eine Vereinfachungsregelung gibt es jedoch: Bei Fahrrädern mit einem Wert von weniger als 500 Euro wird es nicht beanstandet, wenn keine Umsatzsteuer erfasst wird.
Hinweis
Oft stellen Unternehmen die Fahrräder nicht zusätzlich zum Gehalt, sondern in Form einer Gehaltsumwandlung zur Verfügung. In diesem Fall kann die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 37 EStG lohnsteuerlich nicht angewendet werden, sodass die Privatnutzung sowohl lohnsteuerlich als auch umsatzsteuerlich zu erfassen ist.
Einkommensteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen bei Fahrrädern, die als Kraftfahrzeug gelten
Handelt es sich bei dem überlassenen Fahrrad um ein sogenanntes S-Pedelec, ist die Privatnutzung durch den Mitarbeiter sowohl lohnsteuerlich als auch umsatzsteuerlich relevant. Für die Lohnsteuer erfolgt die Berechnung des geldwerten Vorteils über die sogenannte 0,25-Prozent-Regelung. Diese entspricht der 1-Prozent-Regelung, die Betriebe aus der privaten Kfz-Nutzung kennen; allerdings darf hierbei der Bruttolistenpreis des Fahrrads auf ein Viertel gekürzt werden.
Umsatzsteuerlich gilt die Herabsetzung auf ein Viertel des Bruttolistenpreises nicht. Für Zwecke der Umsatzsteuer muss der Bruttolistenpreis des Fahrrads mit 1 Prozent angesetzt werden.
Nutzen die Angestellten die überlassenen Fahrräder auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, müssen Betriebe beachten, dass zusätzlich zum bereits beschriebenen Privatanteil ein weiterer Anteil für den Arbeitsweg zu erfassen ist. Dieser private Anteil beträgt 0,03 Prozent x auf volle 100 Euro abgerundeter Bruttolistenpreis des Fahrrads x einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Bewertung bei Gehaltsumwandlung
Wird ein Fahrrad oder E-Bike bis 25 km/h per Gehaltsumwandlung überlassen, gelten für die Bewertung des geldwerten Vorteils die gleichen Regelungen wie bei S-Pedelecs: lohnsteuerlich die 0,25-Prozent-Regelung, umsatzsteuerlich die 1-Prozent-Regelung des Bruttolistenpreises. Das folgende Beispiel zeigt die korrekte Erfassung.
Beispiel: Buchung Überlassung eines Jobrads
Unternehmen H ist ein Handwerksbetrieb. Es überlässt seinem Mitarbeiter M ein E-Bike (maximale Motorunterstützung bis 25 km/h) mit einem Bruttolistenpreis von 6.250 Euro in Form einer Gehaltsumwandlung.
Lohnsteuerlich muss Handwerksbetrieb H die 0,25-Prozent-Regelung anwenden, umsatzsteuerlich die 1-Prozent-Regelung.
Lohnsteuerlicher Privatanteil
| Bruttolistenpreis | 6.250,00 Euro |
| Davon 25 Prozent | 1.562,50 Euro |
| Abrunden auf volle Hundert Euro | 1.500,00 Euro |
| Davon 1 Prozent (inklusive Umsatzsteuer) | 15,00 |
| Enthaltene Umsatzsteuer | 2,40 Euro |
Umsatzsteuerlicher Privatanteil
| Bruttolistenpreis | 6.250,00 Euro |
| Abrunden auf volle Hundert Euro | 6.200,00 Euro |
| Davon 1 Prozent (inklusive Umsatzsteuer) | 62,00 Euro |
| Enthaltene Umsatzsteuer | 9,90 Euro |
Umsatzsteuerdifferenz Lohnsteuer und Umsatzsteuer
9,90 Euro abzüglich 2,40 Euro = 7,50 Euro
Die Buchungen müssen zum einen den lohnsteuerlichen Nutzungswert und zum anderen die korrekte Höhe der Umsatzsteuer ausweisen.
Buchungen
1. Buchung Sachbezug lohnsteuerlich
| 6020 Gehälter 15,00 Euro | an | 4947 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 Prozent Umsatzsteuer 15,00 Euro |
2. Nacherfassung Sachbezug Umsatzsteuer
| 4946 Verrechnete sonstige Sachbezüge 47,00 | an | 4947 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 Prozent Umsatzsteuer 47,00 Euro |
(62,00 Euro umsatzsteuerlicher Anteil abzüglich 15,00 Euro lohnsteuerlicher Anteil ergibt 47,00 Euro.)
3. Korrektur des lohnsteuerlichen Erlöses um Umsatzsteuer
| 6020 Gehälter 7,50 Euro | an | 4946 Verrechnete sonstige Sachbezüge 7,50 Euro |
Darstellung auf den Konten
| 6020 Gehälter | Soll | Haben |
| 15,00 Euro | ||
| 3. | 7,50 Euro |
| 4947 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 Prozent Umsatzsteuer | Soll | Haben |
| 1. | 12,60 Euro | |
| 39,50 Euro |
| 4946 Verrechnete sonstige Sachbezüge | Soll | Haben |
| 2. | 47,00 Euro | |
| 7,50 Euro | ||
| Saldo | 39,50 Euro |
| 3806 Umsatzsteuer 19 Prozent | Soll | Haben |
| 1. | 2,40 Euro | |
| 2. | 7,50 Euro |
Das sind die Auswirkung durch diese Buchungen
Der Aufwand auf Konto "6020 Gehälter" weist zum einen den lohnsteuerlichen geldwerten Vorteil, zum anderen die zusätzlich zu erfassende Umsatzsteuer aus der Umsatzsteuerdifferenz Lohnsteuer versus Umsatzsteuer aus (7,50 Euro).
Auf dem Konto "Umsatzsteuer 19 Prozent" wird die gesamte fällige Umsatzsteuer aus der umsatzsteuerlichen Berechnung ausgewiesen.
Der Saldo des Kontos "4946 Verrechnete sonstige Sachbezüge" in Höhe von 39,50 Euro wird mit dem ebenso hohen Betrag auf Konto "4947 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 Prozent Umsatzsteuer" verrechnet.
Der Gehaltsaufwand setzt sich zusammen aus dem lohnsteuerlichen Sachbezug netto (12,60 Euro) und der gesamten auf den umsatzsteuerlichen Privatanteil entfallenden Umsatzsteuer (9,90 Euro). Die Differenz zwischen lohnsteuerlicher und umsatzsteuerlicher Bemessungsgrundlage wird über das Verrechnungskonto 4946 ausgeglichen.
Per Saldo verbleiben dann auf den Konten ein Aufwand für Gehälter in Höhe von 22,50 Euro (netto 12,60 Euro + 9,90 Euro Umsatzsteuer = 22,50 Euro) sowie ein verrechneter sonstiger Sachbezug in Höhe von 12,60 Euro netto und eine Umsatzsteuer in Höhe von 9,90 Euro.