Wer Forderungen effektiv eintreiben will, muss genau dokumentieren – gerade bei öffentlichen Auftraggebern. Wer das nicht tut, muss einen schmerzhaften Lernprozess durchlaufen wie Thomas und Wilfried Hampel.
Barbara Oberst
Als die Brüder 2002 das Bauunternehmen ihrer Eltern übernahmen, mussten sie immer wieder ihren Forderungen hinterherlaufen. "Ab 2006 fand bei uns dann ein Umdenken statt. Es brauchte aber noch viel Zeit und Kraft, um das System, das wir im Kopf hatten, umzusetzen", erzählt Wilfried Hampel. Nach und nach kalkulierten und dokumentierten die Brüder immer genauer.
"Etwa drei Viertel meiner Arbeitszeit drehen sich letztlich darum, unsere Forderungen zu sichern", stellt der gelernte Maurermeister und Bürokaufmann heute mit leichtem Bedauern fest. Aber die Mühe lohnt sich. Versucht ein Auftraggeber, eine Zahlung herauszuzögern oder den Preis zu drücken, verweist der Bauunternehmer aus Pösing bei Cham auf die entsprechende Aktennotiz – und bekommt sein Geld.
Beweisbare Grundlagen nötig
Was bei der Hampel GmbH heute Standard ist, empfiehlt auch Andreas Keller in seiner Beratung bei der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz. "Es ist ganz erstaunlich. Wenn Betriebe vertraglich sehr sauber arbeiten und beweisbare Grundlagen schaffen, also beispielsweise Nachträge schriftlich dokumentieren und jeden Stundenzettel abzeichnen lassen, scheinen sie auch bei öffentlichen Auftraggebern wenige Probleme zu haben", beobachtet der Bereichsleiter der Beratungsabteilung. Wer sich hingegen auf mündliche Absprachen verlasse, müsse hinterher regelmäßig um sein Geld kämpfen.
Angebot: Darauf kommt's an
- Leistungsumfang genau beschreiben
- Höhe der Vergütung angeben (bei Endverbrauchern mit Mehrwertsteuer)
- auf allgemeine Geschäftsbedingungen hinweisen und Text beifügen
- auf VOB und VOB Teil B hinweisen und Text beifügen (nicht bei Verbrauchern)
- Eigentumsvorbehalt festlegen
- Angebot vom Kunden unterschreiben lassen
Deshalb setzen die Berater in Sachen Forderungsmanagement verstärkt auf präventive Maßnahmen. Die beginnen schon deutlich vor Vertragsschluss: Der Unternehmer muss herausfinden, ob sein potenzieller Auftraggeber zahlungsfähig und zuverlässig ist. Bonitätsprüfungen und Bankauskünfte sind wichtig, den persönlichen Eindruck können sie aber nicht ersetzen. Kommen die Parteien ins Geschäft, sollte der Unternehmer im Vertrag Sicherheiten einbauen: Abschlagszahlungen, Vertragserfüllungsbürgschaften oder Eigentumsvorbehalte reduzieren die Gefahren eines Forderungsausfalls. Zahlt der Auftraggeber trotz der Vorsichtsmaßnahmen nicht, bleibt dem Unternehmer das klassische Mahnverfahren.
Eine Mahnung genügt
Wichtig ist hier, dranzubleiben. Eine Mahnung genügt. Wer dennoch dreimal mahnen möchte, sollte die Folgemahnungen jeweils direkt nach Verstreichen des angegebenen Zahlungsziels verschicken. Spätestens in der dritten Mahnung kündigt der Unternehmer an, wie er bei Ausbleiben der Zahlung reagieren wird: Er kann selbst das gerichtliche Mahnverfahren einleiten oder aber einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro mit der Beitreibung beauftragen.Vertrag: Das muss rein
Will ein Kunde nicht zahlen, muss der Unternehmer nachweisen, dass er die im Vertrag zugesagten Leistungen ordnungsgemäß ausgeführt hat und welches Entgelt hierfür vereinbart war. Deswegen sollte der Vertrag mindestens folgende Punkte enthalten:- Genaue Bezeichnung der Vertragspartner (notfalls deren Stellvertreter)
- Festlegung des Leistungsumfangs
- Lieferzeiten oder Beginn und Fertigstellung der Leistung
- Hinweis auf allgemeine Geschäftsbedingungen und Beifügung des Textes (sofern nicht im Angebot erfolgt)
- Abschlagszahlungen nach Baufortschritt oder feste Fristen
- Skonto
- Zahlungsziel
- Höhe der Verzugszinsen
- VOB (soweit erwünscht und im Angebot noch nicht erfolgt)
- Nachträge schriftlich mit Datum fixieren und unterschreiben lassen
Wilfried Hampel und sein Bruder kümmern sich um alle Forderungen ihres 40-Mann-Betriebs selbst. Bei rund 50 Prozent der Aufträge müssen sie wegen ausbleibender Zahlungen nachhaken. "Manchmal komme ich mir dabei vor wie ein Jurist", sagt der gelernte Maurermeister und verweist auf die Gesetzestexte, die an seinem Schreibtisch stehen. Dennoch ist er zufrieden. Das System funktioniert – auch bei den mehrheitlich öffentlichen Auftraggebern der Firma.
Weitere Informationen unter online-mahnantrag.de .