Krankheitsmanagement im Handwerksbetrieb In 6 Schritten zu weniger Fehlzeiten im Team

Wie können Handwerksbetriebe Fehlzeiten reduzieren und die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden stärken? Im Webinar von Beate Karcher (HWK Karlsruhe), Carmen Bender (HWK Heilbronn), Ramona Russin (HWK Ulm) und Katja Mayer (HWK Mannheim) wurden praxisnahe Wege aufgezeigt – von der Analyse von Krankheitsständen bis zu wirksamen Gesundheitsmaßnahmen. Die zentralen Impulse lesen Sie hier.

Krankheitsstände sind für Handwerksbetriebe eine der größten Herausforderungen. Wenn Mitarbeiter ausfallen, leidet nicht nur die Produktivität, sondern auch die Kundenzufriedenheit. Aufträge verzögern sich, verbleibende Teams müssen Mehrarbeit leisten, und das Risiko von Fehlern steigt. Gleichzeitig fühlen sich Führungskräfte oft überfordert, wenn sie plötzlich Schnittstellen, Teams und Abteilungen koordinieren müssen, die sie vorher nur teilweise betreut haben.

Die gute Nachricht: Sie können aktiv gegensteuern. Durch eine sorgfältige Analyse, die Berücksichtigung individueller, struktureller und externer Faktoren sowie gezielte Maßnahmen lässt sich die Situation deutlich verbessern. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Ihrem Betrieb systematisch vorgehen können, um Krankheitsstände zu reduzieren, die Gesundheit Ihrer Beschäftigten zu fördern und die Organisation stabil zu halten.

So analysieren Sie Ihre Fehlzeiten systematisch

Schritt 1: Ruhe bewahren und Zahlen anschauen

Der erste Schritt besteht darin, einen Schritt zurückzutreten und die Fakten klar zu betrachten. Es ist menschlich, bei häufigen Krankmeldungen direkt in emotionale Bewertungen zu gehen – wie "Herbert ist ja immer krank" oder "Gabi fehlt schon wieder". Umso wichtiger ist es, die tatsächlichen Zahlen zu kennen und nicht allein auf das Bauchgefühl zu vertrauen.

Ein Beispiel: In einem Handwerksbetrieb mit 30 Mitarbeitern wurden 2024 insgesamt 577 Krankheitstage gemeldet. Diese Zahl wirkt auf den ersten Blick enorm. Sofort könnte der ein oder andere Betriebsinhaber denken, irgendwas stimmt hier ganz gewaltig nicht. Gerade deshalb ist es so wichtig, sich die Zahlen in einem Vergleich anzuschauen. Denn in unserem Beispiel lassen sich durchschnittlich 19 Tage pro Beschäftigten errechnen. Das liegt jedoch unter dem Branchendurchschnitt von 25 Tagen pro Beschäftigtem.

Für einen direkten Vergleich nach Gewerken können Sie auf die IKK-Bericht Gesundheit im Handwerk zugreifen.

Solche Vergleiche helfen, den Eindruck zu relativieren, dass es überdurchschnittlich viele Krankheitsfälle im eigenen Betrieb gibt, und die Situation sachlich zu betrachten.

Neben den Gesamtzahlen sollten Sie auch folgende Daten erfassen:

• Krankheitsarten (Muskel- und Skelett, Atemweg, Verletzungen, psychische Erkrankungen)
• Team- und Altersstruktur
• Kurz- und Langzeiterkrankungen
• Saisonale Schwankungen oder besondere Ereignisse im Jahr

Diese Übersicht ist die Grundlage, um objektiv zu erkennen, welche Bereiche besonders betroffen sind und wo Handlungsbedarf besteht.

Schritt 2: Teams und Altersstruktur analysieren

Nachdem die Gesamtdaten vorliegen, lohnt sich ein Blick auf die einzelnen Teams. Schnell zeigt sich, dass einige Teams unter dem Durchschnitt liegen, andere darüber. Dies erlaubt es, Muster zu erkennen und zu verstehen, warum manche Teams besser funktionieren.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Welche Teams haben niedrige Krankheitsstände und warum?
• Welche Führungskräfte, Arbeitsorganisation oder Teamzusammensetzungen tragen zum Erfolg bei?
• Warum steigen Krankheitsstände in bestimmten Teams?

Auch das Alter der Beschäftigten ist ein entscheidender Faktor. Krankheiten des Muskel- und Skelettsystems nehmen häufig im Alter zu.

Schritt 3: Ursachen und Einflussfaktoren verstehen

Krankheitsstände sind selten das Ergebnis eines einzelnen Faktors. Meist ist es das Zusammenspiel mehrerer Ursachen: äußere Rahmenbedingungen, betriebliche Strukturen, gewerksspezifische Belastungen und die individuelle Situation der Arbeitnehmer. Diese Ebene gemeinsam zu betrachten hilft Ihnen als Handwerkschef, die richtigen Schlüsse zu ziehen – und zwar ohne schnell mit Schuldzuweisungen zu reagieren.

Externe Faktoren (nicht immer beeinflussbar, aber planbar)

Es gibt äußere Einflüsse, denen Sie sich stellen müssen: saisonale Effekte wie Grippewellen, größere Infektionsereignisse oder gesellschaftliche Entwicklungen. Solche Ereignisse können zu sprunghaften Anstiegen der Fehlzeiten führen. Sie lassen sich nicht immer verhindern, wohl aber in der Planung berücksichtigen (z. B. Puffer einplanen, Vertretungslösungen bereit halten).

Strukturelle Faktoren im Betrieb

Interne Veränderungen haben großen Einfluss: Langzeiterkrankte, häufige Kündigungen, plötzliche Neueinstellungen oder Teamzusammenlegungen verändern die Belastung in den verbleibenden Teams. Wenn mehrere Beschäftigte zeitgleich ausfallen, verschiebt sich das Wissen über Schnittstellen — gerade in kleineren Betrieben hängt viel an einzelnen Personen. Auch die Arbeitsorganisation, Zeitdruck und das Auftragsmanagement sind hier wichtige Stellschrauben.

Branchenspezifische Risiken

Je nach Gewerk variieren die physischen Risiken stark. Zimmerer, Dachdecker oder andere Außenhandwerke arbeiten oft unter Witterungseinflüssen, heben schwere Lasten und sind deshalb häufiger betroffen von Erkrankungen des Muskel- und Skelettsystems. Diese Gewerksspezifik zeigt, wo präventive Maßnahmen (Ergonomie, Hilfsmittel) besonders notwendig sind.

Individuelle gesundheitliche Faktoren

Arbeitnehmer unterscheiden sich biologisch: Anfälligkeiten, Vorerkrankungen und die Fähigkeit zur Regeneration variieren stark. Manche sind anfälliger für Infekte, andere haben chronische Beschwerden — das ist Teil der Belegschaftsvielfalt und keine Schuldfrage. Wichtig ist zu erkennen, dass eine Erkrankung nicht automatisch schnelle Wiederherstellung bedeutet: Viele Beschäftigte brauchen nach der Krankheit noch Zeit, um wieder voll leistungsfähig zu sein.

Psychische Belastungen und unsichtbare Erkrankungen

Nicht alle Probleme sind sichtbar. Psychische Erkrankungen, Migräne, Autoimmunerkrankungen oder Burnout wirken sich massiv auf Leistungsfähigkeit aus, auch wenn sie äußerlich nicht sichtbar sind. Solche Erkrankungen führen entweder zu vielen kurzen Fehlzeiten oder zu langen Ausfallzeiten — und haben direkten Einfluss auf Konzentration, Fehlerhäufigkeit und Stückzahlen. Beispiel: Ein Kollege mit Migräne ist möglicherweise anwesend, kann aber nicht die gewohnte Leistung bringen.

Belastungen außerhalb der Arbeit

Private Aufgaben beeinflussen die Arbeitsfähigkeit: Care-Arbeit (Pflege von Angehörigen), Kinderbetreuung und persönliche Krisen führen zu emotionaler und zeitlicher Belastung. Besonders Mitarbeiter mit kleinen Kindern sind häufig mehrfach im Jahr wegen Kinderkrankheiten betroffen. Care-Verpflichtungen betreffen oft Frauen stärker und führen zu zusätzlichen Belastungen.

Belastungen im Arbeitsumfeld

Innerbetriebliche Faktoren wie Mobbing, soziale Isolation, Konflikte im Team oder unangemessene Führungsstile erhöhen das Risiko für Gesundheitsprobleme. Zeitdruck, ständige Änderungen und hohe Fluktuation führen zu mentaler Erschöpfung und können langfristig zu Angststörungen oder Depressionen führen. Teamklima messen: Fragen Sie, wie die Stimmung auf einer Skala von 1–10 ist. Werte von sechs oder weniger sind kritisch und können die Gesundheit beeinträchtigen. Führungskräfte haben nachweislich großen Einfluss auf die Gesundheit der Mitarbeitenden. Gleichzeitig wirkt sich das Verhalten der Beschäftigten auf das Wohlbefinden der Führungskraft aus.

Zusammenspiel und Multikausalität

Oft liegen gleichzeitig mehrere Faktoren vor: körperliche Belastungen, private Care-Verpflichtungen und psychischer Stress können sich addieren und zu deutlich erhöhten Fehlzeiten führen. Dieses Zusammenspiel macht deutlich: Probleme sind selten „einfach“ zu lösen — sie brauchen differenzierte Analyse und ein sensibles, schrittweises Vorgehen.

Wichtig für die Praxis:

• Sehen Sie Krankheitsstatistiken niemals als moralisches Urteil; sie sind Hinweise auf komplexe Zusammenhänge.
• Gehen Sie datenbasiert vor, analysieren Sie Team- und Altersstruktur sowie Krankheitsarten, und beziehen Sie Beschäftigten ein.
• Behandeln Sie das Thema respektvoll und vertraulich — plötzliche Hauruck-Maßnahmen schaden oft mehr als sie nützen.

Schritt 4: Maßnahmen ableiten und umsetzen

Nachdem die Ursachen für Fehlzeiten klar sind, geht es darum, konkrete Maßnahmen abzuleiten, die sowohl präventiv wirken als auch bestehende Probleme adressieren. Ziel ist es, die Gesundheit der Beschäftigten zu fördern, Krankheitsstände zu reduzieren und das Betriebsklima zu stabilisieren.

Praxis-Tipp: Priorisieren Sie: Zuerst Arbeits- und Gesundheitsschutz, dann Schulungen und Befragungen, später Gesundheitstage und Zusatzleistungen.

Schritt 5: Organisation und Kommunikation

Eine gute Organisation und klare Kommunikation sind entscheidend, um Krankheitsphasen im Betrieb zu meistern. Dort, wo Zuständigkeiten unklar sind, entsteht schnell Chaos. Besonders in kleinen Handwerksbetrieben hängt vieles an einzelnen Personen – fällt jemand aus, fehlt nicht nur Arbeitskraft, sondern auch Wissen über Abläufe. Legen Sie deshalb frühzeitig fest, wer in solchen Fällen welche Aufgaben übernimmt: Wer springt in der Produktion ein, wer übernimmt Kundengespräche, wer behält den Überblick über laufende Aufträge? So vermeiden Sie Überforderung und schaffen Stabilität im Team.

Ebenso wichtig ist der regelmäßige Austausch. Teambesprechungen helfen, Aufgaben zu verteilen, Engpässe zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu finden. Wenn alle wissen, woran sie sind, entsteht Sicherheit – gerade in schwierigen Phasen. Auch Kundenkommunikation sollte sensibel und ehrlich sein: Wer Verzögerungen offen erklärt und realistische Zeiträume nennt, erhält in der Regel Verständnis und Vertrauen.

Unterstützung gibt es außerdem von außen. Die Präventionsprogramme der Deutschen Rentenversicherung und die Beratung der Handwerkskammern bieten praxisnahe Hilfen und Begleitung bei der Umsetzung von Gesundheitsmaßnahmen. Solche Angebote zu nutzen zeigt Weitblick – und stärkt zugleich die eigene Kommunikations- und Führungskultur.

Schritt 6: Kontinuierlich prüfen und anpassen

• Arbeitsbedingungen, Führung und Betriebsklima fortlaufend optimieren
• Regelmäßig Befragungen wiederholen
• Ergebnisse ernst nehmen, Maßnahmen anpassen

Durch systematische Analyse, Berücksichtigung aller Einflussfaktoren und gezielte Maßnahmen können Handwerksbetriebe Krankheitsstände reduzieren, Beschäftigte unterstützen und das Betriebsklima verbessern. Praxisnah, strukturiert und nachhaltig. avs