Das gute alte Fahrtenbuch hat ausgedient. Modernes Fuhrparkmanagement setzt auf GPS-Navigation
Beate Wand
Immer alles im Auge
Nicht erst seit Kraftstoffpreise stetig steigen und Umweltauflagen die Mobilität einschränken können, lohnt es sich, die Kosten der Fahrzeugflotte im Auge zu behalten. Satellitennavigation und Software helfen Unternehmern, den Überblick zu behalten.
Dank moderner Fahrzeugmanagementsysteme können Handwerksbetriebe Kosten sparen, Fahrtrouten optimieren und flexibler auf Kundenanfragen reagieren. Außerdem verlassen die Mitarbeiter nicht das Blickfeld, sobald sie zur Montage ausrücken.
SMS vom Zündschloss
Früher war es für Andreas Pfaff umständlich und unangenehm, seine Monteure abzutelefonieren, wenn ein dringender Auftrag hinzugekommen war. „Jeden Anruf nimmt der Kunde als Störung wahr“, ist sich der Inhaber der Pfaff-Gas-Technik GmbH in Backnang bewusst. Vor drei Jahren ließ er mit C-Track ein System zum Fuhrparkmanagement in seine vier Fahrzeuge einbauen. Nun sieht er auf seinem PC sofort, wer momentan wo arbeitet. Schnell kann er den nächstgelegenen Monteur beauftragen. Auf Wunsch protokolliert die Software sogar Geschwindigkeitsübertretungen, Motorstart und überschrittene Leerlaufzeiten. Ist ein Auto fällig für die Inspektion, blinkt ein rotes Kästchen auf.
Wenn Pfaff selbst unterwegs ist, informiert ihn eine SMS über jedes Anlassen und Abschalten der einzelnen Fahrzeuge. Damit bewahrt er auch jenseits seines Büros den Überblick und kann effizient disponieren. Wenn sich mal ein wartender Kunde beschwert, kann er ihn umgehend beruhigen, weil er weiß, wann sein Mitarbeiter dort eintreffen wird. Wie viel er durch diesen Vorteil einspart, kann Andreas Pfaff nicht genau beziffern. Doch er ist sicher, dass sich das System allein durch Einsparungen bei den Fahrtwegen rechnet: „Allein der psychische Effekt auf die Monteure. Sie wissen, dass sie nicht mehr 6 km Umweg fahren können, nur um sich ihr Frühstück im Lieblingsladen zu holen.“
Die Abnutzungskosten seiner Fahrzeuge, der Treibstoffverbrauch und nicht zuletzt die Fahrtzeiten haben sich deutlich reduziert. Als stellvertretender SHK-Innungsobermeister des Rems-Murr-Kreises hat Andreas Pfaff nach der Einführung von C-Track das System in der Innung vorgestellt und weiterempfohlen. „Unter Kollegen hilft man sich eben“, so der Gas- und Wasserinstallateurmeister.
Mit Black Box und Mobilfunk
Ein Fuhrparkmanagementsystem wie das der Pfaff-Gas-Technik GmbH macht die Abläufe von Monteuren im Außendienst transparent. Es erleichtert die Einsatzplanung, spart Treibstoff und Zeit durch verbesserte Routenplanung. Eine unsichtbar im Fahrzeug verbaute Black Box verfolgt mittels GPS ständig die Ortsposition und sendet diese in Echtzeit per Mobilfunk an die Zentrale. Dort stellt die zugehörige Software des Flottenmanagementsystems auf dem Monitor alle Firmenfahrzeuge in einer Karte dar. Zusätzlich zu Ortung und Beobachtung bereiten verschiedene Berichte die gesammelten Daten übersichtlich auf: Routenverläufe, Fahrtberichte, Standzeiten, Fahrverhalten, Kraftstoffverbrauch, aktueller Kilometerstand und Wartungshinweise werden protokolliert und grafisch angezeigt.
Darüber hinaus lassen sich bei ausgereiften Systemen speziell auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnittene Funktionen konfigurieren und vorhandene Soft- bzw. Hardwarekomponenten einbinden. Beispiele hierfür sind Schalter, die zwischen dienstlichen und privaten Fahrten unterscheiden; ein automatisiertes Auftragsmanagement; textbasierte Kommunikation zwischen Außendienstmitarbeiter und Disponent; Navigation zum Zielort; Fahreridentifikation oder das Errichten eines virtuellen Zauns um ein bestimmtes Gebiet verbunden mit der Meldung, wenn ein Fahrzeug dieses Gebiet betritt oder verlässt (Geofencing).
Vollständig funktioniert das System erst, wenn diese Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten per SMS an mobile Endgeräte wie Handys weitergeleitet werden. Meist lässt sich bei derartig überwachten Fahrzeugen mit der Versicherung über ermäßigte Tarife verhandeln.
Privatfahrten aufgedeckt
Auch bei größeren Unternehmen hat sich der Einsatz von C-Track bewährt. Seit 55 Jahren ist die Elektro Rösler GmbH in Burghausen auf die Bereiche Elektro-, Prozessleit- und Automatisierungstechnik spezialisiert. Vor vier Jahren wurde die heute 14 Fahrzeuge starke Flotte mit dem Fuhrparkmanagementsystem ausgerüstet, um kurzfristige, effizientere Steuermöglichkeiten in der Disposition zu erschließen. Seither schaut sich eine Mitarbeiterin im Haus bei Anfragen die Fahrzeugpositionen auf ihrem Rechner an. Sie schickt dann umgehend den nächstgelegenen Facharbeiter zum neuen Einsatzort.
Ein nützlicher Nebeneffekt des Systems, dessen Einführung mit dem Betriebsrat abgestimmt wurde, ist die Personalkontrolle. Sofort nach der Montage in den Neufahrzeugen mussten die Gesellschafter feststellen, dass diese Fahrzeuge auch privat genutzt wurden. Eigentlich sollten die Wagen abends auf dem Firmengelände abgestellt werden. Doch C-Track zeigte an, dass nachts weite Strecken zurückgelegt wurden - Privatfahrten. „Jetzt wissen alle Mitarbeiter, dass die Fahrzeuge überwacht werden. Solche Überraschungen kommen nicht mehr vor“, ist Jürgen Löblein, einer der vier geschäftsführenden Gesellschafter, um ein Problem erleichtert.
Die Anschaffung habe sich mehr als bezahlt gemacht. Innerbetrieblichen Missbrauch der Fahrzeuge kann er nun ausschließen. Und gegegnüber den Kunden kann er bei Beschwerden mit dem Fahrtenbericht nachweisen, dass der Mitarbeiter auch zur in Rechnung gestellten Zeit vor Ort war.