Steuerstrategien für Einlagen und Pflichten bei Entnahmen
Handwerker können Privates und Geschäftliches verbinden
Nutzt ein Handwerker private Gegenstände für seinen Betrieb, kann er diese Gegenstände in das Betriebsvermögen einlegen oder zumindest die angefallenen Kosten als gewinnmindernde Betriebsausgaben verbuchen. Hier die interessantesten Strategien zu Einlagen und die wichtigsten Pflichten bei Entnahmen.
Typischer Fall: Kosten für
Privatfahrzeug
Nutzt ein Handwerker für betriebliche Fahrten sein Privatfahrzeug oder das Fahrzeug seines Ehegatten, darf er die dabei angefallenen Kosten als Betriebsausgaben verbuchen (sog. Nutzungseinlage). Wird ein Fahrtenbuch geführt, dürfen die tatsächlich pro betrieblichem Kilometer angefallenen Ausgaben vom Gewinn abgezogen werden. Ohne Fahrtenbuch - was die Regel sein dürfte - akzeptiert das Finanzamt pro betrieblichem Kilometer einen Betriebsausgabenabzug von 30 Cent (Richtlinie 4.7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuerrichtlinien).
Beispiel: Die selbstständige Friseurin Maier nutzt ihren privaten Pkw oft zu betrieblichen Fahrten. Im Jahr kommen hier 3.000 km zusammen (Kunden besuche, Besorgungen etc.). Da Frau Maier kein Fahrtenbuch geführt hat, darf sie dafür pauschal 900 Euro Betriebsausgaben verbuchen (3.0000 km u 0,30 Euro/km).
Ganz ohne Aufzeichnungen geht es jedoch leider nicht. Denn möchte ein Selbstständiger Betriebsausgaben abziehen, muss er beweisen, dass tatsächlich welche angefallen sind. Wird der Pkw also privat genutzt, erwartet das Finanzamt Aufzeichnungen, an welchem Tag der Privat-Pkw zu welchem Zweck betrieblich genutzt wurde und wie viele Kilometer zurückgelegt wurden.
Einlage eines Gegenstandes in das Betriebsvermögen
Wird ein privater Gegenstand zu mehr als zehn Prozent, aber maximal zu 50 Prozent betrieblich genutzt, hat ein Selbstständiger die Qual der Wahl. Er kann die für die betriebliche Nutzung entstandenen Kosten wie beschrieben als Betriebsausgabe abziehen oder er legt den Gegenstand in das Betriebsvermögen seines Handwerksbetriebs ein. Bei Einlage des Gegenstandes ins Betriebsvermögen dürfen alle Kosten für den Gegenstand als Betriebsausgaben verbucht werden. Die Privatnutzung muss dann allerdings versteuert werden und beim Verkauf des Gegenstandes stellt der Verkaufserlös eine gewinnerhöhende Betriebseinnahme dar. Wird ein privater Gegenstand nachweislich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, muss er zwingend in das Betriebsvermögen eingelegt werden.
Der Einlagewert - und damit die letztlich die Höhe der Abschreibung - hängt davon ab, wie lange der Gegenstand im Privatvermögen gehalten wird. Hier gibt es folgende Steuerspielregeln zu beachten: Bis zu drei Jahre: Liegen zwischen Kauf und Einlage eines Gegenstandes nicht mehr als drei Jahre, muss als Einlagewert der aktuelle Teilwert ermittelt werden (Wert, den ein fremder Käufer aktuell bezahlen würde), maximal jedoch die Anschaffungskosten abzüglich einer (fiktive) Abschreibung für die Dauer der Privatnutzung abzuziehen.
Beispiel: Der selbstständige Zahntechniker Müller hat sich privat vor zwei Jahren einen Pkw für 30.000 Euro gekauft, den er in das Betriebsvermögen seines Betriebs einlegt. Der Teilwert zum Zeitpunkt der Einlage beträgt 20.000 Euro (Kaufpreis 30.000 Euro abzüglich fiktive Abschreibung für zwei Jahre von jeweils 5.000 Euro), da bei einem Pkw eine sechsjährige Nutzungsdauer unterstellt wird.
Mehr als drei Jahre
Ist der Kauf eines eingelegten Gegenstandes mehr als drei Jahre her, ist die Einlage mit dem Teilwert zu erfassen. Wurde der Gegenstand jedoch vor der Einlage für eine andere Einkunftsart genutzt (Vermietung und Verpachtung, nichtselbständige Arbeit), muss die in der Vergangenheit tatsächlich abgezogene Abschreibung von den ursprünglichen Anschaffungskosten abgezogen werden.
Beispiel: Handwerker Maurer legt eine Werkzeugmaschine (Kauf vor vier Jahren für 20.000 Euro; Nutzungsdauer zehn Jahre) in seinen Betrieb ein. Er hat die Maschine bisher a) privat bzw. b) für eine vermietete Immobilie genutzt. Der Teilwert der Maschine liegt bei 15.000 Euro. Bei privater Nutzung würde der Einlagewert 8.000 Euro betragen. Folge: Herr Maurer könnte diese 15.000 Euro in den nächsten sechs Jahren gewinnmindernd abschreiben. In Variante b müsste Herr Maurer von den Anschaffungskosten die bereits geltend gemacht Abschreibung abziehen. Folge: Herr Maurer dürfte in den nächsten sechs Jahren maximal 12.000 Euro abschreiben.
Auch Geschenke als Einlage
In Betriebsvermögen können auch Gegenstände eingelegt werden, die ein Handwerker privat geschenkt bekommen hat, bzw. Gegenstände, die sich seit Jahrzehnten auf dem Speicher oder im Keller befanden. Die Nachweispflicht zur Höhe des Teilwerts und zu den tatsächlichen Anschaffungskosten trägt der Betriebsinhaber (Internet recherchen etc.). bek