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Chancen der Digitalisierung GoBD: Das Büro digital anpassen

Die Zukunft ist digital – auch und vor allem im Büro, das immer papierloser wird. Die GoBD ebnen den Weg zur papierlosen elektronischen Buchhaltung.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets GoBD - elektronische Buchhaltung

Unter dem sperrigen Titel "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – kurz GoBD – hat das Bundesfinanzministerium (BMF) bereits im November 2014 die Spielregeln für die digitale Buchführung und elektronische Archivierung vorgegeben.Die Richtlinien der GoBD sind also nicht neu, sondern gelten seit dem Veranlagungszeitraum 2015. Doch viele Handwerksunternehmen haben sich mit den Anweisungen, wie sie mit digitalen Daten im Unternehmen umgehen müssen, noch nicht ausreichend auseinandergesetzt.

Und das, obwohl die Papierrechnung langsam ausstirbt. "Wer als Unternehmer für sein geschäftliches Smartphone eine elektronische Rechnung bekommt, ist schon mit dabei", weiß Thomas Biermann, Unternehmensberater und Digitalisierungsexperte der Datev. Denn Betriebsprüfungen werden in Zukunft hauptsächlich digital ablaufen. Eine elektronische Rechnung einfach auszudrucken und abzuheften, reicht dazu schon lange nicht mehr aus. "Ein Unternehmer muss die erhaltene Rechnung in der originären Form aufbewahren. Im Zweifelsfall will der Betriebsprüfer die Originalrechnung sehen", erläutert Biermann.

Nachvollziehbar und nicht zu verändern

Mehr noch: Die Rechnung muss GoBD-konform verarbeitet, gespeichert und unveränderbar archiviert sein für die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Das gilt natürlich auch für alle anderen handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Belege wie die elektronische Zeiterfassung oder Kassensysteme. Die sechs wichtigsten Anforderungen, die die GoBD stellt, sind folgende:

1. Einzelaufzeichnung

Einzelne Sachverhalte müssen nachvollziehbar sein.

2. Vollständigkeit

Alle Daten müssen vollständig gespeichert werden.

3. Richtigkeit

Die Aufzeichnungen und erfassten Daten müssen richtig sein.

4. Zeitgerecht

Der Richtwert des BMF für die Erfassung von Daten sind zehn Tage. Das heißt, innerhalb von zehn Tagen sollen die Unterlagen sauber geordnet und chronologisch abgelegt sein.

5. Geordnet

Verlangt wird eine geordnete und sichere Belegablage.

6. Unveränderbarkeit

Es darf nicht mehr unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden, wenn es nicht nachvollziehbar und protokolliert ist. Fehler dürfen in einer Rechnung nicht einfach korrigiert werden. "Ab dem Zeitpunkt, wenn Informationen oder Daten an einen Dritten gehen - sei es ein Kunde oder das Finanzamt -, müssen diese Daten festgeschrieben und nicht mehr veränderbar sein", stellt Thomas Biermann klar. Einzige Lösung wäre es, die Rechnung zu stornieren. Dann muss die Stornierung aber sichtbar sein. "Der Prüfer muss genau nachvollziehen können, was im System passiert ist."

Bei all den Vorschriften scheint die GoBD auf den ersten Blick für mehr Bürokratie in den Handwerksbetrieben zu sorgen. Für den Experten überwiegen jedoch die Chancen der Digitalisierung. "Die GoBD regelt ganz klar, dass Unternehmer digital arbeiten können und wie sie digital arbeiten können." Im Moment bestehe eine Kluft zwischen analog und digital, da die Unternehmen mit beiden Systemen arbeiten. "Dafür brauchte es verbindliche Regelungen."

Alle kaufmännischen Prozesse müssen überprüft werden

Betrieben, die das Thema GoBD bisher stiefmütterlich behandelt haben, rät Thomas Biermann, Kontakt mit ihrem Steuerberater aufzunehmen. Sie sollten mit ihm den Übergang zu einer elektronischen, GoBD-konformen Buchhaltung besprechen. Des Weiteren muss die Betriebssoftware auf den Prüfstand gestellt werden. Auch hier bleibt die Frage zu klären, ob beispielsweise das Rechnungsschreibungsprogramm den Richt­linien entspricht. "Alle kaufmännischen Prozesse müssen auf diese Anforderungen hin überprüft werden", sagt Thomas Biermann. Mit Standard-Windows- oder Mac-Betriebssystemen ist eine GoBD-konforme Archivierung nur mit sehr großem organisatorischem Aufwand möglich. Veränderungen sind im Excel- oder Word-Format nicht nachvollziehbar. Wer geschäftlich mit diesen Formaten arbeitet und viele digitale Daten verarbeitet, braucht entweder eine Software-Lösung, die alles intern archiviert, oder einen externen Dienstleister, der die Archivierung übernimmt.

"Ein kleiner Betrieb, der kaum mit elektronischen Daten und nur mit wenigen elektronischen Rechnungen im Monat arbeitet, braucht nicht zwingend eine teure Archivierungslösung", sagt Biermann. Gute Lösungen mit GoBD-Testat von Dienstleistern gibt es schon für kleines Geld. Dann muss der Unternehmer aber eine Verfahrensdokumentation erstellen. Sie dokumentiert, welche Prozesse elektronische Daten im Unternehmen durchlaufen, wie und von wem sie verarbeitet werden. Sie ist formlos, aber schriftlich, zu führen. Ein Dritter muss die Prozesse zeitnah nachvollziehen können.

Weitere Informationen zu den GoBD unter datev.de.

Rechtssicherheit durch GoBD

  • Für das ersetzende Scannen: Die GoBD erkennt an, dass unter bestimmten Voraussetzungen Papierbelege vernichtet werden dürfen.
  • Für die elektronische Rechnung und wie mit ihr umzugehen ist. Beispiel: Nur die Rechnung muss aufbewahrt werden, nicht die E-Mail, die wie ein Briefumschlag zu sehen ist.
  • Für ZUGFeRD, den einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen.
  • Für die digitale Belegverknüpfung: Durch die Digitalisierung können es sich die Betriebe sparen, ihre Belege vorzukontieren.
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