Lässt sich ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH seinen über Jahre nicht genommenen Urlaub auszahlen, drohen oft Steuernachzahlungen. Das Finanzamt wertet solche Zahlungen häufig als verdeckte Gewinnausschüttung. Detaillierte Nachweise können dies jedoch verhindern.
Verzichtet ein Geschäftsführer, der gleichzeitig Gesellschafter einer GmbH ist, über Jahre auf seinen Urlaub, kann das Unternehmen dafür eine Rückstellung bilden. Diese Rückstellung mindert den zu versteuernden Gewinn der Firma. Möchte sich der Geschäftsführer diesen Betrag später auszahlen lassen, prüfen die Finanzbehörden den Vorgang kritisch.
Nach Ansicht der Finanzämter wird eine solche Auszahlung oft als verdeckte Gewinnausschüttung eingestuft. Die Begründung folgt dem sogenannten Fremdvergleich: Ein Geschäftsführer, der nicht an der GmbH beteiligt wäre, hätte demnach nicht freiwillig über einen langen Zeitraum auf seinen Urlaubsanspruch verzichtet. Die steuerlichen Folgen sind erheblich. Zum einen erhöht das Finanzamt das zu versteuernde Einkommen der GmbH um den Betrag der Rückstellung. Zum anderen muss der Gesellschafter die Auszahlung als Kapitalerträge versteuern.
Sorgfältige Dokumentation ist entscheidend
Die Einstufung als verdeckte Gewinnausschüttung lässt sich jedoch vermeiden. Laut einem Urteil des Bundesfinanzhofs (Az. I B 28/06) kann eine detaillierte Dokumentation helfen. Führt der Gesellschafter-Geschäftsführer genaue Aufzeichnungen über die Gründe für den nicht genommenen Urlaub, kann er diese dem Finanzamt vorlegen. Ein weiterer möglicher Nachweis wäre, wenn ein anderer Geschäftsführer im selben Unternehmen, der keine Anteile an der Firma hält, ebenfalls über Jahre auf seinen Urlaub verzichtet hat.
Als plausible Gründe für den Urlaubsverzicht gelten beispielsweise ein Großauftrag, der sich über mehrere Jahre erstreckt, oder die langfristige Erkrankung eines wichtigen Mitarbeiters. Auch finanzielle Schwierigkeiten der GmbH, die durch die Mehrarbeit des Geschäftsführers abgemildert werden mussten, können als Begründung dienen. Eine lückenlose Dokumentation ist daher entscheidend, um steuerliche Nachteile abzuwenden. dhz