Für viele Betriebe steht in den nächsten Wochen die Gewinnermittlung für das Jahr 2024 an. Was viele nicht wissen: Neben den Kosten, die aus Rechnungen abzuleiten sind, können auch pauschale Betriebsausgaben den Gewinn mindern. Hier ein Überblick, welche Pauschalausgaben absetzbar sind.
Die wohl beliebteste Betriebsausgabenpauschale ist die Tagespauschale (bis Ende 2022 noch als Homeoffice-Pauschale bezeichnet). Diese Tagespauschale von sechs Euro pro Tag gibt es, wenn ein selbstständiger Handwerker von zu Hause aus arbeitet. Es gibt zwei Clous. Erstens: Diese Betriebsausgabenpauschale gibt es auch dann, wenn kein häusliches Arbeitszimmer genutzt wird. Zweitens: Pauschal bedeutet, dass der Selbstständige keinen Cent nachweisen muss.
Leider ist die Tagespauschale auf 1.260 Euro pro Jahr begrenzt. Das Gesetz sieht zwar keine Aufzeichnungen vor. Es ist aber auf jeden Fall sinnvoll, sie zu führen. Übrigens: Die Tagespauschale gibt es auch dann, wenn am Wochenende, an Feiertagen oder im Urlaub nur fünf Minuten geschäftliche E-Mails gecheckt, eine Rechnung geschrieben oder ein Kostenvoranschlag erstellt wird.
Praxis-Tipp: Leben mehrere Personen in einem Haushalt (Ehegatte, Lebensgefährte, Kinder) und erzielt jeder von ihnen Einkünfte (egal ob aus selbstständiger oder angestellter Tätigkeit), so kann jeder von ihnen die Tagespauschale bis zum Höchstbetrag von jeweils 1.260 Euro von seinen Einkünften abziehen.
Telefonate vom Privatanschluss
Wird der private Telefonanschluss für betriebliche Telefonate genutzt, kann ein Teil der Telefonrechnung als Betriebsausgabe verbucht werden. Da in der Regel keine Aufzeichnungen darüber geführt werden, mit wem, wann und wie lange aus betrieblichen Gründen telefoniert wurde und welche Kosten dabei entstanden sind, können pauschal 20 Prozent der Telefonrechnung – maximal 20 Euro pro Monat – als Betriebsausgaben in der Gewinnermittlung abgezogen werden.
Pauschale für Dienstreisen mit dem Privatwagen
Benutzt ein Handwerker seinen privaten Pkw für Fahrten zu Kunden, muss er aufzeichnen, an welchem Tag er zu welchem Kunden gefahren ist und wie viele Kilometer er für die Hin- und Rückfahrt zurückgelegt hat. Ein Fahrtenbuch muss übrigens nicht geführt werden. Es genügen formlose, aber plausible Aufzeichnungen. Für jeden betrieblich gefahrenen Kilometer kann der Unternehmer pauschale Betriebsausgaben in Höhe von 30 Cent pro Kilometer steuerlich geltend machen.
Verpflegungspauschale nicht vergessen
Selbstständige, die an einem Arbeitstag bei Kunden sind und länger als acht Stunden von ihrer Wohnung oder ihrem Betriebssitz abwesend sind, können für diese Tage eine Verpflegungspauschale als Betriebsausgabe abziehen. Diese beträgt in Deutschland derzeit 14 Euro pro Tag. Bei Auslandsreisen gelten je nach Reiseland besondere, meist höhere Pauschalen. Bei mehrtägiger betrieblich veranlasster Abwesenheit mit Übernachtung gilt für die als Betriebsausgaben abziehbaren Verpflegungspauschalen Folgendes:
- Für den An- und Abreisetag (unabhängig von der Dauer der Abwesenheit von Wohnung und Betrieb) gibt es jeweils eine Verpflegungspauschale von 14 Euro.
- Für alle dazwischen liegenden Tage kann jeweils eine Pauschale von 28 Euro als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Keine Betriebsausgabenpauschale für Kosten ohne Rechnung
Wenn ein Handwerker Rechnungen nicht mehr findet, kann er dafür nicht einfach pauschale Betriebsausgaben geltend machen. Er kann aber einen Eigenbeleg ausstellen. Hier notiert er auf einem Blatt Papier, wann er wofür wie viel aus betrieblichen Gründen ausgegeben hat. Ob das Finanzamt solche Eigenbelege anerkennt, ist nicht sicher. Aber einen Versuch ist es wert. Eine Garantie für die Anerkennung des Betriebsausgabenabzugs gibt es für solche Eigenbelege aber nicht. Der Eigenbeleg muss die tatsächlichen Kosten ausweisen. Pauschalierungen sind hier tabu.