Geleistete Anzahlungen richtig buchen: So geht's

Anzahlungsrechnungen sind alltäglich, doch bei der Verbuchung und dem Vorsteuerabzug herrscht oft Unsicherheit. Wann darf die Vorsteuer abgezogen werden und welche Konten sind die richtigen? Die Antworten.

Von Elisabeth Träger

Für den sofortigen Vorsteuerabzug müssen zwei Bedingungen erfüllt sein – eine ordnungsgemäße Rechnung und die bereits erfolgte Zahlung. - © Iftikhar alam - stock.adobe.com / mit KI generiert

Anzahlungen auf größere Bestellungen sind im Geschäftsleben Alltag. Lieferanten wollen oft ein gewisses Maß an Sicherheit bzw. einen Liquiditätsvorschuss, um die Bestellungen auszuführen. In der Buchhaltung sorgen Anzahlungsrechnungen aber manchmal für Verwirrung. Darf der Betrieb bereits den Vorsteuerabzug geltend machen? Und auf welchen Konten müssen die Zahlungen erfasst werden? So gehen Betriebe bei der Verbuchung von Anzahlungsrechnungen richtig vor.

Anzahlungen als Forderungen

Wenn Unternehmen Anzahlungsrechnungen begleichen, zahlen sie für eine noch nicht erbrachte Leistung. Das bedeutet, die Unternehmen haben für eine Leistung bezahlt, die sie noch nicht erhalten haben. Sie haben also im Grunde eine Forderung, nämlich eine Leistungsforderung gegenüber den Lieferanten. In der Bilanz haben die geleisteten Anzahlungen folglich Forderungscharakter. Erst, wenn das zugrunde liegende – bis dahin schwebende – Geschäft ausgeführt wird, müssen die Betriebe die Leistungsforderung ausbuchen und das Geschäft erfolgswirksam verbuchen. Erfolgswirksam bedeutet, dass die Gewinnauswirkung erst bei Realisierung des Liefergeschäfts eintritt.

Umsatzsteuerliche Behandlung von geleisteten Anzahlungen

Wenn Betriebe eine Anzahlungsrechnung erhalten, können sie aus dieser Rechnung den Vorsteuerabzug (bei Einhalten der generellen Vorgaben zum Vorsteuerabzug nach Umsatzsteuergesetz) nur geltend machen, wenn sie die Anzahlung auch bereits bezahlt haben. Beim Vorsteuerabzug aus Anzahlungen müssen Betriebe also darauf achten, dass folgende Voraussetzungen gegeben sind:

Vorliegen einer ordnungsgemäßen Anzahlungsrechnung
Bezahlung der Anzahlungsrechnung

Falls das schwebende Geschäft schlussendlich doch nicht zustande kommt und rückabgewickelt wird (und somit die Anzahlung zurückgezahlt wird), müssen Betriebe den Vorsteuerabzug aus der Anzahlung rückgängig machen.

Beispiel: Geleistete Anzahlungen richtig buchen

Unternehmen U bestellt bei Lieferant L Waren im Wert von 10.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer (1.900 Euro), also Waren im Wert von insgesamt 11.900 Euro brutto. U leistet für die bestellten Waren eine Anzahlung in Höhe von 5.950 Euro. Über die geleistete Anzahlung erhält U eine ordnungsmäßige Anzahlungsrechnung.

Bei Lieferung der bestellten Waren bekommt Unternehmen U eine Schlussrechnung über...

Warenlieferung	10.000 Euro netto
19 Prozent Umsatzsteuer		1.900 Euro USt
Brutto			11.900 Euro brutto
Abzgl. Anzahlung	-5.000 Euro netto
Umsatzsteuer auf Anzahlung 19 Prozent		-595 Euro USt
Brutto			-5.950 Euro brutto
Restbetrag netto	= 5.000 Euro netto
Umsatzsteuer 19 Prozent		= 595 Euro USt
Restbetrag brutto			= 5.950 Euro brutto

1. Buchen der Anzahlungsrechnung

1186 Geleistete Anzahlungen 19 Prozent Vorsteuer 5.950 Euro

1800 Bank 5.950 Euro

2. Buchen des Wareneingangs bei Lieferung

5400 Wareneingang 19 Prozent Vorsteuer 11.900 Euro

70000 Lieferant L 11.900 Euro

3. Ausbuchen der Anzahlung

70000 Lieferant L 5.950 Euro