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Zahlungsmoral und Liquidität Forderungsmanagement: Warum Betriebsinhaber aktiv werden sollten

Gerade in der Corona-Krise ist ein aktives Forderungsmanagement unerlässlich, damit im Handwerksbetriebe wegen säumiger Kunden nicht selbst in finanzielle Not zu geraten. Warum Unternehmer Forderungsmanagement zur Chefsache erklären sollten.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets Insolvenz und Liquiditätssicherung

Sie kennen diese Situation sicherlich allzu gut. Ein Kunde bittet Sie um zügige Erbringung von Handwerkerleistungen. Doch wenn es um die Begleichung der Rechnung geht, hat er es nicht mehr ganz so eilig. Ein Problem, das durch die Corona-Krise größere und unerfreulichere Dimensionen annehmen könnte. Dem können Sie nur effektiv entgegenwirken, wenn Sie das Thema Forderungsmanagement zur Chefsache erklären und aktiv angehen.

Unter Forderungsmanagement versteht man die Überwachung des Zahlungseingangs, ein gut strukturiertes Mahnwesen, die Vermeidung von Zahlungsausfällen und die Sicherung der Liquidität des eigenen Betriebs. Klar kann das Forderungsmanagement außer Haus an externe Dienstleister vergeben werden. Doch das kostet Geld, das aufgrund der Corona-Krise in vielen Betrieben fehlt. Deshalb hier die wichtigsten Informationen zum Forderungsmanagement, die Sie als Betriebsinhaber aktiv umsetzen können.

Bieten Sie Skonto an

Forderungsmanagement beginnt nicht erst, wenn ein Kunde mit der Bezahlung seiner Rechnung in Rückstand gerät und gemahnt werden muss. Modernes Forderungsmanagement beginnt schon bei den vertraglichen Vereinbarungen.

Besonders effektiv für eine gute Zahlungsmoral und die schnelle Begleichung einer Ausgangsrechnung ist die Gewährung eines Skontos. Bieten Sie Ihren Kunden bei Bezahlung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zwei bis drei Prozent Nachlass an, werden 90 Prozent der Kunden gerne früher bezahlen. Die Kunden sparen dadurch ein paar Euro und Ihre finanzielle Liquidität ist gesichert.

Rechtssicherheit schaffen

Empfehlenswert ist immer auch die Schaffung von Verbindlichkeit und Rechtssicherheit. Das bedeutet: Für jede Handwerkerleistung, für die Sie von einem Kunden beauftragt werden, sollten Sie einen schriftlichen Auftrag formulieren. In diesem Auftragsformular sollten Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) beifügen. Das erleichtert bei Zahlungsverzögerung die Ingangsetzung des Mahnwesens.

Besser Bonitätsprüfung

Bei größeren Aufträgen empfiehlt es sich, vor dem Vertragsabschluss die aktuellen Risiken aus der geschäftlichen Beziehung zu prüfen. Dass erreicht man durch eine Bonitätsprüfung. Suchen Sie nach Anhaltspunkten über die Bonität Ihres Kunden (Referenzen. Erfahrungen anderer Unternehmen über das Zahlungsverhalten, Online-Recherche, Schufa-Abfrage).

Forderungsverluste in Prozent nach Umsatz und Wirtschaftsbereichen 2019/2020
Steht der geschäftlichen Beziehung nach der Risikoanalyse zur Bonität nichts im Weg, sollte insbesondere bei Neukunden im Rahmen eines aktiven Forderungsmanagements dennoch das Risiko eines Zahlungsausfalls begrenzt werden. Die Risikobegrenzung kann man durch folgende Maßnahmen erreichen:
  • Zahlungsvereinbarungen: Vereinbaren Sie Anzahlungen und Abschlagszahlungen oder lassen Sie sich eine Abbuchungsermächtigung erteilen.
  • Zahlungsziele/Verzugszinsen/Anreize: Vereinbaren Sie klar definierte Zahlungsziele und vereinbaren Sie vertraglich Verzugszinsen, die Mahnkostenpauschale oder die Weiterbelastung von Inkassokosten. Besser natürlich: Schaffen Sie mit einer Skontovereinbarung einen Anreiz für eine schnellere Bezahlung.
  • Eigentumsvorbehalt: Vereinbaren Sie bei der Lieferung von Waren stets einen verlängerten Eigentumsvorbehalt mit Verarbeitungsklausel. Die Ware bleibt rechtlich bis zur Zahlung durch den Kunden in Ihrem Eigentum. Weiterer Vorteil: Sollte der Kunde wegen Corona vor der Zahlung insolvent werden, wird die Ware aufgrund des Eigentumsvorbehalts der Insolvenzmasse entzogen.
  • Bürgen fordern/Vorkasse vereinbaren: Sollte Ihre Analyse zur Bonität des (potenziellen) Kunden nicht so erfreulich ausfallen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie verzichten darauf, mit diesem Kunden einen Vertrag zu schließen. Oder alternativ: Sie verlangen einen Bürgen, der sich verpflichtet, für die Erfüllung der Verbindlichkeiten des Kunden einzustehen, sollte dieser seiner Zahlungsverpflichtung nicht nachkommen. Hat ein Kunde mit einer fragwürdigen Bonität keinen Bürgen, sollten Sie überlegen, ob Sie mit diesem Kunden die Vorkasse vereinbaren. Erst wenn der Kunde bezahlt, erbringen Sie die Handwerkerleistung, für die er Sie beauftragt hat.

Zeitnahe Rechnungsstellung

Auch wenn Sie neben der Arbeit wenig Zeit für Bürokram haben, sollte sehr zeitnah zur Ausführung der Leistung die Rechnung erstellt und an den Kunden versandt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zahlung trotz Verzögerung immer noch früh genug eingeht, um Liquiditätsengpässe im eigenen Unternehmen zu vermeiden.

Geldeingang regelmäßig prüfen

Richten Sie sich ein System ein, mit dem Sie kontinuierlich die Zahlungseingänge überwachen und das Sie in die Lage versetzt, säumige Kunden umgehend zu identifizieren. Viele Betriebsinhaber nutzen dafür eine Software, mit der Rechnungen erstellt und gleichzeitig das Zahlungsverhalten überwacht wird.

Geordnetes Mahnwesen

Trotz oder gerade wegen Corona sollten Sie frühzeitig, nachdem ein Kunde seiner Zahlungsverpflichtung nicht nachgekommen ist, eine Mahnung verschicken. Faustformel: Die erste Mahnung sollte nach fünf Tagen verschickt werden. Kommt es trotz der Mahnung nicht zum Zahlungseingang, sollten Sie zunächst das Gespräch mit dem Kunden suchen.

Der persönliche Anruf bewirkt oftmals aus Peinlichkeit die Zahlung. Erfolgt nach der Kontaktaufnahme erneut keine Reaktion in Form eines Zahlungseingangs, sollten Sie einen Rechtsanwalt einschalten, der die Durchsetzung der Forderung in die Hand nimmt. Bei Verzug müssen die vollständigen Kosten des Rechtsanwalts vom Kunden bezahlt werden.

Alternative Vorgehensweise

Handelt es sich um einen langjährigen Kunden, der nur aktuell wegen Corona in finanzielle Schieflage geraten ist und seinen Zahlungsverpflichtungen deshalb nicht nachkommen kann, müssen Sie abwägen, wie Sie vorgehen.

Denn kann er in nächster Zeit seine offenen Rechnungen nicht begleichen und Sie möchten auf diesen Kunden in Zukunft nicht verzichten, könnten Sie ihm einen verzinslichen Darlehensvertrag mit Zins und Tilgung anbieten. Alternativ wäre die Vereinbarung einer Ratenzahlung möglich. Hier steigt natürlich Ihr Ausfallrisiko. weil Sie nicht wissen, wie sich die finanzielle Situation Ihres Kunden in nächster Zeit entwickelt.

Steuerlich absichern

Lag Ihr Umsatz im Jahr 2019 (also im Vorjahr) nicht über 600.000 Euro sollten Sie beim Finanzamt angesichts des Risikos des Zahlungsausfalls wegen Corona die sogenannte Ist-Versteuerung beantragen.

Denn in diesem Fall müssen Sie die Umsatzsteuer erst in dem Zeitpunkt ans Finanzamt abführen, wenn der Kunde seine Rechnung tatsächlich begleicht. Bei der Sollbesteuerung - das entspricht dem Grundsatz - wird die Umsatzsteuer zur Zahlung ans Finanzamt fällig, sobald eine Leistung ausgeführt ist. Auf den Zeitpunkt der Zahlung der Rechnung kommt es nicht an.

Problem bei der Sollbesteuerung: Das Finanzamt erstattet die ans Finanzamt überwiesene Umsatzsteuer bei fehlendem Zahlungseingang nur dann wieder zurück, wenn der Kunde nachweislich zahlungsunfähig ist (zum Beispiel bei Eröffnung eines Insolvenzverfahrens).

Forderungsmanagement lernen

Aktives Forderungsmanagement ist übrigens erlernbar. Kammern und Verbände bieten Fort- und Weiterbildungskurse an. Ziel einer solchen Weiterbildung könnte es auch sein, die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers beziehungsweise der Beauftragung einer Pfändung ohne Einschaltung eines Rechtsanwalts eigenständig durchzuführen.

Geeignetes Personal

Nimmt die Zahlungsverzögerung in Ihrem Betrieb wegen Corona Überhand und Sie selbst haben weder die Zeit noch die Lust, sich mit dem Thema "Forderungsmanagement" zu befassen, sollten Sie geeignetes Personal damit beauftragen. Lassen Sie die betreffenden Mitarbeiter schulen und übertragen Sie ihnen die notwendigen Kompetenzen, die offenen Kundenforderungen mit allen Mitteln einzutreiben.

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