Welche administrativen, kommunikativen und rechtlichen Schritte müssen Betriebe vor, während und nach dem Ausbildungsbeginn auf dem Schirm haben? Ausbildungsberater Peter Braune gibt einen Überblick und Tipps zur professionellen Gestaltung.
Die Organisation einer Berufsausbildung umfasst für Betriebe eine Reihe von Aufgaben, die vor, während und nach dem eigentlichen Ausbildungsbeginn anfallen. Dazu gehören administrative Schritte, die Integration der neuen Mitarbeiter sowie die rechtliche und organisatorische Abwicklung.
Vor der Ausbildung
Bevor die neuen Lehrlinge ihre Tätigkeit aufnehmen, müssen Betriebe verschiedene Vorbereitungen treffen.
Auswahl und Planung
Zu den ersten Schritten gehört die Auswahl geeigneter Bewerber. Üblich sind Bewerbungsgespräche. Bei vielen Interessenten können auch spezifische Auswahlverfahren wie praktische Aufgaben oder in größeren Betrieben Intelligenz- und Leistungstests zum Einsatz kommen. Für den konkreten Ablauf der Ausbildung erstellen Betriebe betriebliche Ausbildungspläne. Diese leiten detaillierte Lernziele aus den allgemeinen Vorgaben des Ausbildungsrahmenplans ab und passen sie an die spezifischen betrieblichen Erfordernisse an.
Administrative und rechtliche Vorbereitung
Einige administrative Aufgaben sind für die formelle Aufnahme der Ausbildung notwendig. Ausbildungsbetriebe bereiten den Antrag auf Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverträge vor und reichen diesen vor Ausbildungsbeginn bei der zuständigen Handwerkskammer ein. Dieser Antrag erfordert detaillierte Angaben zu den Auszubildenden (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Schulabschluss etc.) sowie zum Vertrag selbst (Beruf, Dauer, Vergütung). Auch die fachliche Eignung der Ausbilder wird erfasst.
Nach Vertragsunterzeichnung melden Betriebe die Lehrlinge schriftlich bei der zuständigen Berufsschule an. Für die korrekte Lohnabrechnung und Steuerabführung erfragen Ausbildungsbetriebe die Bankverbindung (IBAN) und die Steueridentifikationsnummer der Auszubildenden. Da mit Ausbildungsbeginn die eigene Krankenversicherungspflicht beginnt und eine Mitversicherung über die Eltern endet, informieren Betriebe die Lehrlinge über die Notwendigkeit einer eigenen Versicherung und die freie Wahl der gesetzlichen Krankenkasse. Bei minderjährigen Auszubildenden ist auf die gesetzlich vorgeschriebene Erstuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz hinzuweisen. Falls im Betrieb keine pauschale Versicherung für alle Beschäftigten besteht, kann es ratsam sein, dem Auszubildenden zum Abschluss einer Privathaftpflichtversicherung zu raten.
Kommunikation und Arbeitsplatz
Zur Integration neuer Lehrlinge wird die Belegschaft über die Ankunft der Neulinge informiert, beispielsweise durch eine kurze Mitteilung in einer Teambesprechung oder eine persönliche Vorstellung, um das Kennenlernen zu erleichtern. Maßnahmen zur frühzeitigen Bindung, oft auch Preboarding genannt, können schon vor Ausbildungsbeginn eine Beziehung zum Betrieb aufbauen. Dies kann beispielsweise durch eine persönliche Einladung zu einem Betriebsfest, einem gemeinsamen Mittagessen oder einem informellen Kennenlernen geschehen; auch digitale Kommunikation wie eine Willkommens-E-Mail ist eine Möglichkeit. Der Arbeitsplatz des Auszubildenden wird vorbereitet, benötigte Geräte, Werkzeuge und Materialien werden bereitgestellt.
Zum Start der Ausbildung
Der erste Ausbildungstag und die ersten Wochen dienen der Orientierung und Einarbeitung.
Empfang und Einführung
Ein durchdachter Ablauf für den ersten Tag hilft, den Auszubildenden einen klaren Start zu ermöglichen. Dieser kann die Begrüßung, Vorstellung des Ausbildungsablaufs, einen Betriebsrundgang, Erklärungen zu wichtigen Regeln (Arbeitsschutz, Betriebsordnung, ggf. Internetnutzung), Hinweise zum Kundenumgang, die Vorstellung von Ansprechpartnern oder Paten und eine Einweisung am Arbeitsplatz umfassen.
Wichtige Informationen und Regeln
Für einen guten Start erhalten neue Auszubildende grundlegende Informationen zum Betrieb und ihrer Ausbildung. Dazu gehört oft die Übergabe einer Willkommensmappe mit wichtigen Dokumenten (Kopie des Ausbildungsvertrags, Ausbildungsordnung, betrieblicher Ausbildungsplan, Verhaltensregeln, Kontaktdaten) und Antworten auf häufige Fragen (Krankmeldung, Verspätung, Berufsschule). Klare Regeln zur Nutzung von Smartphones, Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit, Führung des Ausbildungsnachweises (Berichtsheft), Unternehmenskultur, Datenschutz und Arbeitssicherheit werden kommuniziert, idealerweise in einem Merkblatt zusammengefasst oder im persönlichen Gespräch erläutert.
Integration ins Team
Die neuen Lehrlinge lernen die übrigen Beschäftigten und andere Auszubildende kennen, um die Integration ins Team zu fördern. Eine Ausbildungsbegleitung oder ein Pate können die Eingewöhnung erleichtern und als Ansprechpartner dienen.
Nach dem Ausbildungsstart
Nach den ersten Tagen und Wochen beginnt die kontinuierliche Begleitung und Bewertung der Auszubildenden.
Feedback und Begleitung
Regelmäßige Gespräche zwischen Ausbilder und Auszubildendem sind wichtig. Bereits wenige Wochen nach Beginn kann ein erstes Gespräch stattfinden, um Erfahrungen auszutauschen, Fragen zu klären und Feedback zu geben. Der Ausbilder beobachtet die Leistung und das Verhalten des Auszubildenden im betrieblichen Alltag.
Einarbeitung und Bewertung
Der Ausbilder vermittelt die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten, lässt den Auszubildenden bei Unterweisungen gegebenenfalls Notizen machen und gibt klare Anweisungen. Aufgaben, die den Lernzielen entsprechen, werden in angemessenem Tempo übertragen. Die Probezeit dient dazu, die Eignung und Neigung für den Beruf sowie das menschliche Miteinander im Betrieb zu prüfen. Der Ausbilder kontrolliert regelmäßig die Arbeitsergebnisse auf Fehler und gibt ausführliches Feedback zur Arbeitsleistung und zum Verhalten. Durch Aufgaben aus verschiedenen Tätigkeitsbereichen kann die fachliche Eignung getestet werden.