Es klingt so einfach: Exceltabellen fürs Fahrtenbuch - am besten mittels einer Online-Vorlage zum Download. Doch Vorsicht: Denn wer einen Dienstwagen privat nutzt, muss das Fahrtenbuch sorgfältig führen und darf dabei keine manipulierbaren Dokumente verwenden. Und genau da drohen bei einer Exceltabelle Probleme mit dem Finanzamt.
Bei Fahrtenbüchern sind Finanzämter und Finanzgerichte besonders pingelig – schon kleinste Ungereimtheiten reichen, um damit das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird. Kein Wunder: Denn in dem Buch müssen Fahrer lückenlos nachweisen, welche Fahrten betrieblich und welche privat waren. Andernfalls könne es Probleme mit dem Finanzamt geben und der Steuerzahler bleibt auf seinen Kosten sitzen.
In diesem Zusammenhang stellen sich Unternehmer völlig zu Recht die Frage: Darf ein Fahrtenbuch überhaupt mittels Software, wie zum Beispiel Microsoft Excel geführt werden?
Excell-Tabellen sind nachträglich manipulierbar
Hierzu gilt grundsätzlich ein klares Nein. Der Grund: Das Fahrtenbuch muss so geführt werden, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich sind. Ein Excel-Fahrtenbuch könnte jedoch nachträglich manipulierbar sein, und ist damit als Nachweis nicht ausreichend.
Welche Angaben im Fahrtenbuch nicht fehlen dürfen
Das Fahrtenbuch sollte möglichst unmittelbar im Anschluss an die betreffenden Fahrten gepflegt werden, empfiehlt die Bundessteuerberaterkammer.
Zu den Pflichtangaben gehören bei beruflichen Fahrten das Datum, das konkrete Ziel und der Zweck der Fahrt. Außerdem müssen der Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer Fahrt sowie die möglichst exakte Bezeichnung des jeweiligen Ortes vermerkt sein.
Bei Privatfahrten genügen hingegen die Kilometerangaben. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind besonders zu kennzeichnen.
Darf ein handschriftliches Fahrtenbuch durch eine Excel-Tabelle ergänzt werden?
Hierüber herrschte in den vergangenen Jahren Uneinigkeit. So auch in einem Fall, bei dem das lückenhafte Fahrtenbuch des Gesellschaftergeschäftsführers einer Firma durch eine Excel-Tabelle vervollständigt worden war. Denn am 20. September 2010 urteilte das Finanzgericht Berlin (AZ: 12 K 12047/09), dass in diesem Fall die Kombination aus handschriftlich in einem geschlossenen Buch eingetragenen Daten und der zusätzlichen, per Computerdatei erstellten Auflistung ausreiche, um den geldwerten Vorteil individuell zu berechnen.
Dem widersprach jedoch in weiterer Instanz der Bundesfinanzhof. Ein ordentliches Fahrtenbuch hat sämtliche wichtige Daten der einzelnen Fahrt zu enthalten – und dafür reiche es nicht aus, die fehlenden Daten nachträglich in einer Excel-Tabelle aufzulisten.
Es bleibt also dabei: Wer sich unnötigen Ärger mit dem Finanzamt ersparen möchte, führt ein handschriftliches, lückenloses Fahrtenbuch.
dpa