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Streitpunkt zwischen Unternehmen und Finanzämtern Fahrtenbuch: Das Finanzamt fährt immer mit

Selbst wenn sich Unternehmer und Mitarbeiter die größte Mühe geben, Prüfer des Finanzamts finden doch meist Mängel oder Fehler beim Führen eines Fahrtenbuchs. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihr Fahrtenbuch steueroptimal führen sollten.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets Beruflich unterwegs

Kippt der Prüfer des Finanzamts das Fahrtenbuch, wird der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb entweder nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt oder er wird bei einer unterstellten betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent geschätzt. Beide Varianten dürften zu hohen Steuernachzahlungen führen.

Anforderung an ein Fahrtenbuch

Die wichtigsten Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuchs, das den strengen Blicken der Finanzamtsprüfer standhält, sind folgende:
  • Der Unternehmer oder Arbeitnehmer muss jede Fahrt – egal ob betrieblich oder privat – mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt auszeichnen.
  • Festzuhalten sind zudem das Ziel der Fahrt, der Reisezweck sowie die Namen der aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner.
  • Die Aufzeichnungen müssen zeitnah, vollständig und korrekt in einer gebundenen Form erfasst sein.
  • Nachträgliche Änderungen dürfen entweder nicht möglich sein oder sie müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

Typische Fehler beim Fahrtenbuch

Meldet sich ein Prüfer des Finanzamts zu einer Betriebs- oder Lohnsteuerprüfung an, kommt es bei so manchem Betriebsinhaber in puncto Fahrtenbuch zu einer Kurzschlusshandlung. Die korrekten Aufzeichnungen werden für mehrere Jahre in ein neues Papierfahrtenbuch sauber und sorgfältig übertragen, damit der Prüfer des Finanzamts keine Bedenken äußern kann. Dabei können genau diese neuen Aufzeichnungen steuerlich verhängnisvoll werden.

Denn der Prüfer wird misstrauisch, wenn ihm ein Fahrtenbuch in einer gleichbleibenden Schriftform über viele Jahre immer mit demselben Stift und ohne Gebrauchsspuren vorgelegt wird. Ein typischer Fehler bei dieser unnötigen Aktion ist die Verwendung eines Papierfahrtenbuchs, das für das Jahr, für das die Aufzeichnungen nachgetragen werden, noch gar nicht im Handel existiert hat.

Folge: Der Prüfer wird das Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam einstufen.

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Fahrtenbuch sollte gebunden sein

Ein fataler Fehler liegt auch vor, wenn Sie für das Fahrtenbuch jeden Tag ein neues Blatt Papier verwenden und diese Blätter in einem Ordner abheften. Das Fahrtenbuch muss in gebundener Form geführt werden. Nur so sind nachträgliche Manipulationen durch den Austausch von einzelnen Blättern nicht mehr möglich.Selbst wenn die Aufzeichnungen von Ihnen ehrlich geführt werden, ist bei einem ungebundenen Fahrtenbuch die steuerliche Verwerfung vorherzusehen.

Dasselbe Problem haben Sie, wenn Sie jede einzelne Fahrt ehrlich und zeitnah in einer Exceltabelle eintragen. Auch hier wird das Finanzamt Sie bestrafen und die steuerliche Wirksamkeit des Fahrtenbuchs verneinen. Denn bei Excel-Aufzeichnungen können Sie jederzeit Änderungen vornehmen, die nicht nachvollziehbar dokumentiert werden. Es genügt für die steuerliche Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs also, dass die bloße Möglichkeit von Manipulationen besteht. Ob diese tatsächlich stattgefunden haben, muss der Prüfer nicht nachweisen.

Streitpunkt elektronisches Fahrtenbuch

Auch bei elektronischen Fahrtenbüchern kommt es immer wieder zum Streit zwischen Unternehmen und dem Finanzamt. Denn das Finanzamt erwartet auch hier, dass die Aufzeichnungen zeitnah erfolgen. Die Kilometerstände, die Reiseroute und das Datum der Fahrt zeichnen solche elektronischen Fahrtenbücher eigenständig auf. Infos zum Reiseziel und zum aufgesuchten Kunden beziehungsweise Geschäftspartner muss der Unternehmer oder Arbeitnehmer jedoch nachtragen.

Dazu haben Sie zwischen fünf und sieben Tage Zeit. Lassen Sie mehr als sieben Tage verstreichen, ist das Fahrtenbuch nicht mehr zeitnah geführt und es kippt die steuerliche Wirksamkeit. Die meisten elektronischen Fahrtenbücher bieten eine Festschreibung an. Das bedeutet, der Prüfer kann einem Protokoll entnehmen, wann Sie die individuellen Eintragungen vorgenommen haben.

Zudem muss durch Protokollierung sichergestellt werden, dass nachträgliche Änderungen im elektronischen Fahrtenbuch ersichtlich und nachvollziehbar sind. Halten Sie stets schriftlich fest, warum nachträgliche Änderungen vorgenommen wurden. Nur so lassen sich diese Jahre später bei einer Prüfung durch das Finanzamt plausibel erklären.
Wichtig zu wissen: Viele Hersteller werben damit, dass ihr elektronisches Fahrtenbuch zertifiziert ist. Dazu müssen Sie wissen, dass das Finanzamt für keine Software eine Zertifizierung erteilt. Diese stammt in der Regel von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer und rettet Sie bei möglichen Programmmängeln nicht vor der steuerlichen Unwirksamkeit der Aufzeichnungen.

Typische Überprüfungsmethoden

Egal, ob Papierfahrtenbuch oder elektronisches Fahrtenbuch – bei Betriebsprüfungen sind insbesondere folgende Überprüfungen der Aufzeichnungen zu erwarten.
  • Der Prüfer des Finanzamts stimmt die Kilometerstände laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen ab.
  • Der Prüfer sucht nach Mängeln bei den Aufzeichnungen (Fahrten vergessen, Fahrtziel nicht erfasst, Änderungsmöglichkeit ohne ­Protokollierung beziehungsweise ohne plausiblen Nachweis der ­Änderung).
  • Es werden die Telemetriedaten des elektronischen Fahrtenbuchs ausgelesen. Dabei sucht der Prüfer stichprobenartig nach Umwegfahrten aus privaten Gründen, die nicht aufgezeichnet wurden. Gesucht wird in diesen Daten auch nach Eintragungen, die nicht mehr zeitnah erfolgten.
Gut zu wissen: Deckt der Prüfer des Finanzamts nur kleinere Mängel auf, muss das nicht zwingend sofort zum Wegfall der steuerlichen Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen führen. Es gibt zahlreiche Urteile zugunsten von Unternehmern, bei denen die Richter die übereifrigen Finanzbeamten zurückgepfiffen haben. Kippt der Prüfer also die steuerliche Wirksamkeit des Fahrtenbuchs, muss er schon ganz konkrete und schwerwiegende Mängel nachweisen. Bei nur kleineren und wenigen Mängeln lohnt es sich in der Praxis, einen Steuerberater einzuschalten, der den Prüfer des Finanzamts mit den verschiedenen Urteilen konfrontiert.

Fahrtenbuch: Ein Fall für das Arbeitsgericht

Ein für Arbeitgeber interessanter Fall spielte sich vor dem Bundesarbeitsgericht ab. Der Arbeitgeber beendete das Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer und behielt von der letzten Gehaltsabrechnung mit Abfindung zusätzliche Steuern für den geldwerten Vorteil der Dienstwagennutzung ein. Der Arbeitgeber stellte bei einer Überprüfung fest, dass das geführte Fahrtenbuch nicht den steuerlichen Vorgaben entsprach und ermittelte den geldwerten Vorteil deshalb rückwirkend nach der steuerlich nachteiligeren 1-Prozent-Regelung. Die ans Finanzamt nachzuentrichtenden Steuern zog der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer von seiner letzten Gehaltszahlung ab. Der Arbeitnehmer wehrte sich gerichtlich gegen den Abzug dieser zusätzlichen Steuern. Seine Begründung: Der Arbeitgeber habe die Führung des Fahrtenbuchs nicht überwacht. Es wäre arbeitsrechtlich nichts vereinbart gewesen, wer bei einem fehlerhaften Fahrtenbuch die zusätzlichen Steuern bezahlen muss und der Arbeitgeber habe die Nachversteuerung der Dienstwagennutzung freiwillig ohne Zwang des Finanzamts vorgenommen.

Die gute Nachricht für Arbeitgeber: Das Bundesarbeitsgericht bestätigte die Vorgehensweise des Arbeitgebers. Das bedeutet: Er durfte die Mehrsteuern von der letzten Gehaltsabrechnung abziehen (BAG-Urteil v. 17.10.2018, Az.: 5 AZR 538/17). Die Begründung der Richter:
  • Ist arbeitsrechtlich nichts darüber vereinbart, wer eventuelle Mehrsteuern für die Dienstwagennutzung zahlen muss, bedeutet das nicht automatisch, dass der Arbeitgeber dafür geradestehen muss.
  • Entscheidet sich der Arbeitnehmer für die Führung eines Fahrtenbuchs, muss er sich selbst darum kümmern, dass das Fahrtenbuch steuerlich wirksam geführt wird. Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, den Arbeitnehmer auf mögliche steuerliche Defizite bei Führung des Fahrtenbuchs hinzuweisen.
  • Der Arbeitgeber kann die nachzuentrichtenden Steuern, vorbehaltlich einer eindeutigen Nettolohnvereinbarung, vom Arbeitnehmer fordern. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber die Steuern freiwillig nachgemeldet hat oder ob ihn das Finanzamt nach einer Lohnsteuerprüfung per Haftungsbescheid zur Nachzahlung verdonnert hat.
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