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Firmenwagen in Handwerksbetrieben Externes Fuhrparkmanagement: So sparen Betriebe Zeit und Geld

In vielen Firmen ist die Auswahl von Dienstwagen noch Chefsache. Doch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kann effizienter sein. Viele machen kleinen und mittleren Betrieben maßgeschneiderte Angebote – und versprechen Zeit- und Kostenersparnis

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets Beruflich unterwegs

16 Standorte, 220 Mitarbeiter – und viele, viele Fahrzeuge: Die Maler-Einkauf West eG ist Handels- und Dienstleistungspartner für das Maler- und Lackiererhandwerk in Nordrhein-Westfalen. "Aufgrund der großen Anzahl an Fahrzeugen, sowohl für das Ausliefergeschäft als auch für die Außendienstmannschaft, ist die Fuhrparkbetreuung einer der wesentlichen Punkte, um die Leistungsfähigkeit zu unseren Kunden auf einem hohen Level zu halten", sagt Unternehmensvorstand Christoph Joller. Damit sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können und nicht unnötige Zeit und Energie in die eigene Betreuung ihres Autos stecken müssen, hat die Maler-Einkauf West eG das Fuhrparkmanagement an einen externen Fuhrparkdienstleister vergeben, die Firma Bolz Automobile Beratung GmbH aus Köln.

Mit der Vergabe des Fuhrparkmanagements an einen externen Dienstleister nimmt das Unternehmen eine Vorreiterrolle ein. Denn in den meisten kleinen und mittleren Betrieben läuft das Fuhrparkmanagement immer noch ziemlich unprofessionell ab: Die Dienstwagen der Mitarbeiter sucht der Chef noch selbst aus, geleast werden sie beim immer gleichen Autohändler nebenan, die Sekretärin kümmert sich um Schadensmeldungen bei der Kfz-Versicherung und heftet Tankquittungen ab.

Laut der "Fuhrparkmanagement Studie 2015" des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Dataforce ist die Verwaltung der Firmenfahrzeuge in kleineren Unternehmen, in denen weniger als zehn Pkw im Einsatz sind, in einem Drittel der Fälle (32,1 Prozent) im Bereich der Geschäftsführung angesiedelt. In Unternehmen mit 50 Pkw und mehr leistet sich immerhin jeder vierte Betrieb (26,3 Prozent) eine eigene Abteilung "Fuhrpark".

Zahl der Firmenwagen wird weiter wachsen

Dass die Bedeutung von Firmenfahrzeugen weiter zunehmen wird, zeigt die vom Fuhrparkmanagement-Dienstleister Arval in Auftrag gegebene Studie "CVO Fuhrpark-Barometer 2016": Demnach geht jedes fünfte deutsche Unternehmen (21 Prozent) davon aus, dass die Gesamtzahl der Firmenfahrzeuge in den nächsten drei Jahren weiter zunehmen wird – demgegenüber rechnen nur zwei Prozent der Unternehmen mit einem kleineren Fuhrpark. Hauptfinanzierungsmethode beim Fuhrparkmanagement ist das Leasing mit Kilometervertrag – 53 Prozent der Firmen nutzen der Studie zufolge diese Finanzierungsform.

Die Vergabe des Fuhrparkmanagements an einen externen Dienstleister kann dabei helfen, Zeit und Kosten zu sparen. Arval, eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des französischen Bankhauses BNP Paribas, ist der Platzhirsch auf dem deutschen Markt. Aber auch kleinere Full-Service-Anbieter mischen zunehmend den Markt auf und machen kleinen und mittleren Unternehmen durchaus attraktive Angebote.

Fuhrparkmanagement auslagern und Mitarbeiter entlasten

"Das externe Fuhrparkmanagement ist eine kundenorientierte Dienstleistung, die Unternehmen massiv Zeit spart", betont Josef Bolz, Geschäftsführer der Bolz Automobile Beratung GmbH aus Köln. Das Unternehmen versteht sich als zentraler Ansprechpartner rund um den Fuhrpark: "Der Kunde und die gesamte Belegschaft müssen sich um das Thema Fuhrpark keine Gedanken mehr machen. Dadurch werden die Mitarbeiter entlastet", so Bolz. Auch bei Schäden etwa in Folge eines Unfalls ist der Fuhrparkmanagement-Dienstleister erster Ansprechpartner: "Der Kunde muss bei Problemen oder Schäden nicht selbst ins Autohaus. Wir übernehmen die gesamte Prozesskette von Abholung des Wagens und Instandsetzung bis zur Auslieferung."

Der große Vorteil bei Bolz’ Dienstleistung: Sie ist für den Kunden völlig kostenfrei. "Umsätze werden über den Reparaturservice und die Vermittlung von Neufahrzeugen generiert", erklärt der Unternehmer, der derzeit alleine in Nordrhein-Westfalen rund 150 Handwerksbetriebe betreut, sein Geschäftsmodell. "Aufgrund des größeren Portfolios haben wir einen besseren Zugang zu Angeboten und können so kosteneffizienter agieren." Da Bolz nicht auf eine bestimmte Marke begrenzt ist, kann das Unternehmen dabei flexibel auf die jeweiligen Anforderungen und Wünsche der Kunden reagieren.

Allerdings ist die Marke laut der "Fuhrpark Management Studie 2015" nicht der entscheidende Faktor bei der Wahl der Flottenfahrzeuge: Mit einem Anteil von 30 Prozent ist demnach der Kostenfaktor das wichtigste Kriterium. Das zeigt sich auch darin, dass im "CVO Fuhrpark-Barometer 2016" 81 Prozent der Befragten angaben, dass sie von einem steigenden Anteil von Dieselfahrzeugen im Fuhrpark in den kommenden Jahren ausgehen. „Die starke Diesel-Nachfrage ist besonders unter dem Licht aktueller Ereignisse wie der Abgasaffäre interessant“, sagt Marcus Schulz von Arval Germany. "Das zeigt, dass es im Fuhrpark, vor allem aus Kostengründen, keine Alternative zum Diesel gibt."

Damit der Dienstwagen nicht zur Steuerfalle wird

Wenn der Arbeitnehmer seinen Dienstwagen auch privat nutzen darf, ist er Teil der Vergütung – und dementsprechend hält auch das Finanzamt die Hand auf: Der sogenannte "geldwerte Vorteil" – nämlich das eingesparte Privatauto – muss dann auch versteuert werden. Die Steuer wird dabei jeweils entweder anhand eines Fahrtenbuchs oder nach der so genannten Ein-Prozent-Regel berechnet. In ein Fahrtenbuch muss jeder gefahrene Kilometer akribisch mit Datum und Uhrzeit eingetragen werden, was lästig ist und größte Disziplin erfordert, denn schon ein kleiner Fehler kann die Anerkennung durch das Finanzamt gefährden.

Bequemer und sicherer ist die Ein-Prozent-Regel: Dabei bildet der Listenpreis des Autos die Berechnungsgrundlage. So würde etwa bei einem Listenpreis des Dienstwagens von 30.000 Euro jeden Monat ein Prozent der Summe – also 300 Euro – dem zu versteuernden Einkommen zugeschlagen. Grundsätzlich gilt: Je preisgünstiger der Dienstwagen, desto niedriger ist auch die Steuerbelastung für den Arbeitnehmer – und desto lohnender das Firmenauto. czy

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