Sozialversicherung und Visa für das Ausland Entsendung von Mitarbeitern: Tipps für Handwerker

Entsendet ein Handwerksbetrieb Mitarbeiter ins Ausland, gilt es im Vorhinein zu prüfen, was für den Aufenthalt zu organisieren ist. Da Prozesse wie die Beantragung eines Visums langwierig sein können, empfiehlt es sich, genug Zeit einzuplanen.

Mareike Knewitz

Schweiz, Norwegen oder doch Japan: Wer als Handwerker Aufträge im Ausland außerhalb der Europäischen Union annimmt, muss Einiges beachten. Der Begriff "Entsendung" wird unterschiedlich verwendet. Bei einer Dauer von einem Tag bis drei Monate wird meist von einer Dienstreise gesprochen. "Ab dem ersten Tag des Auslandsaufenthalts ist es sozialversicherungsrechtlich eine Entsendung", erklärt Omer Dotou vom Bund der Auslands-Erwerbstätigen (BdAE). Doch noch weitere Aspekte muss der Handwerker beachten, um sich keinen Ärger einzuhandeln.

Was ist be im Visum für die Entsendung zu beachten?

Ein fiktives Szenario: Schreinermeister Peter Baumann besitzt einen mittelständischen Betrieb und hat in Japan einen Auftrag an Land gezogen. Bei Recherchen findet er heraus, dass deutsche Touristen und Geschäftsreisende für die Einreise nach Japan für eine Aufenthaltsdauer von bis zu 180 Tagen kein Visum benötigen. "Dann heißt es also Sachen packen", denkt sich Baumann. Doch zu früh gefreut: Diese Regelung gilt nur, wenn der Reisende keiner Erwerbstätigkeit nachgeht. Sein Mitarbeiter, den Baumann entsendet, wird allerdings einer Arbeitstätigkeit in Japan nachgehen und benötigen dementsprechend ein Arbeitsvisum – und zwar unabhängig von der Dauer des Einsatzes.

"Es gibt unterschiedliche Visa, die der Geschäftsreisende beantragen kann. Das Business Visum gilt, wenn er dort an einer einfachen Besprechung teilnimmt", verrät Dotou. Als Handwerker benötigt er jedoch ein Arbeitsvisum. "Je nach Aufenthaltsland gibt es noch andere Möglichkeiten. In Brasilien gibt es zusätzlich noch ein sogenanntes Technikervisum", sagt der Experte.

Doch ganz einfach ist die Frage nach dem Visum oftmals nicht zu beantworten. Ein Arbeitsvisum impliziert eine Arbeitsstelle in Japan. Da der Handwerker keine Arbeitsstellen dort annehmen wird, gestaltet sich das Visumsverfahren schwierig. "Die Folge ist, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ohne Visum in Japan arbeiten lassen", bemängelt Dotou. Aufenthaltsrechtlich gibt es jedoch keine andere Möglichkeit, einer Arbeitstätigkeit in Japan nachzugehen. Je nach Aufenthaltsland gestaltet sich ein Antragsverfahren mehr oder weniger kompliziert. Japan ist bekannt dafür, dass Visumanträge langwierig und komplex sind. Handwerksunternehmen, die dort Aufträgen nachgehen, haben keine andere Wahl, als dies zu akzeptieren.

Certificate of Eligibility: So klappt es mit dem Visum

Damit Baumann das Visum für den Mitarbeiter für Japan beantragen kann, muss er ein „Certificate of Eligibility“ – ein Eignungszertifikat eines Bürgen – vorlegen. Dieses kann die Organisation in Japan, bei der der Handwerker tätig werden möchte, bei der Einwanderungsbehörde in Japan beantragen.

"Doch das Zertifikat berechtigt noch nicht zur Einreise", meint Dotou. Denn erst mit diesen kann das Visum bei der japanischen Botschaft in Deutschland beantragt werden. "Der Handwerker sollte sich nicht zu kurzfristig um das Visum kümmern", rät der Experte für Auslandsfragen. Denn die Bearbeitungszeit kann zwei Wochen bis drei Monate betragen.

Sozialversicherung: Was gilt bei einer Entsendung?

Baumann hat das Zertifikat für seinen Mitarbeiter erhalten und wartet darauf, dass die japanische Botschaft das Visum erteilt. Mit der Personalabteilung in seinem Betrieb ist die Entsendung abgesprochen. Es stellt sich aber noch die Frage, ob der Mitarbeiter in die Sozialversicherung in Japan einzahlt und was er im Vorfeld hierfür organisieren muss.  "Zwischen Deutschland und Japan besteht ein Sozialversicherungsabkommen, das jedoch nur die Zweige der Arbeitslosen- und Rentenversicherung umfasst", betont Dotou.

Ein solches Abkommen gibt es jedoch nicht mit jedem Land. Für Pakistan gibt es beispielsweise keine solche Regelung. Das Abkommen regelt in den Ländern verschiedene Versicherungszweige: Mit Brasilien ist auch die Unfallversicherung geregelt, mit Japan hingegen nicht. Daher sollte sich der Handwerker darüber informieren, ob es ein Abkommen mit dem anderen Staat gibt und was darin geregelt wird.

Für Baumann bedeutet das Abkommen: Unterliegt der in Japan beschäftigte deutsche Arbeitnehmer weiterhin den deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit, verbleibt er in der deutschen Arbeitslosen- und Rentenversicherung. Hinsichtlich der Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung muss Baumanns Personalabteilung klären, ob der in Japan tätige Mitarbeiter gemäß Paragraph 4 des Viertes Sozialgesetzbuches (SGB IV) weiter in Deutschland versichert bleiben könnte oder in das japanische System übertreten müssen. Ersteres wäre nur der Fall, wenn die deutsche Sozialversicherungspflicht aufgrund der im SGB IV dokumentierten Rechtsvorschriften auf Japan ausstrahlt.

Länder mit einem Sozialversicherungsabkommen

Die Deutsche Rentenversicherung listet die Ländern auf, die ein Sozialversicherungsabkommen mit Deutschland unterzeichnet haben.

Krankenversicherung: Darauf sollte der Arbeitgeber achten

Die Prüfung, ob die Abkommensregelungen Anwendung finden, nimmt die für den Handwerker zuständige Krankenkasse vor. Der Verbleib in den vom Abkommen nicht erfassten Versicherungszweigen (Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Unfallversicherung) muss die Krankenkasse ebenfalls prüfen.

Baumanns Mitarbeiter ist in Deutschland gesetzlich pflichtversichert und bleiben während des Einsatzes in Japan bei der Krankenkasse versichert. Als er in Japan ist, wird er plötzlich krank. "In Japan kann der Handwerker nicht in den staatlichen Krankenversicherungssystemen aufgenommen werden. Dies wäre nur möglich, wenn er nicht entsandt ist, also beispielsweise einen lokalen Arbeitsvertrag hätte", betont Dotou. Im vorliegenden Fall muss Baumann als Arbeitgeber für die Kosten aufkommen (Vgl. § 17 SGB V). Daher empfiehlt sich, für Mitarbeiter eine Auslandskrankenversicherung abzuschließen.

Darüber hinaus gibt es noch eine Besonderheit im japanischen Gesundheitssystem. Patienten müssen grundsätzlich einen Teil der Arzt- und Krankenhauskosten selbst zahlen. Bei Angestellten, wie im Fall von Baumanns Mitarbeiter, beläuft sich der Anteil auf 30 Prozent. "Expats und ausländische Privatpersonen in Japan, die Zugang zum japanischen Krankenversicherungssystem haben, sollten deshalb eine private Auslands- oder Restkostenversicherung abschließen, die für den Eigenanteil der Gesundheitskosten aufkommt", rät Dotou.

Entsendezeit ist abgelaufen – was nun?

In Baumanns Planung war eine Entsendezeit von unter drei Monaten vorgesehen. Doch nach zweieinhalb Monaten ruft ihn sein Mitarbeiter an und berichtet von Schwierigkeiten im Projekt. Für Baumann ist sofort klar: Der Mitarbeiter muss länger bleiben. Das funktioniert: Einfach das Visum verlängern und die Krankenkasse informieren.

"Mitarbeiter ins Ausland zu schicken erfordert zunächst viel Organisation", meint Dotou. Es ist eine äußerst komplexe Angelegenheit und in den Ländern herrschen unterschiedliche Bedingungen. Doch wenn sich der Handwerker, wie Peter Baumann auch, im Vorfeld gründlich über die rechtlichen Bedingungen informiert, dann sollte einer erfolgreichen Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland nichts im Wege stehen.