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Öffentliche Ausschreibungen E-Vergabe: So können kleine Betriebe an neue Aufträge kommen

Ab Oktober 2018 müssen öffentliche Ausschreibungen über das Verfahren der elektronischen Vergabe abgewickelt werden. Auch kleine Betriebe können sich für die Aufträge von Bund, Ländern und Kommunen bewerben. So läuft dies per E-Vergabe ab.

Mit einem jährlichen Auftragsvolumen von über 300 Milliarden Euro ist der Staat mit Bund, Ländern und den vielen Kommunen der mit Abstand größte Auftraggeber in Deutschland. Von Flensburg bis Garmisch, von Xanten bis Torgau – etwa 30.000 Dienststellen gibt es in Deutschland die Vergabeverfahren durchführen. Einige erkennt man sofort als solche, aufgrund der behördlichen, staatlichen oder kommunalen Aufgaben oder Bezeichnung. Andere wiederum erst auf den zweiten oder dritten Blick. Aber auch dieser lohnt sich.

Ob Stadtverwaltung, Amt, Hochschule oder auch Ausbildungswerkstätten für behinderte Menschen, sie vergeben öffentliche Aufträge in den unterschiedlichsten Branchen und Gewerken. Auftraggeber sind dabei nicht nur öffentliche Einrichtungen, sondern können auch private Unternehmen sein, die dem Vergaberecht unterliegen – zum Beispiel bestimmte Energie- /Verkehrs- oder Wasserunternehmen.

Öffentliche Auftraggeber: Verpflichtung zur E-Vergabe

Alle diese öffentlichen Auftraggeber vereint eine Sache: die Verpflichtung zur E-Vergabe. Früher oder später müssen sie alle die EU-Vergaberichtlinie 2014/24 (RL 2014/24/EU) umsetzen. Dazu kommt die (noch) nicht final geklärte Umsetzung der Unterschwellenvergabeordnung auf Länderebene.

Es gibt Vielfältige Arten von Vergabestellen . Und da beginnt bei zahlreichen Verantwortlichen der Unmut. Lange Zeit wurden die Vorgaben durch die öffentliche Hand einfach nur hingenommen. Aber so langsam wird es eng. Der "Wimpernschlag" der Zeit ist getan und die Änderungen stehen an.

Öffentliche Vergabestellen veröffentlichen ihre Ausschreibungen in der Regel elektronisch. Unternehmen, die an öffentlichen Aufträgen partizipieren wollen, müssen dies grundsätzlich über E-Vergabelösungen abwickeln. Die öffentlichen Auftraggeber setzen hierzu E-Vergabelösungen aus einer Handvoll ernstzunehmender Anbieter am Markt ein. 

So können kleine Betriebe an E-Vergabe-Verfahren teilnehmen

Für die Unternehmen, auch Bieter genannt, ist die grundsätzliche Position etwas komfortabler. Denn die fundamentalen Voraussetzungen für die Teilnahme an elektronischen Vergabeverfahren haben die meisten Unternehmen, auch im Handwerk, schon: Internetaffine Mitarbeiter, einen Internetzugang und Interesse den geschäftlichen Erfolg zu erweitern. Wenn dazu die zuständigen Mitarbeiter noch Fachkenntnisse im Vergaberecht mitbringen – ideal.

Man sieht, dass auch kleine und Kleinstunternehmen sich an öffentlichen Aufträgen beteiligen können, denn das bloße Ansehen der möglichen neuen Geschäftsfelder sollte niemanden mit einer Gewinnabsicht abschrecken. Jeder der einen Handwerksbetrieb führt, muss die betriebswirtschaftlichen Grundlagen beherrschen und kann daher Kalkulationen für mögliche Aufträge erstellen. Dann wird das Ganze nicht auf dem Postweg verschickt, sondern fast wie ein E-Mail-Anhang über die E-Vergabeplattform an den öffentlichen Auftraggeber übermittelt.

Erste Unsicherheiten gegenüber der elektronischen Vergabe in Bezug auf Datenschutz und Korruptionsmöglichkeiten werden durch die E-Vergabeplattformanbieter und sicherungstechnische Zertifikate und Verschlüsselungsalgorithmen entkräftet. Zudem konnte bei früher stattfindenden Postsendungen auch niemand die Unterlagen ständig begleiten. Durch die Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien sollen die interessierten Unternehmen unumgänglich Zugang zu den Vergabeunterlagen erhalten. Grundlage hierfür ist der §97 Absatz 5 im GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen)

" Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel nach Maßgabe der aufgrund des § 113 erlassenen Verordnung."

und §9 Absatz 1 der VgV (Vergabeverordnung) – Grundsätze der Kommunikation.

"Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden der öffentliche Auftraggeber und die Unternehmen grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung (elektronische Mittel)."

Die elektronische Kommunikation in der Beschaffungspraxis bedeutet für den Auftraggeber (öffentliche Vergabestelle), dass sowohl die Bekanntmachung, das Bereitstellen der Vergabeunterlagen als auch die Bieterkommunikation elektronisch stattfinden muss. Die Bieter geben Ihre Angebote oder die Teilnahmeanträge elektronisch ab und nehmen die Chance für Bieterfragen elektronisch wahr. Auch ergänzende Informationen oder nachzureichende Nachweise werden elektronisch übermittelt.

Diese Vergabeunterlagen oder auch schon der Zugang zu den Vergabeunterlagen unterliegen einem sogenannten Diskriminierungsverbot. Es dürfen weder exotische (branchenunübliche) Dateiformate gefordert werden, noch darf rein für das Ansehen der Unterlagen ein Registrierungszwang für die Nutzer vorliegen. Dazu müssen alle Unterlagen unentgeltlich zur Verfügung stehen und immer und überall online verfügbar sein (siehe auch §9, §11, §41 VgV).

Diese umfassenden Regelungen sind aktuell für alle EU-weiten Vergabeverfahren oberhalb der aktuell gültigen Schwellwerte anzuwenden. Seit 1. Januar 2016 müssen öffentliche Auftraggeber u.a. folgende Schwellenwerte beachten:

  • Bauaufträge ab 5.225.000 Euro
  • Liefer- und Dienstleistungsaufträge für Sektoren ab 418.000 Euro
  • Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab 209.000 Euro

Die Vorteile der E-Vergabe

Im Zuge der globalen Digitalisierung, auch der Verwaltungen und dem raschen Wandel des täglichen Lebens durch das Internet, stellt die elektronische Vergabe sicher mehr Segen als Fluch da. Selbst im Sommerurlaub am Strand kann der Unternehmer sich die Ausschreibungen ansehen, die ihn interessieren, vorausgesetzt er hat einen Internetzugang für sein Endgerät. Die gezielte Suche nach Ausschreibungen, der vereinfachte Zugang zu den Vergabeunterlagen, elektronische Empfangsbestätigungen, die Verringerung des Zustellrisikos oder auch einfach die Verkürzung der Umlaufzeiten sind große Zugewinne für die Unternehmensseite.

Ein kleiner Wehrmutstropfen bleibt aber für Unternehmen, speziell für überregionale Marktteilnehmer. Denn jeder öffentliche Auftraggeber hat grundsätzlich die freie Wahl der E-Vergabeplattform. Hier müssen Kostenunterschiede aber auch Anwendungsunterschiede für jede E-Vergabeplattform beachtet werden.

E-Vergabe: Ab Oktober 2018 gelten europaweite Vorgaben

In Deutschland wird ab Oktober 2018 eine elektronische Vergabe bei europaweiten Vergaben zur Pflicht. Danach dürfen andere als elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen (ganz minimale Ausnahmen) nicht mehr entgegengenommen beziehungsweise im Vergabeverfahren berücksichtigt werden.

Die "Elektronisierung"  auch in den Behörden ist nicht mehr aufzuhalten. Synergieeffekte durch webbasierte Anwendung sollen auch in den staatlichen Einrichtungen zu Transparenz der Prozesse führen, zu Korruptionsprävention aber auch das Einsparen von Ressourcen vorantreiben. Weniger Papier, kaum noch Postsendungen sind hier nur zwei Einsparmöglichkeiten. Zudem werden die Auftragsbearbeitungszeiten kürzer und das soll zu schnelleren Durchführungen von Vergabeverfahren führen. Sowohl für den Auftraggeber als auch für private Auftragnehmer ist die digitale Vergabe aufgrund einheitlicher Verfahren effizienter und kostengünstiger.

Diese andauernde "Revolution" speziell im Vergaberecht ist eine große Chance für Unternehmen aller Branchen sich an öffentlichen Aufträgen zu beteiligen. Der Aufwand war selten so gering im Verhältnis zum möglichen Erfolg.

Autor: Sebastian Kleemann, DTVP – Deutsches Vergabeportal

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