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EU-Vergaberecht bei öffentlichen Aufträgen Für wen die E-Vergabe ab Oktober 2018 Pflicht wird

Schon heute werden die meisten öffentlichen Aufträge elektronisch ausgeschrieben. Ab Oktober ist die E-Vergabe das alleinige Verfahren – zumindest bei großen Auftragssummen. Was sich im EU-Vergaberecht ändert und was bei kleineren Bau- und Dienstleistungsaufträgen gilt.

Rund 12,5 Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts machen Aufträge durch die öffentliche Hand aus – das entspricht einem Wert von etwa 350 Milliarden Euro pro Jahr. Damit sind Bund, Länder, Kommunen und öffentliche Institutionen die mit Abstand größten und marktmächtigsten Auftraggeber hierzulande. Um eine einheitliche, transparente Auftragsvergabe sicherzustellen und Vergaben aus sachfremden Gründen vorzubeugen, macht das Vergaberecht auf europäischer Ebene enge Vorgaben. Die Formalien sind klar definiert – und ebenso die gerichtlichen Überprüfungsmöglichkeiten für Bieter, die nicht zum Zuge gekommen sind und sich in ihren Rechten verletzt sehen.

Formal sind die neuen EU-Vergaberichtlinien bereits seit dem 17. April 2014 in Kraft. Sie sind seitdem schrittweise in nationales Recht umgesetzt worden. Wesentlicher Regelungspunkt ist, dass Vergabeverfahren elektronisch durchgeführt werden müssen. Bislang war dies nur optional der Fall, die jeweilige Vergabestelle konnte sich also zwischen einem elektronischen und einem herkömmlichen Vergabeverfahren entscheiden.

Ab wann gilt die E-Vergabe und für welche Auftragsarten?

Nun wird die vollständig elektronische Vergabe für zentrale Beschaffungsstellen vorgeschrieben – Angebotsabgabe sowie Zusage- und Absagemitteilungen dürfen nur noch auf elektronischem Weg erfolgen. Ab 18. Oktober 2018 ist das für alle Vergabestellen im sogenannten Oberschwellenbereich verbindlich. Schon seit Januar 2018 gelten dafür folgende Schwellenwerte, die festlegen, wann ein Auftrag überhaupt EU-weit öffentlich ausgeschrieben werden muss:

  • Bauaufträge über 5.548.000,00 Euro
  • Liefer- und Dienstleistungsaufträge über 221.000,00 Euro

Ab dem 18. Oktober 2018 muss das Ausschreibungs- und Vergabeverfahren für diese Aufträge rein elektronisch verlaufen.

E-Vergabe: Welche Rollen spielen die Auftragssummen?

Zwar gilt die Einführung der E-Vergabe künftig auch im sogenannten Unterschwellenbereich – also bei allen anderen Aufträgen der öffentlichen Hand unterhalb dieser Schwelle – doch dabei sind andere Fristen vorgesehen. Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) gilt nur für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen, nicht für Bauaufträge. Zudem muss sie von den einzelnen Bundesländern in Deutschland noch durch entsprechende landesrechtliche Anpassungen umgesetzt werden. "Nach meiner Kenntnis haben viele Länder dies inzwischen getan", berichtet Bernd Müller, Rechtsberater der Handwerkskammer Region Stuttgart.

So müssen seiner Auskunft nach öffentliche Auftraggeber – sofern in ihrem Bundesland die UVgO in Kraft getreten ist – ab 1. Januar 2019 die Einreichung von Angeboten mit elektronischen Mitteln akzeptieren. Dies bedeutet, dass diese Auftraggeber ab 1. Januar 2019 eine elektronische Vergabeplattform eingerichtet haben müssen oder eine interne Lösung erstellt haben. Bis dorthin darf der Auftraggeber auch noch die Briefform festlegen. Erst ab 1. Januar 2020 ist die E-Vergabe auch im Bereich der nationalen Vergaben grundsätzlich verpflichtend.

Welche Ausnahmeregeln gelten bei der E-Vergabe?

Dennoch gelten Ausnahmen: "Wenn der Auftragswert ohne Umsatzsteuer nicht über 25.000 Euro liegt oder entweder eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird, ist auch dann kein elektronisches Verfahren verpflichtend", erklärt der Stuttgarter Rechtsberater.

Wären da noch die öffentlichen Ausschreibungen für Bauverträge, die unterhalb der EU-Schwellenwerte liegen. Welche Regelungen gelten hierbei? "Hier müssen bis zum 17. Oktober 2018 Angebote in Briefform akzeptiert werden. Danach kann der Auftraggeber die Übersendung der Angebote in Textform oder mit Signatur anordnen", so Bernd Müller. Derzeit sei für diese Bauverträge nicht geplant, die Auftraggeber ab einem bestimmten Zeitpunkt zur E-Vergabe zu verpflichten.

Dennoch werden die elektronischen Verfahren Stück für Stück zur Normalität werden – zumindest für diejenigen, die in diesem Bereich entweder jetzt schon ein Standbein haben oder bereit sind, sich mit den neuen Verfahren auseinander zu setzen. Bernd Müller hört aus seiner Beraterpraxis jedoch auch immer wieder, dass einige Betriebe – vor allem aus dem Baugewerbe – sagen, dass sie Aufträge nun lieber im privaten Bereich generieren, hier höhere Preise verlangen können und weniger Vorgaben einzuhalten haben. Dem Wettbewerb um öffentliche Aufträge stellen sich eher große Firmen mit genügend Personal, das sich allein um die neue E-Vergabe kümmern kann.

Neue Vorgaben bei der E-Vergabe: Wer profitiert?

Für diese und die Behörden selbst liegen dennoch positive Aspekte des digitalen Vergabeverfahrens auf der Hand: "Vergabestellen sparen Papier, Zeit und Geld", erklärt Steffen Müller vom Auftragsberatungszentrum Bayern. Außerdem würden Ausschreibungsprozesse insgesamt schneller laufen, weil das Verfahren standardisiert und rechtssicherer über die Software abgebildet werden kann. So können beispielsweise Angebotsdaten automatisch berechnet werden. "Der Auftraggeber kann sich durch das Verfahren führen lassen oder mit weniger Unterstützung einen Auftrag vergeben. Bieter können elektronische Angebote bis zur letzten Minute der laufenden Angebotsfrist abgeben und das Versendungsrisiko minimieren."

Die Kommunikation zwischen den Beteiligten, also der Vergabestelle und den Bietern, erfolgt über Online-Vergabeplattformen. Darüber wird zunächst die Bekanntmachung einer Ausschreibung elektronisch übermittelt. Potenzielle Bieter können über die Plattform die Auftragsunterlagen abrufen sowie ihre Angebote elektronisch einreichen. Dort erhalten sie nach Abschluss des Verfahrens dann auch die Zu- oder Absage für das eingereichte Gebot. Für viele öffentliche Akteure ist das allerdings nicht wirklich neu: Metropolen wie Frankfurt am Main zeigen sich gern als moderne Verwaltung, die die E-Vergabe längst in ihre Prozesse integriert haben. Aber auch viele kleinere Kommunen und kommunale Eigenbetriebe haben sich und ihre Bieter schon vor Jahren in Pionierarbeit erfolgreich auf E-Vergabe eingelassen.

Gibt es Kritik an den neuen Pflichten zur E-Vergabe?

Der Digitalverband Bitkom wertet das elektronische Vergabeverfahren als großen Fortschritt. "Die Digitalisierung der Vergabe war ein längst überfälliger und wichtiger Schritt hin zu einem deutlich schlankeren und effizienteren Verfahren", so Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder. "Durch die digitale Vergabe reduziert sich der Aufwand für Behörden und Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bewerben, erheblich." Dass der Gesetzgeber dabei auf die verpflichtende Verwendung der elektronischen Signatur verzichtet, ist aus Sicht des Bitkom ebenfalls begrüßenswert: So werde den Beteiligten im Vergabeverfahren unnötige Bürokratie erspart und die Akzeptanz für die E-Vergabe deutlich gesteigert.

Kritisch bewertet der Verband allerdings, dass der Gesetzgeber die gesetzliche Neuregelung nicht auch gleich dazu genutzt hat, um die Komplexität des Vergaberechts an sich zu reduzieren. So gelten – wie oben beschrieben – in Bund und Ländern erst einmal weiterhin teils unterschiedliche Regelungen für EU-weite und nationale Vergabeverfahren.

E-Vergabe: Diese technischen Voraussetzungen sind zu erfüllen

Drei Fragen an Thomas Gebhardt, Beauftragter für die Digitalisierung bei der Handwerkskammer Region Stuttgart

DHZ: Was genau sind die E-Vergabe-Plattformen und welche technischen Voraussetzungen muss man erfüllen können, um sie zu nutzen? 

Gebhardt: Es gibt zwei Formen der Plattformen und beide werden jeweils von den ausschreibenden Stellen kostenlos zur Verfügung gestellt. Entweder handelt es sich um eine Plattform, die man per Webbrowser erreicht und die komplett auf dem Server des Anbieters liegt. Oder man bekommt eine spezielle Software, die zu Beginn einfach und schnell zu installieren ist. Im zweiten Fall ist man zwischen der Installation der Software und dem Upload der fertigen Ausschreibungsunterlagen unabhängig von der ausschreibenden Stelle.

DHZ: Wie verbreitet sind die unterschiedlichen Lösungen?

Gebhardt: Beide Varianten sind zu etwa gleichen Teilen verbreitet, in manchen Städten werden aus historischen Gründen sogar beide Varianten eingesetzt. Wichtig ist, dass man darauf achtet, dass für die Anwendung über einen Webbrowser eine stabile Internetverbindung beim Betrieb notwendig ist.

DHZ: Zur Nutzung der E-Vergabe-Plattformern ist grundsätzlich keine elektronische Signatur Pflicht – manche Städte fordern sie trotzdem. Wie bekomme ich sie?

Gebhardt: Bei der elektronischen Signatur, handelt es sich um ein Software-Zertifikat oder um eine Signatur-Karte und ein Lesegerät, die man kostenpflichtig bestellen muss. Ausgestellt wird diese z.B. von der die Bundesdruckerei. Es gibt verschiedene örtliche Anlaufstellen die dann an die Vergabestellen weitervermittelt.

jtw

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