Die meisten Inhaber von Handwerksbetrieben sind mit ihrem Tagesgeschäft ausgelastet genug. Neue steuerliche Vorgaben umzusetzen, die noch weit in der Zukunft liegen, ist des deshalb zeitlich eine Herausforderung. Doch wie sieht es eigentlich mit der Verpflichtung zur "elektronischen Rechnung" aus? Welche Zeitvorgaben gelten hier eigentlich?
Hakt man bei Selbstständigen nach, ob sie schon fit sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden, bekommt man häufig die Antwort "Funktioniert schon seit Jahren". Doch wichtig zu wissen: Die Verpflichtung zur E-Rechnung seit 1. Januar 2025 meint nicht Rechnungen im PDF-Format, in Word oder in Excel, sondern standardisierte, maschinenlesbare, digitale Rechnungen im Formaten wie "XRechnung" oder "ZUGfeRD".
Verpflichtung seit 1. Januar 2025
Verpflichtend ist seit 1. Januar 2025 nur, dass bei Leistungen zwischen Unternehmen (sogenannte B2B-Umsätze) sichergestellt ist, dass die E-Rechnung des anderen Unternehmens empfangen werden kann. Selbst ausstellen müssen selbständige Handwerker E-Rechnungen noch nicht. Zum Starttermin für die Ausstellung einer E-Rechnung gilt Folgendes:
- Bis Ende 2026 kann die Rechnung an den Unternehmenskunden noch in Papier, als PDF, in Word oder Excel versandt werden.
- Ab 2027 ist die E-Rechnung dann aber Pflicht. Ausnahme: Lag der Vorjahresumsatz nicht über 800.000 Euro, gilt als endgültiger Starttermin für E-Rechnung der 1. Januar 2028.
Steuertipp: Es kann trotzdem Sinn machen, sich schon heute mit dem Thema E-Rechnung zu befassen, insbesondere dann, wenn in naher Zukunft ein Wechsel der Buchhaltungssoftware ansteht. Am besten zwei Mitarbeiter dafür abstellen, die dafür sorgen, dass die neue Software tauglich für die Umstellung auf E-Rechnung ist. dhz