Das Thema Digitalisierung steht für viele Handwerksbetriebe nicht im Vordergrund – die betriebliche Auslastung ist vor allem in kleineren Betrieben hoch. Dabei kann sich der Aufwand lohnen, den Betrieb zu digitalisieren. Einige Beispiele.
Bei einer betrieblichen Auslastung von 82 Prozent (Stand 3. Quartal 2023, laut Zentralverband des Deutschen Handwerks) ist es verständlich, dass sich vor allem kleinere Betriebe überwältigt fühlen und kaum Kapazitäten für digitale Veränderungen haben. Hinzu kommen anhaltende Bedenken bezüglich der Security der Digitallösungen. Laut einer Studie von Bitkom hindern neben hohen Investitionskosten vor allem die Sorge um die IT-, Datensicherheit sowie die Datenschutzauflagen das Handwerk daran, tiefer in die Digitalisierung einzutauchen. Dazu kommt der Mangel an digitalen Fachkenntnissen und einer klaren Vision: Vor allem sehr kleine Handwerksbetriebe verzichten darauf, in eine Digitalstrategie zu investieren. Damit entsteht ein Teufelskreis: Denn gerade die dringend gesuchten neuen Fachkräfte und Einsteiger in handwerkliche Berufe schätzen digitalisierte Prozesse und entscheiden sich eher für Arbeitgeber, die in Digitalisierung investieren.
Risiken einer ungenügenden Digitalisierung
Was passiert, wenn ein Betrieb wenig oder gar nicht digitalisiert ist und immer noch auf Papier anstelle von digitalen Dokumenten setzt? Kurz gesagt: Sie werden bald den Anschluss verlieren. Nicht nur Datenverlust und -diebstahl sind eine Gefahr für Ihren Betrieb. Beispielsweise führen die schlechte Planung von Ressourcen, die intransparente Durchführung von Projekten, unzureichende Kommunikation im Team und fehlende Standardisierung zu gehemmter Leistungsfähigkeit der Angestellten.
Der Einsatz zeitgemäßer Technologien und digitaler Werkzeuge trägt dazu bei, diese Herausforderungen zu bewältigen. Sie ermöglichen den Mitarbeitern mehr Raum für Flexibilität sowie Wachstum und steigern die Effizienz – wie zum Beispiel der gemeinsame Zugriff auf ein Cloud-Dokument. Das eliminiert das Arbeiten an unterschiedlichen Versionen und fördert die Kommunikation in Echtzeit.
Kommunikation ist auch ein Stichwort im Kundenkontakt: Laut Bitkom erwartet ein Großteil der Kundschaft mittlerweile eine individuelle Rund-um-die-Uhr-Betreuung mit schnellen Rückmeldungen und zeitnaher Auslieferungen von Produkten oder Dienstleistungen. Digitale Lösungen erleichtern die Betreuung des Kundenstamms und gewährleisten damit auch kontinuierlich die Kundenzufriedenheit.
Passende Maßnahmen für Handwerksbetriebe
Wie können kleine handwerkliche Betriebe trotz der vielseitigen Herausforderungen also in digitale Projekte investieren und davon profitieren? Digitalisierung heißt nicht, sich möglichst viele teure Software-Tools anzuschaffen. Es heißt digitale Instrumente in die bestehenden Prozesse einzubinden und diese zu straffen. Basis dafür ist als allererstes eine gut funktionierende, abgesicherte Netzwerktechnik, die Voraussetzung für eine effiziente Kommunikation sowie erfolgreicher Datenaustausch ist. Wichtig dabei ist, zuerst die Anforderungen an das Netzwerk zu analysieren und danach die passenden Netzwerkkomponenten auszuwählen sowie zu konfigurieren.
Genauso relevant ist der digitale Auftritt in Form einer eigenen Webseite, eines Social-Media-Kanals oder eines Eintrags in einem Branchenverzeichnis. Dieser steigert die Sichtbarkeit und beantwortet die ersten Fragen eines potenziellen Kunden. Gibt es repetitive Aufgaben in Ihrem Unternehmen, die Zeit und Ressourcen fressen? Auftragsverwaltungssysteme sorgen für eine effiziente Terminplanung, Echtzeit-Kommunikationsplattformen für beschleunigte Entscheidungsfindung und digitale Buchführung für eine automatisierte Rechnungsstellung. Anbieter von digitalen Tools bieten nicht nur die Technologie an, sondern können auch die Kompetenzen der Mitarbeiter mit Schulungen fördern. Alle digitalen Lösungen sind darauf ausgelegt, bestehende Probleme auszugleichen und die Arbeitsbelastung auf die handwerklichen Betriebe und deren Angestellte zu senken.
Warum 2024 investieren?
Auch im Jahr 2024 gilt: Eine in allen Betriebsprozessen integrierte Digitalisierung fördert die Innovationsfähigkeit und sorgt damit kurz- und langfristig für die Sicherung der Wettbewerbsposition. Zudem beeinflussen kritische Ereignisse die Stabilität weniger, da der Betrieb durch schlankere Prozesse und umfassender Verfügbarkeit seiner Ressourcen flexibler ist. Auch wenn die Mehrheit der Handwerksbetriebe laut Bitkom an dem Thema Förderprogramme resigniert und der Ansicht sind, dass diese an den tatsächlichen Bedarfen vorbeigehen (88 Prozent), gibt es Programme, die die Digitalisierung finanziell unterstützen.
Vielleicht kämpfen Sie in Ihrem Betrieb auch mit Fachkräftemangel oder Lehrlingsschwund? Digitalmaßnahmen optimieren interne Prozesse wie das Onboarding-Programm oder Mitarbeitertrainings und machen den Betrieb attraktiver für Bewerber. Mittlerweile sind moderne technologischen Lösungen für Handwerksbetriebe so weit ausgreift, dass Sie sich diese individuell nach Ihren Wünschen anpassen lassen. Zudem sind sie erschwinglicher als noch vor ein paar Jahren.
Herausforderungen annehmen, Chancen nutzen
Das Potenzial der Digitalisierungsmaßnahmen wird von den meisten Betrieben anerkannt. Aktuell fehlt, dank der guten Auftragslage und den vollen To-do-Listen, noch der Ansporn es auch umzusetzen – die Pandemie und gesellschaftliche Herausforderungen wie der Fachkräftemangel schafften das bisher nur streckenweise. Aber die meisten Betriebe haben schon ihre Wunschliste für die Einführung von Digitalisierungs-Tools zusammengestellt: Ganz oben stehen Investitionen in Anwendungen für die Bereiche Finanzen sowie Einkauf und Beschaffung. Erste Schritte sind auch im Bereich "Social Media im beruflichen Kontext" zu sehen. Künftig ist es von entscheidender Bedeutung, dass Handwerksbetriebe die Digitalisierung nicht nur halbherzig angreifen sollten. Denn sie ist eine große Chance, um den eigenen Betrieb resilient gegen Wettbewerber und attraktiv für neue Fachkräfte zu machen – und somit eigentlich unabdingbar, um im modernen Wirtschaftsumfeld zu bestehen.
Über den Autor: Thomas Kruse ist Produktmanager bei Reichelt Elektronik.