Ausbildungsverträge können auch ausschließlich digital geschlossen werden. Damit dies rechtlich sicher ist, müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein. Ausbildungsberater Peter Braune erklärt, welche Rechte und Pflichten beim digitalen Ausbildungsvertrag gelten.
Seit der Novellierung des Berufsbildungsgesetzes sind digitale Ausbildungsverträge zulässig, die elektronisch übermittelt und empfangen werden, ohne dass Unterschriften notwendig sind. Ein solcher Vertrag muss speicherbar und ausdruckbar sein. Die Lehrlinge müssen den Empfang elektronisch bestätigen. Ausbildende müssen nachweisen, dass der Vertrag empfangen wurde. Dieser Nachweis und der Vertrag müssen während der Ausbildung und drei Jahre danach aufbewahrt werden.
Digitaler Ausbildungsvertrag: Azubis haben Pflichten
Dazu gehören auch Vertragszusätze wie die schriftliche Niederlegung der wesentlichen Ziele des Lehrverhältnisses oder die Dokumente der Erstuntersuchung für Minderjährige nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz. Auch für diese Zusätze muss sichergestellt sein, dass sich alles beim Empfang abspeichern und ausdrucken lässt, zum Beispiel als PDF. Bei allen Vorgängen ist natürlich der Datenschutz zu beachten. Weiterhin gilt:
- Die Lehrlinge sind verpflichtet, ihre elektronischen Kontaktdaten, zum Beispiel die E-Mail-Adresse, von sich selbst oder auch einem gesetzlichen Vertreter anzugeben, wenn sie einen digitalen Ausbildungsvertrag vereinbaren möchten.
- Die Lehrlinge müssen den Empfang der Daten bestätigen – entweder auf dem elektronischen Weg oder durch eine Unterschrift auf einem Ausdruck.
- Auch Änderungen des Vertrages, wie eine Verkürzung oder Verlängerung der Ausbildungszeit, können digital übermittelt und bestätigt werden.
Probleme mit dem elektronischen Lehrvertrag können auf technische Schwierigkeiten, wie fehlende Browser-Einstellungen oder eine ungeeignete Software zurückzuführen sein. Besondere Vorsicht ist bei der fristgerechten Einreichung per E-Mail geboten.
Digitaler Ausbildungsvertrag und Eintragung in die Lehrlingsrolle: Pflichten der Ausbildenden
Ausbildende haben unverzüglich nach Abschluss des Ausbildungsvertrages und spätestens vor Beginn der Ausbildung die Eintragung in die Lehrlingsrolle zu beantragen. Es ist entscheidend, den Vertrag fristgerecht einzureichen, um rechtliche Probleme und Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Bei Nutzung elektronischer Wege kann einiges passieren. Daher sollten alle Gespräche und E-Mails mit den Verantwortlichen in der Kammer festgehalten werden, um im Zweifelsfall einen Nachweis zu haben.
Ein Lehrvertrag muss nicht zwingend elektronisch abgeschlossen werden. Das kann weiterhin schriftlich, auf Papier, erfolgen. Wichtig ist es allerdings, dass der Vertrag vor Beginn der Ausbildung von allen Vertragsparteien unterschrieben sein muss.
Übrigens ist es ausdrücklich erlaubt, Ausbildungsnachweise elektronisch zu führen.
Ihr Ausbildungsberater Peter Braune
Zum Autor: Peter Braune hat Farbenlithographie gelernt, war Ausbilder und bestand in dieser Zeit die Ausbildungsmeisterprüfung. Er wechselte als Ausbildungsberater zur Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main. Dort baute er dann den gewerblich-technischen Bereich im Bildungszentrum auf und leitete die Referate gewerblich-technischen Prüfungen sowie Ausbildungsberatung, zu der auch die Geschäftsführung vom Schlichtungsausschuss gehörte. Danach war er Referent für Sonderprojekte.