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Tod oder Krankheit des Chefs Digitalen Nachlass richtig regeln

Ein immer größerer Teil des Lebens findet digital statt. Auch in den Handwerksbetrieben werden immer mehr Daten digital verarbeitet und gespeichert. Aber was passiert damit, wenn der Betriebsinhaber oder Bereichsleiter stirbt? Die wichtigsten Regeln zum digitalen Erbe

Diesen Sommer war es plötzlich breitflächig in den Medien: das digitale Erbe. Der Bundesgerichtshof (BGH) hatte entschieden, dass Eltern auch ohne vorher vereinbarte Nachlass-Regelung den Account ihrer verstorbenen Tochter bei Facebook einsehen dürfen. Damit beseitigte der BGH eine Rechtsunsicherheit, hieß es allerorten. Die natürlichen Erben, so war weiterhin vielfach zu lesen, würden aufgrund des Urteils immer vollumfänglich den digitalen Nachlass des Erblassers erben und auch Zugang dazu haben. Man konnte den Eindruck bekommen, dass man sich somit nicht um sein digitales Erbe kümmern muss. Das ist aber ein Trugschluss, der besonders im geschäftlichen Bereich weitreichende, negative Folgen haben kann.

Im betrieblichen Bereich kommt dem digitalen Nachlass schließlich eine noch weitreichendere Bedeutung zu als im privaten: Fällt der Firmenchef oder eine digitale Schlüsselfigur wie beispielsweise der IT-Verantwortliche aus oder nimmt er betriebsinterne Informationen über Projekte, Geschäftspartner und den kompletten Geschäftsablauf mit ins Grab, kann schnell Handlungsunfähigkeit drohen und die Existenz des Betriebs gefährdet sein.

Durch das Urteil des BGH ist dieses Schreckensszenario nicht beseitigt. Viel besser, als sich auf das jüngste BGH-Urteil zu berufen, ist daher auch fortan: Den digitalen Nachlass regeln, dadurch selbst für Rechtssicherheit sorgen und so vor allem mögliche Schäden durch sonst nicht informierte Nachfolger oder Erben vermeiden. Die wichtigsten Fragen und Antworten zum digitalen Erbe im Überblick.

Was gehört alles zum digitalen Erbe?

Die Spuren im Internet sind von Person zu Person unterschiedlich. Zum digitalen Erbe kann Folgendes gehören: Daten bei Kommunikationsdiensten wie Whatsapp, Instagram, Twitter, Facebook, E-Mail-Anbietern; die Firmenhomepage; Konten und Vermögenswerte bei Online-Banken und -Bezahldiensten wie Paypal; Kundenkonten bei Online-Shops; Abos für E-Books und Zeitschriften, Musik- und Filmsammlungen oder Streaming-Diensten, die oft automatisch verlängert werden; Software für den heimischen und auch den betrieblichen PC wie zum Beispiel Buchhaltungs- und Bildbearbeitungsprogramme oder Speicherplatz in einer Datencloud; Hardware wie Smartphones, externe Festplatten, USB-Sticks, Tablets, E-Book-Reader, MP3-Player und Computer.

Wie sollte der digitale Nachlass geregelt werden?

Als Erstes sollte eine Liste erstellt werden, auf der alles aufgeführt ist, was zum digitalen Erbe des Betriebsinhabers beziehungsweise der digitalen Schlüsselperson gehört. Die Liste sollte ständig aktuell gehalten und auf ihr auch Zugangs- beziehungsweise Benutzernamen sowie Passwörter gesammelt werden. Zudem sollte sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, damit sie nicht in die falschen Hände fällt. Rechtsanwalt Sebastian von Thunen, spezialisiert auf Nachfolgeregelungen in Unternehmen, rät dazu, die Liste an einem sicheren Ort wie einem Safe oder einem virtuellen Schließfach aufzubewahren, wozu wiederum nur eine Kontrollinstanz Zugang hat: Zum Beispiel ein Notar oder auch die vertrauenswürdige Chefsekretärin, die die Anweisung bekommt, die Liste nur im dafür vorgesehenen Fall weiterzureichen.

Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass bestimmte Informationen und Handlungsanweisungen hinsichtlich ihrer IT und Internet­aktivitäten nicht nur an eine Person gebunden sind. Es empfiehlt sich, immer vorab einen und besser noch einen weiteren, nachrangigen Stellvertreter zu bestimmen, um im Unglücksfall die Handlungsfähigkeit des Betriebs zu gewährleisten.

Elke Kestler, Fachanwältin für Erbrecht, rät dazu, dass die digitale Schlüsselfigur im Betrieb entsprechende Vollmachten schriftlich ausstellt. Dafür könnte auch ein größerer Mehrzeiler nötig sein, wenn es gute Gründe gibt, festzulegen, wie das Kümmern um das digitale Erbe konkret vonstatten gehen soll: Wer beispielsweise Zugang zu Online-Daten und Daten auf Speichermedien bekommt, ob Accounts gelöscht oder deaktiviert werden oder was mit Bildern, Texten und Videos geschieht. "Generell kann man sagen: Je mehr Regelungen dem Bevollmächtigten an die Hand gegeben werden, umso leichter hat es dieser, auch Zugang bei Anbietern wie Xing, Facebook und Co. zu erhalten", sagt Kestler.

Warum ist die Regelung nicht nur für den Todesfall wichtig?

Auch durch Krankheit oder eine Operation kann es dazu kommen, dass eine digitale Schlüsselperson wie der Firmenchef oder der IT-Verantwortliche des Betriebs nicht mehr handlungsfähig ist – dann meistens nur vorübergehend. Für solche Situationen sollte es ebenfalls betriebliche Vereinbarungen und Notfallpläne geben – sowie eine Liste mitsamt Benutzernamen und Passwörtern. Zudem gilt es auf rechtlicher Ebene zu beachten: "Verstirbt ein Betriebsinhaber, benötigen die natürlichen Erben eigentlich keine Vorsorgevollmacht, um als Rechtsnachfolger des Erblassers die Geschäfte auch im digitalen Bereich weiterführen zu dürfen", sagt Rechtsanwalt von Thunen. "Wenn der Betriebsinhaber nun aber nicht tot ist, sondern z. B. im Koma liegt, kann zunächst niemand für ihn handeln. Daher sollte eine Vorsorgevollmacht erteilt werden, die möglichst ausdrücklich auch das Handeln im digitalen Bereich abdeckt."

Was bedeutet das BGH-Urteil für das digitale Erbe?

Auch mit dem BGH-Urteil kommt man nicht umhin, das digitale Erbe vorab zu regeln, insbesondere in Betrieben, wo andernfalls Handlungsunfähigkeit droht. Rechtsanwältin Kestler erklärt: "Der BGH hat zu einer sehr speziellen Situation ein Urteil gefällt, die mit einem Unternehmen oder einem Betriebsvermögen nicht wirklich etwas zu tun hat." Zudem habe der BGH nur die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von Facebook geprüft, die zum Zeitpunkt des Urteils aktuell waren. "Weil es allein um die Klauseln von Facebook ging, kann man den Richterspruch nicht einfach so auf andere Plattformen übertragen. Außerdem weiß man nicht, ob und wie die verschiedenen Plattformen ihre Regelungen ändern."

Ähnlich sieht es Rechtsanwalt von Thunen: Das BGH-Urteil beantworte zwar viele Fragen, die für den verhandelten Fall eigentlich nicht hätten beantwortet werden müssen. Allerdings sei entgegen vieler Medienberichte eben nicht entschieden worden, "ob die AGB einer Social-Media-Plattform vorsehen dürfen, dass die Zugangsdaten nicht vererblich sind".

Änderung von AGB könnte Zugang erschweren

Somit könne es sein, so von Thunen, dass die AGB entsprechend geändert werden und eine Klausel eingefügt wird, wonach Erben nicht automatisch Zugang zum Account eingeräumt bekommen. "Im vom BGH verhandelten Fall war es so, dass ­Facebook in seinen AGB die Vererbbarkeit des Benutzerkontos nicht ausgeschlossen hatte. Die Erben haben das Konto somit mit dem übrigen Nachlass geerbt. Der konkrete Account war aber bereits durch Freunde der Verstorbenen in einen so genannten Gedenkzustand versetzt worden." Von Thunen glaubt zwar nicht, dass eine AGB rechtlich zulässig wäre, die die Zugangsdaten oder Kontoinhalte von vorneherein für unvererblich erklärt. Nur habe darüber eben noch kein Gericht entschieden und demnach sei dies weiter unklar.

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