Die Begriffe "Digitalisierung" und "Industrie 4.0" begleiten die meisten inzwischen jeden Tag. Auch das Handwerk muss sich diesen Themen stellen. Wie auch kleine Betriebe ihre Arbeitsabläufe auf umstellen können und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Mirabell Schmidt
Digitalisierung und Industrie 4.0 – an diesen Schlagworten kommt derzeit kaum jemand vorbei. Auch für das Handwerk eine der großen Herausforderungen der nahen Zukunft. Auch im Handwerk hat die Digitalisierung von Arbeitsabläufen teils bereits Einzug gehalten – meist bringt sie Vorteile für Betrieb und Mitarbeiter.
So auch bei der Waßmann GmbH, einem Betrieb für innovative Haustechnik aus Stuhr. Wo die 25 Mitarbeiter des Unternehmens früher große Aktentaschen zu Kundenterminen mitgenommen haben, nützen sie seit mehr als einem Jahr nur noch "Surface -Pro Tablets" von Microsoft. Bei sämtlichen Arbeitsschritten verwenden sie die digitalen Helfer: Von der Beratung über die Planung bis zur Angebotserstellung.
Tablets in den Betrieben noch nicht weit verbreitet
Doch damit ist der Betrieb noch einer der wenigen im Handwerk. Laut einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks von Anfang 2014, nutzt erst jedes fünfte Handwerksunternehmen Tablets. Knapp die Hälfte aller Betriebe greift für die Arbeit auf Smartphones zurück.
"Viele sind anfangs skeptisch, was eine Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse angeht", erläutert Tobias Job, Prokurist bei PDS Novis IT-Systeme, der als Partner von Microsoft mehr als 300 Handwerksunternehmen betreut. Nach einer umfassenden Beratung würden sich aber acht von zehn Betriebsinhabern für die Einführung von digitalen Helfern entscheiden, sagt Job.
Skepsis bei älteren Mitarbeitern und Kunden
Zugleich bekommen viele Arbeitnehmer Angst um ihren Job, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Ihre Sorge ist, dass sie als Arbeitskräfte überflüssig werden. Die Bedenken sind jedoch unbegründet, wie das Institut der deutschen Wirtschaft herausgefunden hat. Nur jedes zehnte Unternehmen, das digital stark aufgestellt ist, plant demnach kurzfristig Arbeitsplätze zu streichen.
Auch bei Waßmann waren nicht alle Mitarbeiter gleich zu Beginn von der Umstellung begeistert. Gerade die Älteren waren nicht überzeugt von den neuen Arbeitsmethoden. Auch einige ältere Kunden seien anfangs skeptisch gewesen, wenn die Waßmann-Mitarbeiter mit Tablets bei ihnen anrückten. "Nach einer Woche waren aber alle von dem Schritt überzeugt", sagt Geschäftsführer Torsten Waßmann.
Effizientere Arbeit im Team
Drei Tablets für die Beratung und 15 Tablets für den Kundendienst hat er angeschafft sowie acht stationäre PCs umgerüstet. Insgesamt war das eine Gesamtinvestition in Höhe von 45.000 Euro - auf 48 Monate verteilt. "Obwohl es anfangs auch Zeit gekostet hat, sich mit der neuen Technik und Software auseinanderzusetzen, ist das eine Investition, die sich schnell rechnet", betont der Geschäftsführer.
"Die Teamarbeit funktioniert erheblich effizienter", sagt Waßmann. Die Abwicklung der Kundenaufträge sei alleine schon dadurch erheblich schneller, dass die Papierablage entfällt. Die Rechnungen könnten schon einen Tag nach der Ausführung an die Kunden rausgehen – oder sogar direkt im Anschluss per E-Mail verschickt werden.
Technische Unterstützung durch Anbieter
Die Angestellten machen bei Kundenterminen Fotos und Notizen, schicken sie im Zweifelsfall direkt an das Büro und bekommen Rückmeldung. Die Aufzeichnungen und Dokumente legen sie in der firmeneigenen Cloud ab, so dass jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf hat. Diese Vernetzung ist der wesentliche Vorteil der Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse, findet Waßmann.
PDS Novis IT Systeme unterstützt die Waßmann GmbH weiterhin technisch. So bekamen die Mitarbeiter zu Beginn Schulungen im Umgang mit den Tablets und der Software. Diese wird von PDS Novis auf dem Laufenden gehalten und es gibt eine Hotline bei technischen Problemen. Inzwischen funktionieren die Arbeitsabläufe aber reibungslos.
Dennoch ist die Umstellung auf digitale Arbeitsmethoden im Handwerk noch ein Schritt, vor dem viele zurückschrecken. Ihre Sorge: zu groß der Aufwand, zu kompliziert die Software. Sich den digitalen Herausforderungen der Zukunft zu stellen, ist aus Sicht von Job und Waßmann für Betriebe aber äußerst wichtig, um nicht vom Rest der Wirtschaft abgehängt zu werden. "Aus Handwerkssicht spielt der Faktor Mensch dafür eine große Rolle", sagt Waßmann. Als Chef müsse man begeistert vorweglaufen.