Der Bundesrat hat dem Vierten Bürokratie-Entlastungsgesetz zugestimmt. Besonders interessant aus steuerlicher Sicht: Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege werden verkürzt und es gibt neue Vergünstigungen bei Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Am 18. Oktober 2024 hat der Bundesrat grünes Licht für das Vierte Bürokratie-Entlastungsgesetz gegeben. Die interessantesten neuen Steuerregeln sind die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, neue Schwellenwerte zur monatlichen beziehungsweise vierteljährlich einzureichenden Umsatzsteuer-Voranmeldung und eine Vergünstigung bei der Differenzbesteuerung.
Verkürzung der Aufbewahrungsfristen
Unternehmerinnen und Unternehmer müssen Steuerunterlagen nach heutigem Recht zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Zumindest für Buchungsbelege sieht das Vierte Bürokratie-Entlastungsgesetz eine kürzere Aufbewahrungsfrist vor. Die Frist verkürzt sich von bisher zehn Jahre auf nur noch acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung – neue Fassung).
Verkürzung gilt nicht für alle Steuerunterlagen
Leider können jetzt nicht alle Steuerunterlagen entsorgt werden, die schon älter als acht Jahre sind. Zum einen gibt es besondere Spielregeln zur Berechnung der Aufbewahrungsfrist. Zum anderen gilt die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre ausschließlich für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 Abgabenordnung, also klassischerweise nur für Rechnungen. Für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare und Lageberichte sowie für Eröffnungsbilanzen oder für Arbeitsanweisungen (zum Beispiel für elektronische Kassen) gilt nach wie vor eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für Geschäftsbriefe (dazu rechnen auch E-Mails) gilt nach wie vor eine Aufbewahrungsfrist von nur sechs Jahren.
So wird die Aufbewahrungsfrist berechnet
Wie die Aufbewahrungsfrist ermittelt wird, zeigt § 147 Abs. 4 Abgabenordnung. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Eintragungen in der Buchhaltung vorgenommen wurden.
Beispiel: Für das Wirtschaftsjahr 2015 wurden die letzten Verbuchungen im Mai 2016 vorgenommen. Das bedeutet: Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2016. Rechnet man dazu die neue Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, endet die Aufbewahrungspflicht am 31. Dezember 2024.
Folge: Zumindest die Buchungsbelege des Jahres 2015 dürfen somit ab 1. Januar 2025 geschreddert werden. Die restlichen Steuerunterlagen (Inventare, etc.) aus dem Jahr 2015 dürfen erst ab 1. Januar 2027 entsorgt werden.
Neuberechnung von Rückstellungen
Bilanzierende Handwerksbetriebe, die für die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen passiviert haben, müssen diese Rückstellung aufgrund der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege möglicherweise anpassen. Das gilt zumindest dann, wenn durch die verkürzte Aufbewahrungsfrist geringere Kosten (zum Beispiel Miete) entstehen als bisher in der Rückstellung berücksichtigt sind.
Neuregelung zu Umsatzsteuer-Voranmeldung
Unternehmer, die im Jahr 2023 (also im Vorjahr) insgesamt mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt haben, mussten im Jahr 2024 jeden Monat eine Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt übermitteln. Lagen die Umsatzsteuerzahlungen unter 7.500 Euro, gab sich das Finanzamt in der Regel mit einer vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung zufrieden. Im Vierten Bürokratie-Entlastungsgesetz wurde dieser Schwellenwert ab 1. Januar 2025 auf 9.000 Euro erhöht. Will heißen: Lag die bezahlte Umsatzsteuer im Jahr 2024 nicht über 9.000 Euro, profitieren Unternehmer im Jahr 2025 bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung von der Quartalsabgabe. Bei den Schwellenwerten handelt es sich übrigens um die Differenz von Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen oder dem Eigenverbrauch und der Vorsteuererstattung.
Neue Regeln zur Differenzbesteuerung
Erfüllen Unternehmer die Voraussetzungen für die Differenzbesteuerung nach § 25a Umsatzsteuergesetz (UStG), dann wird die Umsatzsteuer aus dem Differenzbetrag zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis ermittelt.
Beispiel: Eine Unternehmerin erwirbt Gegenstände von einer Privatperson im Wert von 10.000 Euro und verkauft diese für 12.000 Euro. Die Voraussetzungen für die Differenzbesteuerung sind erfüllt. Die Umsatzsteuer für den Verkauf beträgt 319,33 Euro (2.000 Euro x:119/19). Neu im Zusammenhang mit der Differenzbesteuerung ist die Anhebung einer Bagatellgrenze von 500 Euro auf 750 Euro ab 1. Januar 2025. Werden 2025 mehrere Gegenstände gekauft und verkauft, deren Wert nicht mehr als 750 Euro beträgt, können die Ein- und Verkaufspreise zu einer Gesamtdifferenz zusammengefasst werden. Dadurch muss nicht für jeden einzelnen Gegenstand die Umsatzsteuer nach der Differenzbesteuerung ermittelt werden.