Leere Versprechen, hohe Rechnungen: Unseriöse Personalagenturen nutzen die Not von Betrieben systematisch aus. Experten erklären, woran Sie die schwarzen Schafe erkennen und wie Sie stattdessen wirklich gute Mitarbeiter finden.
Der Dachdeckerbetrieb aus Niedersachsen litt seit Jahren unter rückläufigen Bewerberzahlen. Als den Inhaber eine Personalagentur anrief und Hilfe in Aussicht stellte, entschied er sich, neue Wege zu gehen – und beim Recruiting auf externe Unterstützung zu setzen. Da könne er ja nichts falsch machen, dachte der Dachdeckermeister – schließlich bot ihm die Agentur auch noch eine Erfolgsgarantie an. Und doch stellte sie sich schnell als kaum qualifiziert heraus: Die wenigen Bewerbungen, die über die Agentur kamen, waren völlig unqualifiziert. Dafür kam eine happige Honorarrechnung über 15.000 Euro. Nachdem er bezahlt, sich aber nach drei Monaten immer noch kein Erfolg eingestellt hatte, wollte der Dachdeckermeister die Erfolgsgarantie in Anspruch nehmen – doch die Agentur existierte nicht mehr und seine bisherigen Ansprechpartner ließen sich nicht mehr ausfindig machen.
Der Dachdeckerbetrieb ist kein Einzelfall. Denn wo Fachkräfte fehlen, wird Hoffnung zur Währung. Doch genau diese Hoffnung wird von unseriösen Anbietern systematisch ausgenutzt. Schließlich stehen kleine und mittlere Betriebe unter enormem Druck, offene Stellen möglichst schnell zu besetzen. In dieser Unsicherheit drängen immer mehr Agenturen auf den Markt, die schnelle Lösungen versprechen, aber selten Ergebnisse liefern: Sie werben mit garantierten Bewerbungen, unrealistischen Erfolgsquoten und vermeintlich exklusiven Strategien. "Am Ende bleibt von den Versprechen wenig übrig, oft aber eine hohe Rechnung", warnt Florian Sedlmayer, Inhaber und Geschäftsführer von Sedlmayer Consulting, einer auf den Mittelstand spezialisierten Personalberatung aus Oberhaching bei München.
"Unseriöse Personalagenturen arbeiten häufig mit aggressiver Akquise, ohne dabei transparent zu erklären, wie ihr Recruiting Prozess tatsächlich funktioniert", so Sedlmayer. Oft würden keine klaren Preise genannt, potenzielle Kundinnen und Kunden würden nur vage Versprechen erhalten, die inhaltlich nicht greifbar sind. "Besonders häufig tauchen Schein-Garantien auf, etwa pauschale Bewerber-Garantien oder Geld-zurück-Versprechen, die in der Praxis so gestaltet sind, dass sie kaum greifen", warnt Sedlmayer. "Die wichtigsten Warnsignale sind immer fehlende Transparenz, unrealistische Versprechen sowie mangelnde Klarheit über Kosten und Leistungen."
Auf seriöse Beratung setzen
Dass trotzdem viele Handwerksbetriebe auf unseriöse Anbieter hereinfallen, liegt nicht an ihrer Naivität, sondern ihrer Verzweiflung: "Viele Handwerksunternehmen befinden sich in einem enormen Leidensdruck", so Sedlmayer. "Sie haben bereits viel ausprobiert, kämpfen mit Unterbesetzung, stehen teilweise kurz vor Auftragsablehnungen oder müssen befürchten, den Betrieb nicht mehr langfristig aufrechterhalten zu können." Wenn dann jemand schnelle Lösungen verspreche, entstehe die Hoffnung, die eigene Situation kurzfristig verbessern zu können. "Hinzu kommt, dass viele dieser Agenturen hervorragend im Vertrieb geschult sind", warnt Sedlmayer. "Sie wissen, welche Argumente in Krisensituationen funktionieren und wie sie Unternehmerinnen und Unternehmer emotional erreichen." Wer darauf hereinfällt, ist schnell eine fünfstellige Summe los – ohne dafür eine adäquate Gegenleistung zu erhalten.
Im Unterschied dazu würden seriöse Recruiting Partner mit realistischen Aussagen und klaren Erwartungshaltungen arbeiten, erklärt Personalexperte Sedlmayer. "Sie drängen nicht zum Vertragsabschluss, sondern geben Unternehmen Zeit, eine Entscheidung zu treffen." Zudem würden sie Aufträge ablehnen, wenn sie nicht überzeugt sind, dass sie wirklich helfen können. "Transparenz ist ein zentrales Merkmal", so Sedlmayer. "Seriöse Agenturen erklären exakt, wie ihre Prozesse ablaufen, welche Leistungen im Detail erbracht werden und welche Grenzen es gibt." Auch würden sie offen sagen, wenn bestimmte Profile schwer zu besetzen oder bestimmte Erwartungen unrealistisch seien.
Eine solche klare Kommunikation sei eminent wichtig, betont auch Henning Albers, Gründer und Geschäftsführer der Personalberatung Albers Advisory aus Würzburg. Der Prozess müsse transparent, gut strukturiert und für eine nachhaltige Partnerschaft angelegt sein. "Die Kommunikationspartner müssen bekannt sein und sollten nicht wechseln", so Albers. "Es muss eine klare Zuordnung für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Mandant und Berater geben."
Wichtig sei zudem ein klarer Prozess, die Stellenanforderungen aufzunehmen und in einer transparenten Suchstrategie umzusetzen. Ein Datenschutzverstoß sei kein Kavaliersdelikt, daher sei auch ein geregelter, datenschutzkonformer Umgang mit persönlichen Daten – auch mit Blick auf die Nutzung von KI-Tools – sowie ein faires Vorgehen bei der Ansprache potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten sehr wichtig, sagt Albers. Mit Blick auf die Vertragsbedingungen müssten Kosten, Leistungsbestandteile und Garantiezeiten transparent und klar definiert sein.
Die Arbeitgeberattraktivität steigern
Handwerksbetriebe könnten auch selbst viel dafür tun, um ihre Attraktivität für Bewerbende zu steigern, ohne auf externe Agenturen angewiesen zu sein, betont Personalexperte Sedlmayer. "Ein zentraler Schritt ist es, das Thema Mitarbeitergewinnung ähnlich ernst zu nehmen wie Kundenakquise." Viele Unternehmen investieren viel Zeit in ihr Marketing für Kundschaft, aber kaum in die Frage, warum Menschen gerne bei ihnen arbeiten. "Wichtig ist es daher, herauszufinden, warum Mitarbeitende sich bewusst für den Betrieb entschieden haben", so Sedlmayer. "Eine einfache interne Umfrage kann klären, welche Aspekte besonders wertgeschätzt werden."
Häufig würden die Antworten nicht in materiellen Dingen liegen, sondern in Teamatmosphäre, kurzen Entscheidungswegen oder einer stabilen Arbeitskultur. Diese authentischen Stärken sollten klar kommuniziert werden, rät Sedlmayer. Zudem sollten Betriebe ihre Sichtbarkeit erhöhen und auf zeitgemäße Kanäle setzen, etwa Social Media. "Es braucht dabei keine aufwendigen Produktionen. Authentische Einblicke aus dem Alltag reichen oft aus, um potenzielle Bewerbende anzusprechen", so der Experte.
Personalberater Albers pflichtet ihm bei: "Die beste Werbung für das eigene Unternehmen sind aus meiner Sicht die eigenen Mitarbeiter", betont er. Recruiting fange bereits bei guter Mitarbeiterbindung an, um eine möglichst geringe Fluktuation zu erzeugen und wenige Vakanzen wiederbesetzen zu müssen, sondern sich gänzlich auf die Verstärkung und Ausbau des Teams konzentrieren zu können. "Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit ist das perfekte Employer Branding um geeignete Kandidaten über Empfehlungen zu gewinnen", so der Personalberater.
Nicht nur Gutes zu tun, sondern auch darüber zu reden, sei manchmal schon sehr wertvoll, sagt Albers – egal ob auf der Homepage, auf den eigenen Social Media Kanälen oder auf der nächsten Betriebsversammlung. Und wenn man gerade nicht weiß, wie zufrieden die eigenen Mitarbeitenden sind? "Dies wäre aus meiner Sicht der erste Punkt, dem man nachgehen sollte", betont Personalberater Albers. Denn mitunter können schon einfache Maßnahmen wie eine klarere Kommunikation und ein verbessertes Onboarding dafür sorgen, die Unternehmenskultur zu verbessern – und damit die Attraktivität für potenzielle Bewerberinnen und Bewerber zu steigern.