Zahlungsverkehr Die Rechnung per E-Mail verschicken

Wollen Sie bei der Rechnungsstellung Aufwand und Geld sparen? Dann sollten Sie darüber nachdenken, die Rechnung künftig nicht mehr per Brief, sondern als E-Mail zu versenden. Neue Standards sollen auch Kleinunternehmer überzeugen.

Durch den Rechnungsverkehr per E-Mail könnte das Briefaufkommen deutlich zurückgehen. - © Fotowerk/Fotolia.com

Durch vereinfachte Regeln für den elektronischen Rechnungsaustausch werden viele kleine und mittlere Unternehmen ihre Rechnungen künftig per E-Mail verschicken. Damit das problemlos funktioniert, werden allgemeingültige Standards für Daten- und Dateiformate benötigt. Ein solcher Standard ist "Faktura Base": Er soll den Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern ermöglichen, ohne dass diese individuelle Vereinbarungen treffen müssen.

Durch die erfolgreiche Etablierung des Standards werden folgende Nutzen erwartet:

1. Wirtschaft: Die dem Rechnungseingang nachfolgenden Prozesse können deutlich effizienter gestaltet werden. So können Rechnungen vollautomatisch in die jeweilige Buchhaltungssoftware übernommen und dort teil- oder vollautomatisch verbucht werden. Die gesetzeskonforme geordnete Archivierung kann automatisch erfolgen. Die Effizienzvorteile beim Rechnungs-empfänger werden zu höherer Akzeptanz für den elektronischen Rechnungsaustausch füh-ren und damit erheblich zur Kosteneinsparung beitragen.

2. Finanzverwaltung: Durch die zu erwartende höhere Akzeptanz des elektronischen Rechnungsaustausches und der damit verbundenen strukturierten Archivierung elektronischer Rechnungen sind automatische Prüfmöglichkeiten anwendbar, die zur Reduktion von Prüfungszeiten beitragen.

3. Politik: Der elektronische Rechnungsaustausch trägt durch niedrigere Kosten und verbesserte Prozesse zur Effizienzsteigerung der Gesamtwirtschaft und damit zur Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands bei. Gleichzeitig schont die Abkehr vom Papierversand Ressourcen und fördert nachhaltiges Wirtschaften.

Weitere Informationen zum Thema Faktura Base hat der Branchenverband Bitkom zusammengestellt. Das PDF können Sie kostenfrei hier herunterladen. sg/Bitkom