Reisekosten und Lohnsteuer: Infoschreiben des Bundesfinanzministeriums soll Klarheit schaffen
Von Bernhard Köstler
Die Krux mit dem Frühstück
S eit Jahresbeginn fragen sich viele Betriebsinhaber, wie viel sie ihren Mitarbeitern, z.B. Gesellen auf Montage, für die Übernachtung bei Auswärtstätigkeiten erstatten dürfen. Der Grund: Die Hotelrechnungen sehen seit 1. Januar ganz anders aus. Das Bundesfinanzministerium (BMF) reagiert mit einem Infoschreiben auf die wachsende Verunsicherung und bezieht zu den wichtigsten Besonderheiten für die lohnsteuerliche Behandlung von Übernachtungen Stellung (BMF-Schreiben v. 5. März 2010, Az. IV D 2 - S 7210/07/1003).
Die Hotelrechnungen sehen deshalb anders aus, weil für die Beherbergungsleistungen nunmehr nur noch 7 Prozent Umsatzsteuer fällig werden und für die übrigen Leistungen wie Frühstück oder Internet-Nutzung weiterhin 19 Prozent.
Variante 1 Die Rechnung lautet auf Namen des Arbeitnehmers: Wird in der Rechnung ein Frühstück abgerechnet, muss der Arbeitgeber die Rechnung um 4,80 Euro kürzen und darf den Restbetrag steuer- und abgabenfrei erstatten. Das gilt auch dann, wenn das Frühstück in einem Sammelposten „Servicepauschale“, „Arrangement“ oder „Business-Package“ ausgewiesen ist.
Beispiel: Arbeitnehmer Huber muss anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Hotel übernachten. Er begann seine Dienstreise um 7 Uhr und beendete sie am Folgetag um 19 Uhr. Das Hotel stellt ihm folgende Rechnung:
Übernachtungskosten 90,00 Euro
zzgl. 7 Prozent Umsatzsteuer 6,30 Euro
Business-Package (Frühstück,
Internet, Faxservice)15,00 Euro
19 Prozent Umsatzsteuer2,85 Euro
gesamter Rechnungsbetrag114,15 Euro
Folge: Da die Rechnung auf den Namen des Arbeitnehmers lautet, ist sie wegen des enthaltenen Frühstücks um 4,80 Euro zu kürzen. Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer Huber also 109,35 Euro steuer- und abgabenfrei erstatten (Richtlinie 9.7 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 der Lohnsteuerrichtlinien). Dazu kommen noch die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen.
Vorsicht: Zwar ist für die Leistungen mit 19 Prozent Umsatzsteuer ein Sammelposten erlaubt (z.B. „Business-Package“), sind die Leistungen jedoch eindeutig privat veranlasst, scheidet eine steuerfreie Erstattung aus. So, wenn in dem Sammelposten Wellness- oder Massageleistungen ausgewiesen wären.
Variante 2: Rechnung lautet auf den Namen des Arbeitgebers
Hat der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück gebucht und die Rechnung lautet auf seinen Namen, gibt es eine weitere Möglichkeit, wie das Frühstück lohnsteuerlich behandelt werden kann. Ist ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst und der Arbeitnehmer bezahlt, darf die gesamte Hotelrechnung erstattet werden. Für das Frühstück hat der Arbeitnehmer lediglich einen Sachbezugswert zu versteuern.
Neu: Eine Arbeitgeberveranlassung kann auch vorliegen, wenn der Mitarbeiter dienst- oder arbeitsrechtlich die Übernachtung mit dem Frühstück selbst bucht. Voraussetzung für die Abrechnung mit dem Sachbezugswert ist jedoch, dass die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers lautet und dass entsprechende arbeitsrechtliche Vereinbarungen getroffen worden sind.
Beispiel: Arbeitnehmer Huber hat arbeitsrechtlich mit seinem Arbeitgeber vereinbart, dass er auf dessen Namen selbstständig Hotelbuchungen vornehmen kann. Aufgrund dieser Vereinbarung gilt die Übernachtung mit Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst.
Beispiel: Arbeitnehmer Huber übernachtet anlässlich einer Auswärtstätigkeit in einem Hotel, das sein Chef für ihn gebucht hat. Die Rechnung (siehe Tabelle links unten) lautet auf den Namen seines Arbeitgebers.
Folge: Da die Gewährung des Frühstücks vom Arbeitgeber veranlasst ist, darf dieser Huber die volle Hotelrechnung steuer- und abgabenfrei erstatten. Für das Frühstück ist jedoch ein Sachbezugswert von 1,57 Euro als Arbeitslohn zu versteuern. Lautet die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers, spielt es für diese Vorgehensweise keine Rolle, ob das Frühstück in einem Sammelposten oder einzeln ausgewiesen ist.
Vorsteuerabzug: Die zweite Variante dürfte in der Praxis steuerlich die günstigste sein. Denn nur, wenn die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers lautet, bekommt er vom Finanzamt die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer wieder erstattet. Den Vorsteuerabzug gibt es selbst für den in der Hotelrechnung ausgewiesenen Sammelposten.
Übergangsregelung beachten: Die lohnsteuerlichen Regelungen in dem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums sind ab 1. Januar 2010 anzuwenden. Die Finanzverwaltung beanstandet es aber nicht, wenn die im Schreiben genannten Voraussetzungen bis zu drei Monaten nach Veröffentlichung dieses Schreibens nicht insgesamt gegeben sind.
Arbeitgeber haben also bis 5. Juni 2010 Zeit, firmeninterne und arbeitsrechtliche Vereinbarungen mit ihren Mitarbeitern zu treffen, um die Besteuerung des Frühstücks mit dem Sachbezug auch nach dem 5. Juni 2010 anwenden zu können. Wer die Frühstücksgestellung bisher falsch behandelt hat, kann den Lohnsteuerabzug der vergangenen Monate nach § 41c Abs. 1 EStG berichtigen.
Das BMF-Schreiben v. 5. März 2010 kann kostenlos unter www.bundesfinanministerium.de abgerufen werden, Rubrik „BMF-Schreiben“