Bereits in jedem vierten Unternehmen findet "autonomer Bürokratieabbau" statt – das zeigen Studien des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM). Am Beispiel des Maschinen- und Anlagenbaus wurde nun untersucht, in welchen Bereichen die höchsten bürokratischen Kosten entstehen und wie der psychologische Ärger die Kosten zusätzlich treibt.
Trotz immer neuer politischer Initiativen, Bürokratie abzubauen, klagen die Führungskräfte seit Jahren über eine steigende Belastung durch immer neue Regularien. In jedem vierten Unternehmen findet autonomer Bürokratieabbau statt, da die Führungskräfte nicht mehr in der Lage sind, alle Vorgaben zu erfüllen. Zugleich geben Unternehmer an, die Lust an ihrer unternehmerischen Tätigkeit zu verlieren.
In einer ersten Studie im Jahr 2023 betrachteten Dr. Annette Icks und ihr Forschungsteam die Kostenbelastungen für die Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau durch die bürokratischen Vorgaben auf Bundesebene. In einer weiteren Studie haben die Wissenschaftler des Institus für Mittelstandsforschung (IfM) nun die Belastungen untersucht, die den Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau durch die rund 4.000 Vorgaben auf EU-, Bundes-, Bundesland- und kommunaler Ebene entstehen.
"Psychische Belastung wiegt oft noch schwerer als die finanziellen Kosten"
In Ihrer ersten Studie zu den Bürokratiekosten im Maschinen- und Anlagenbau haben Sie festgestellt, dass die kleinen Unternehmen deutlich mehr unter den Bürokratiekosten leiden als die größeren Unternehmen. Hat sich dies in Ihrer Folgestudie bestätigt?
Dr. Annette Icks: Ja, das hat sich bestätigt: Die Analyse der Bürokratiekosten in unseren Fallbeispielen zeigt, dass die Bürokratiekosten beim kleinsten Unternehmen rund 6,3 Prozent des Jahresumsatzes ausmachen. Bei dem größten von uns untersuchten Unternehmen lagen die Bürokratiekosten hingegen bei rund 1,3 Prozent des Umsatzes.
In welchen Unternehmensbereichen fallen Ihrer Analyse zufolge die höchsten Bürokratiekosten an?
Wir haben festgestellt, dass die höchsten Bürokratiekosten in den Bereichen Arbeitsschutz, Finanzen/Steuer/Zoll und Personal anfallen. Ursächlich hierfür sind meist einzelne gesetzliche Vorgaben. Um einmal drei konkrete Beispiele zu nennen: Im Arbeitsschutz sind es vor allem Kosten für die Arbeitsmittelsicherheit, im Bereich Finanzen/Steuern/Zoll sind die Vorgaben für die Rechnungserstellung/-archivierung sowie die Aufzeichnung von steuerrelevanten Vorgängen für die höchsten Kosten verantwortlich und im Bereich Personal entstehen die bürokratischen Kosten vor allem durch die Arbeitszeiterfassung.
Es liegt also nicht allein an der Anzahl der Vorgaben, die aus einem Ressort kommen, sondern es spielt auch eine Rolle, wie die einzelnen Vorgaben ausgestaltet sind?
Genau. Im untersuchten Zeitraum Mai bis Ende Juli 2024 kamen die meisten Vorgaben zwar aus dem Bundesumweltministerium, die höchsten Bürokratiekosten verursachte aber das Bundesarbeitsministerium.
In einer weiteren Untersuchung haben Sie sich die psychologischen Kosten angesehen, die in den Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus durch Ärger und Frust entstehen. Wie hoch ist dieser Anteil an der gesamten Bürokratiebelastung?
Von der Mehrheit der Befragten im Maschinen- und Anlagenbau werden die psychologischen Kosten, die mit der Erfüllung der Vorgaben verbunden sind, als mindestens ebenso belastend – wenn nicht sogar als belastender – angesehen. Dabei führen Wut und Ärger, aber auch das Gefühl des 'Allein-Gelassen-Seins' mindestens zu einer dauerhaften Belastung. Im schlechtesten Fall hemmt es das Wachstum der Unternehmen.
Wie kann der Bürokratiebelastung nach Ansicht Ihrer Befragten effektiv entgegengewirkt werden?
Die von uns befragten Führungskräfte wünschen sich von der Politik vor allem mehr Vertrauen. Daneben halten sie es für wichtig, dass die unternehmerische Expertise stärker einbezogen wird, um eine größere Verständlichkeit sowie eine möglichst maßvolle Umsetzung von Verordnungen zu erreichen. Auch sollten die Regularien – nicht zuletzt aufgrund des raschen technologischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wandels – stärker auf die Realität abgestimmt werden. fre
Die Studie "Bürokratiekosten von Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau – Folgestudie 2025", die das IfM Bonn im Auftrag der Impuls-Stiftung erstellt hat, finden Sie auf der Internetseite des IfM Bonn, ebenso das Chartbook "Der Umgang von Unternehmen im Anlagen- und Maschinenbau mit Bürokratie".