Den Messeauftritt richtig planen Die fünf größten Fehler bei der Messekommunikation

Ein gelungener Messeauftritt verlangt eine frühzeitige und gut durchdachte Planung. Pressemeldung, Visitenkarten, Kontakte pflegen - es gibt einige Punkte, die beachtet werden sollten.

Für Unternehmen ist der Messeauftritt nach wie vor ein beliebtes Kommunikationsmittel. Neben der Möglichkeit, die eigenen Dienstleistungen oder Produkte zu präsentieren, können Betriebe neue Kontakte sammeln und Interessenten gewinnen. Die erfolgreiche Teilnahme an einer Messe verlangt jedoch eine gut durchdachte Planung. Welche Fehler dabei auftreten können und wie sie am besten vermieden werden.

1. Messeauftritt zu spät ankündigen

Der Geschäftsführer sollte seine Mitarbeiter frühzeitig über den Messeauftritt informieren: Wo und wann findet er statt? Was ist das Motto? Welchem Zweck dient der Besuch der Messe? Die aktualisierten Informationen sollten im Intranet stehen oder am schwarzen Brett aushängen. Im zweiten Schritt werden Partner, Dienstleister, Kunden, Interessenten und die Medien informiert.

2. Mit der Kommunikation zu lange warten

Die Medien beginnen mit der Vorberichterstattung oft sehr früh – im Printbereich zum Beispiel liegen die Redaktionsschlüsse in der Regel drei Monate vor dem Messetermin. Daher gilt es, die Kommunikationsarbeit rechtzeitig zu planen. Dazu gehört beispielsweise das pünktliche Veröffentlichen einer Pressemeldung. Aber auch die Vorbereitung von Pressemappen für Journalisten zählt dazu. Diese stellt man am besten über USB oder als Download auf der Website zur Verfügung. Ebenfalls wichtig ist es, den Messeauftritt über alle Kanäle hinweg zu kommunizieren. Dazu gehört es, Social Media-Posts und Blogbeiträge zu veröffentlichen sowie Einladungen zur Messe vorzubereiten und zum richtigen Zeitpunkt per E-Mail zu versenden.

3. Pressemeldung ohne Nachrichtenwert erstellen

Pressemeldungen sind der ideale Weg, um bereits im Vorfeld auf den Messeauftritt aufmerksam zu machen. Dabei ist der Nachrichtenwert der Pressemeldung besonders wichtig. "Wir sind auch auf der Messe“ genügt nicht. Stattdessen kann zum Beispiel ein neues Produkt oder eine innovative Dienstleistung des Unternehmens vorgestellt werden. Die wichtigen Informationen werden zuerst genannt. Dazu gehören die Eckdaten der Messe wie Name, Datum, Ort sowie Halle und Standnummer. Alle W-Fragen müssen beantwortet werden: Wer, Wo, Wann, Was, Wie? Jede Pressemitteilung sollte außerdem einen Rückverweis zu der Website des Unternehmens beinhalten.

4. Vergessen, Kontakte zu pflegen

Auf einer Messe werden jede Menge neue Kontakte geknüpft. Daher sollte an dem Stand eine Box stehen, in der alle Interessierten ihre Visitenkarten hinterlassen können. Wenn die Messe zur Gewinnung neuer Interessenten genutzt wird, ist es sinnvoll, frühzeitig für nutzwertigen und werbefreien Inhalt – E-Books, Checklisten oder Whitepaper – auf der Unternehmens-Website zu sorgen. Diesen können sich Interessenten herunterladen, sofern sie Name und E-Mail-Adresse angeben. Alternativ kann der Unternehmer die Interessenten auch direkt kontaktieren: Hat sich beispielsweise ein Besucher für ein Produkt interessiert, ist es möglich, diesem ein Whitepaper oder ein Video-Tutorial zuzuschicken, in dem die Funktionsweise erklärt wird. Für eine Zusammenfassung der wichtigsten Trends und Messe-Highlights dürften viele Kontakte dankbar sein .

5. Nachbereitung schleifen lassen

Nach der Messe ist vor der Messe: Eine ordentliche und frühzeitige Nachbereitung des Messeauftritts entscheidet maßgeblich über dessen Erfolg. Werden Interessenten erst Wochen später kontaktiert, ist das in der Regel zu spät – stattdessen gilt, direkt mit der Gewinnung neuer Interessenten zu beginnen. Um die Kommunikation auch nach der Messe aufrechtzuerhalten, ist der gesamte zur Verfügung stehende Inhalt zu nutzen und auf die Interessen abzustimmen. Weiterhin wichtig: Aktiv auf Journalisten zu gehen, die ein Fazit über die Messe schreiben, und ihnen zum Beispiel ein Statement anbieten. Die auf der Veranstaltung gesammelten Daten und Informationen eignen sich wiederum zur Erstellung weiterer Pressemitteilungen, Fachartikel oder Blogbeiträge.