Die 5 goldenen Regeln zur Sicherung und Rettung des Vorsteuerabzugs

Der häufigste Nachzahlungsgrund bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sind fehlerhafte Eingangsrechnungen. Der Prüfer checkt, ob alle notwendigen Rechnungsangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind. Fehlt eine Angabe oder ist diese falsch, kippt beim Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug. Damit das nicht passiert, oder, damit Sie mit effektiven Argumenten gegen die Vorsteuerkürzung vorgehen zu können, gibt die Redaktion der Deutschens Handwerks Zeitung Ihnen die fünf goldene Regeln zum Vorsteuerabzug an die Hand. Von DHZ-Steuerexperte Bernhard Köstler

Die 5 goldenen Regeln zur Sicherung und Rettung des Vorsteuerabzugs

Goldene Regel Nummer 1: Vier-Augen-Prinzip einführen

Vier Augen sehen mehr als zwei. Aus diesem Grund sollten Eingangsrechnungen immer von mindestens zwei Mitarbeitern im Unternehmen auf ihre Vollständigkeit abgeklopft werden. Nur, wenn beide Mitarbeiter zu der Auffassung kommen, dass sämtliche Rechnungsangaben in der Rechnung aufgeführt sind, sollte die Rechnung geblichen werden.

Praxis-Tipp: Sollten die Rechnungsangaben unvollständig oder fehlerhaft sein, sollte die Zahlung erst geleistet werden, wenn eine berichtigte Rechnung des Rechnungsausstellers vorliegt. Ergänzen Sie die Rechnung selbst um die fehlenden Angaben, wird das Finanzamt das für den Vorsteuerabzug nicht akzeptieren.

Folgende Rechnungsangaben sollte eine Rechnung enthalten, damit das Finanzamt den Vorsteuerabzug akzeptiert:

Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,

die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

das Ausstellungsdatum

eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,

das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts , sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,

den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Goldene Regel Nummer 2: Bei Zweifeln für Nachweise sorgen

Zugegeben, an manchen Angeboten kommt ein Handwerker einfach nicht vorbei. Doch bietet ein neuer Geschäftspartner seine Leistungen weit unter dem üblichen Preisniveau an, ist Vorsicht angesagt. Zwar ist es sein Problem, wenn er seine Umsätze dem Finanzamt verschweigt. Doch fliegt der Schwindel auf, kann das auch zu Ihrem Problem werden. Dann nämlich, wenn das Finanzamt die Rechnungen Ihres Geschäftspartners wegen fehlerhafter Rechnungsangaben als unwirksam einstuft und Ihnen den Vorsteuerabzug versagt.

Um Ihren Vorsteuerabzug zu retten, obwohl der leistende Unternehmer beispielsweise ein Scheinunternehmer war (die Leistung wurde tatsächlich von einer anderen Person erbracht), sollten Sie folgende Vorsichtsmaßnahmen treffen:

Lassen Sie sich eine Kopie der Gewerbeanmeldung, des Personalausweises des Unternehmers aushändigen.

Besuchen Sie Ihren Geschäftspartner in dessen Büroräumen und notieren Sie schriftlich, wann Sie sich die Räumlichkeiten angesehen haben.

Bitten Sie um einen Nachweis, dass der Unternehmer umsatzsteuerlich bei einem Finanzamt steuerlich erfasst ist.

Praxis-Tipp: Sollte sich trotz Ihrer intensiven Bemühungen herausstellen, dass es sich bei dem Rechnungsaussteller um einen Scheinunternehmer handelte, können Sie vorgeben, arglistig getäuscht worden zu sein. In diesem Fall kommt möglicherweise ein Erlass aus Billigkeitsgründen in Frage. Das bedeutet im Klartext: Das Finanzamt erstattet die Vorsteuer bzw. verzichtet auf die Rückzahlung der bereits an Sie ausbezahlten Vorsteuer (BFH, Urteil v. 30. April 2009, Az.: VR 15/07).

Goldene Regel Nummer 3: Setzen Sie auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs

Fehlt einer Eingangsrechnung eine der notwendigen Rechnungsangaben des § 14 Umsatzsteuergesetz, sind die Finanzämter meist rigoros und kippen den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger. Doch manchmal schießen die Prüfer des Finanzamts übers das Ziel hinaus. Hoffnung bringt nun ein unternehmerfreundliches Urteil des Europäischen Gerichtshofs.

In dem Streitfall erhielt ein Unternehmer eine Rechnung von einer Baufirma. Das Finanzamt erstattete zunächst die Vorsteuer. Bei einer Betriebsprüfung kippte der Prüfer jedoch den Vorsteuerabzug, weil das Datum der Leistungserbringung falsch war. Der Unternehmer legt noch während der Prüfung eine berichtigte Rechnung vor. Doch auch diese stufte das Finanzamt als fehlerhaft ein – diesmal, weil die Rechnungsnummer falsch war. Folge: Mit der Rückzahlung der Vorsteuer wurden noch Zinsen fällig.

Richter in Spendierlaune

Doch die Richter des Europäischen Gerichtshofs beurteilten diesen Fall anders. Die Richtlinie 2006/112 verbietet es nicht, fehlerhafte Rechnungen zu berichtigen, so die Richter. Das bedeutet im Klartext: Formfehler sind heilbar und eine nicht fortlaufende Rechnungsnummer ist kein Hindernis für den Vorsteuerabzug. Die Europäischen Richter gehen sogar noch einen Schritt weiter. Wird die berichtigte Rechnung nach Ergehen des Änderungsbescheids vorgelegt, soll sogar auf Festsetzung von Nachzahlungszinsen verzichtet werden (EuGH, Urteil v. 15. Juli 2010, Az.: C 368/09).

Tipp: Stellt ein Prüfer also fest, dass eine Rechnung fehlerhaft ist, sollte noch vor Abschluss der Prüfung eine berichtigte Rechnung vorgelegt werden. Besteht der Prüfer dennoch auf die Kürzung des Vorsteuerabzugs, ist auf das aktuelle Urteil des Europäischen Gerichtshofs hinzuweisen. Beeindruckt den Prüfer das auch nicht, sollte der Sachverhalt bei einer übergeordneten Behörde angebracht werden.

Goldene Regel Nummer 4: Pochen Sie auf Ihre Rechte beim Vorsteuerabzug

Enthalten Rechnungen nicht alle notwendigen Abgaben oder sind diese fehlerhaft, ist das Finanzamt besonders streng und versagt den Vorsteuerabzug bzw. fordert die bereits erstattete Vorsteuer wieder zurück. Doch manchmal schießen die Betriebs- oder Lohnsteuerprüfer über das Ziel hinaus. Die wichtigsten Infos über Ihre Rechte und welche Maßnahmen Ihren Vorsteuerabzug retten können lesen Sie in der Tabelle am Ende des Textes.

Goldene Regel Nummer 5: Beachten Sie alle Stolpersteine und beherzigen Sie die notwendigen Vorgaben zum Vorsteuerabzug

Da Finanzbeamte bei nur kleinen Mängeln in Eingangsrechnungen den Vorsteuerabzug in Frage stellen, sollten Sie sämtliche Vorgaben beherzigen und darauf achten, die typischen Stolpersteine zu umgehen. Hier die wichtigsten Infos:

Ist-Versteuerung: Lagen die Umsätze des Vorjahres nicht über 500.000 Euro, darf ein Unternehmer beim Finanzamt die Ist-Versteuerung beantragen. Danach muss er die Umsatzsteuer aus seinen Ausgangsrechnungen erst dann an das Finanzamt zahlen, wenn seine Kunden ihre Rechnungen begleichen. Auf den Vorsteuerabzug hat die Ist-Versteuerung jedoch keinen Einfluss. Der Vorsteuerabzug steht einem Unternehmer unabhängig von der Zahlung zu dem Zeitpunkt zu, an dem er die Rechnung in den Händen hält.

Fax: Geht eine Rechnung als Papier-Fax ein, spricht nichts gegen einen Vorsteuerabzug. Bei Erhalt eines Computer-Faxes ist wiederum eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich (OFD Chemnitz, Verfügung v. 21. August 2006, Az.: S 7287a – 1/1 – St 23).

Rechnungsnummer: Egal, welche Rechnungsnummer der Rechnungsaussteller wählt (Datum, Buchstabenkürzel, Zahlenkombination), das Finanzamt darf den Vorsteuerabzug nie versagen. Der Vorsteuerabzug ist nur dann verloren, wenn gar keine Rechnungsnummer auf einer Eingangsrechnung zu finden ist.

Zurückbehalt: Enthält eine Rechnung fehlerhafte Angaben, die den Verlust der Vorsteuer auslösen würden, darf die Zahlung bis zur Zusendung einer berichtigten Rechnung zurückbehalten werden. Steht einem Unternehmer aus einer Rechnung jedoch kein Vorsteuerabzug zu (z. B. umsatzsteuerfreie Leistung, Rechnungsempfänger ist Kleinunternehmer), hat er kein Zurückbehaltungsrecht.

Elektronisch: Für auf elektronisch übermittelte Rechnungen gibt es nur dann einen Vorsteuerabzug, wenn diese mit einer qualifizierten Signatur versehen sind (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 und Abs. 2 UStG) und wenn der Inhalt der elektronischen Rechnung nach Erhalt nicht mehr abänderbar ist.