Dokumentations- und Ablagesysteme Dem Chaos im Büro den Kampf ansagen

Wer sein Büro mit System führt, spart sich Zeit, Geld und Nerven – dazu gehört aber etwas Disziplin. Fundament aller Ordnung ist ein gutes Dokumentations- und Ablagesystem. Mit diesem Tipps bekommen Sie Übersicht und System ins analoge und digitale Bürochaos.

Barbara Oberst

Es geht uns doch allen so. Man ist noch mit einer Sache beschäftigt, da kommt schon die nächste herein. Im besten Fall macht man sich dann eine Notiz irgendwo. Später findet man diesen Zettel auf dem überquellenden Schreibtisch nie mehr. Christa Muschert hat viel Verständnis für die Probleme von Handwerkern.

Immer den Notizblock zur Hand

Als freiberuflicher Coach und betriebswirtschaftliche Beraterin bei der Handwerkskammer Region Stuttgart trifft sie ständig auf Unternehmer, denen die Büroarbeit über den Kopf wächst. Bis zu sechs Wochen im Jahr, so schätzt sie, verbringen Handwerker allein mit Suchen! "Mit einem entsprechenden System lässt sich diese Zeit komplett einsparen", sagt Muschert.

Christa Muschert

Fundament aller Ordnung ist ein gutes Dokumentations- und Ablagesystem: "Alles, was ich bespreche und vereinbare, notiere ich. Alles, was ich notiere oder was von außen hereinkommt, ordne ich sofort ein", erklärt Muschert das Grundprinzip. Ziel ist, dass kein Papier mehrmals angefasst werden muss und nichts mehr verloren geht. Das Ablagesystem besteht aus mehreren Elementen: Im tagesaktuellen Eingangskörbchen landen alle Aufgaben, die nicht sofort, aber noch an diesem Tag bearbeitet werden sollen. Alles Übrige kommt in eine Terminmappe.

Dasselbe gilt für digitale Unterlagen: Im Maileingang bleiben nur die Aufgaben, die noch am selben Tag erledigt werden. Alle anderen werden auf Termin geschoben. "Wichtig ist, dass die Terminkalender im Mailsystem und auf Papier miteinander abgeglichen werden. Am einfachsten geht das mit einem Smartphone", stellt die Beraterin fest. Für das Problem, dass kleine Notizzettel leicht verschwinden, hat Muschert ein einfaches System entwickelt: Sie steckt jeden Zettel in eine Klarsichthülle und legt diese dann wie oben beschrieben im Ablagesystem ab.

Das Eisenhowerprinzip

Das Eisenhowerprinzip
	dringend	nicht dringend
wichtig	sofort selbst erledigen	Aufgaben exakt terminieren und persönlich erledigen
nicht wichtig	an kompetente Person delegieren	Papierkorb

Bei der Entscheidung, welche Aufgabe wie einzuordnen ist, hilft das Eisen­howerprinzip, benannt nach dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890–1961): Wichtige und dringliche Aufgaben erledigt der Chef persönlich und sofort, weniger Dringliches legt er in die Terminmappe, die er konsequent abarbeitet. Was dringlich, aber nicht ganz so wichtig ist, sollte der Chef delegieren. Der Rest kann in den Papierkorb.
Ein zweites System hilft bei der Ein-schätzung, wie wichtig eine Sache ist:

• A-Aufgaben sind solche, mit denen sich Geld verdienen oder einsparen lässt,
• B-Aufgaben lohnen sich, verursachen aber deutlich mehr Aufwand.
• Bei C-Aufgaben stehen Aufwand und Ertrag in so ungünstigem Verhältnis, dass sie abgelehnt werden sollten.

Eine absolute A-Aufgabe ist nach An-sicht von Christa Muschert die Rech-nungsstellung. Wer hier zu lange war-tet, weil er Unterlagen nicht wiederfin-det, gefährdet die Liquidität des eige-nen Betriebs. Dabei lassen sich mit einem entsprechenden Ablagesystem auch hier die Abläufe deutlich vereinfachen.

"Jeder Betrieb sollte einen eigenen Ordner für Auftragseingänge anlegen, den er chronologisch nach Monaten aufbaut. Jeder Auftrag bekommt darin eine einzelne Mappe. Hier heftet man alles, was mit dem Auftrag zu tun hat, sofort nach Eingang ab: Von Lieferantenrechnungen über Stundenzettel bis hin zu Reporten", so die betriebswirtschaftliche Beraterin.

Alle Unterlagen beisammen

Ist der Auftrag erledigt, kann die Person, die für die Büroarbeit zuständig ist, das ganze Paket zur Hand nehmen und sofort die Rechnung schreiben. Alle Unterlagen liegen kompakt beieinander, und wenn sich alle Beteiligten an die Regel gehalten haben, dass auch mündliche Vereinbarungen notiert und abgelegt werden, müssten alle Punkte klar sein. Eine Kopie der fertigen Rechnung sollte der Bearbeiter in einem Ordner "offene Rechnungen" ablegen, der gleichfalls nach Monaten unterteilt ist. Für jeden Freitag steht im Terminkalender die Aufgabe "Kontoauszüge prüfen".

Bezahlte Rechnungen sortiert der Bearbeiter dann in einen entsprechenden Ordner ein, Außenstände bemerkt er sofort und kann das Mahnverfahren beginnen. Es lohnt sich also, das eigene Büro umzustellen: Man spart sich Zeit, Geld und Nerven.