Geschäftsbriefe rechtsverbindlich und sicher per E-Mail versenden, das soll mit der sogenannten De-Mail möglich sein. Das Gesetz dazu wurde im Jahr 2009 beschlossen, nun haben die ersten Anbieter ihre Zulassung bekommen. Das neue Verfahren soll helfen Kosten zu sparen und gleichzeitig einen neuen Sicherheitsstandard bei der elektronischen Post gewährleisten.
Pünktlich zur IT-Messe Cebit ist es soweit und die ersten drei Anbieter des verbindlichen und vertraulichen elektronischen Briefs haben ihre Zulassung bekommen. Die Unternehmen Deutsche Telekom, T-Systems und Mentana-Claimsoft dürften nun mit der Einführung der sogenannten De-Mail beginnen, sagte Bundesinnenminister Hans-Peter Friedrich (CSU) bei seinem Messebesuch in Hannover.
Damit können auch Handwerksbetriebe ihren Briefverkehr umstellen, wenn sie auch Papier und Druckkosten verzichten wollen und gleichzeitig eine rechtliche Absicherung bei der Geschäftspost benötigen. Gerade in der Kommunikationen mit Kunden, bei der Erledigung der Buchführung oder wenn eine Beweisführung der Kommunikation beispielsweise für gerichtliche Verfahren nötig ist, soll die De-Mail gute und sichere Möglichkeiten bieten.
"De-Mail in die Breite bringen"
Das De-Mail-Gesetz wurde bereits im Jahr 2009 beschlossen und nun für die Betriebe zur Anwendung kommen können. "Wir müssen Schlüsseltechnologie wie De-Mail in die Breite bringen", sagte Friedrich.
Eine De-Mail sieht aus wie eine E-Mail und setzt auch eine Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort bei einem Webportal voraus. Die Vertrauenswürdigkeit ergibt sich aus der sicheren Anmeldung: Nur derjenige, dem das "Konto" zugeordnet ist, darf es nutzen.
De-Mail-Dienstleister (Provider) müssen staatlich zugelassen sein. Es besteht aber Wahlfreiheit: Eine unverbindliche Kommunikation, bei der beispielsweise kein Wert auf Vertraulichkeit gelegt wird, kann weiterhin durch die herkömmliche und ungesicherte E-Mail geführt werden.
In manchen Fällen, beispielsweise zur gültigen Vereinbarung einer Bürgschaft, ist die eigenhändige Unterschrift (Schriftform) verpflichtend. Verbürgt sich beispielsweise der demnächst aus dem aktiven Berufsleben scheidende Heizung-Lüftung-Sanitär-Unternehmer für seinen das Unternehmen fortführenden Junior gegenüber dem die neuen Maschinen zur Verfügung stellenden Lieferanten, reicht die De-Mail nicht aus. Stattdessen muss seine maßgebliche Bürgschaftserklärung durch eine qualifizierte elektronische Signatur - gibt es bereits seit Längerem oder im herkömmlichen Verfahren durch eigenhändige Unterschrift versehen werden.
Verträge per Mail auch mit Kunden im Ausland
Die elektronische Abwicklung von bislang handschriftlich geschlossenen Verträgen ist nun mithilfe von De-Mail-Zugangsbeweis und Verhinderung des Mitlesens durch Dritte (und qualifizierte elektronische Signatur - Einhaltung der Schriftform) medienbruchfrei möglich.
De-Mail-Dienstleister können alle Unternehmen aus der Europäischen Union sein, so dass auch Handwerksunternehmen und deren Kunden die De-Mail sowohl im In- als auch im Ausland nutzen können. Beispielsweise kann ein Schreinerunternehmen im Berchtesgadener Land mit seinem Kunden in Österreich mithilfe von De-Mails rechtssicher Verträge abschließen.
Neben der Medienbruchfreiheit ist hier aber, wie bei herkömmlich geschlossenen Verträgen, das maßgebliche Recht zu beachten: deutsches und in manchen Fällen österreichisches Recht. Eine De-Mail ist also zwar eine deutliche Erleichterung für in- und ausländische Kundenbeziehungen, sagt aber insbesondere nichts über die einschlägigen vertragsrechtlichen Beziehungen aus. dhz
Was Sie aus steuerlicher Sicht bei der De-Mail beachten sollte, lesen Sie hier .