Rund um die Uhr erreichbar, ständig in Entscheidungen eingebunden und kaum Raum für strategische Arbeit: Viele Chefs sind im Hamsterrad gefangen, überladen sich selbst mit Arbeit – und gefährden damit ihre Gesundheit und auch die Zukunft ihres Betriebs. Wie man sein Unternehmen durch verändertes Führungsverhalten zurück auf Erfolgskurs bringen kann.
Mitarbeiter auf Trab bringen, Kunden besser managen, mehr Aufträge akquirieren, Umsätze steigern: Als Olaf Ringeisen Anfang der 2000er-Jahre den elterlichen Malerbetrieb übernahm, stürzte er sich in Arbeit. Sieben-Tage-Wochen, ab fünf Uhr im Büro, kein Urlaub, ständiger Stress und Dauererschöpfung waren die Folgen. Und unternehmerisch lief es trotzdem nicht rund: Ringeisen nahm zu viele und zu große Aufträge an – und der Betrieb geriet in Liquiditätsengpässe. Er hatte sich selbst in eine Situation manövriert, die viele Handwerksunternehmer kennen: Sie arbeiten gefühlt rund um die Uhr – und trotzdem läuft es nicht. Die Mitarbeitenden sind unzufrieden, die Familie fordert mehr Zeit ein, die Kunden haben Sonderwünsche und der Papierkram stapelt sich im Büro. Jeder will etwas vom Chef, der hat irgendwann keine Zeit und Nerven mehr übrig. "Die finanzielle Krise war eigentlich mein Glück", sagt Ringeisen rückblickend. "Denn dadurch musste ich handeln und einsehen, dass das Problem bei mir selbst lag."
Der Chef als ständiger Notfallknopf
Rund um die Uhr erreichbar, ständig in Entscheidungen eingebunden und kaum Raum für strategische Arbeit: Viele Unternehmer und Führungskräfte fühlen sich wie ein lebendiger Notfallknopf. Doch wenn Chefs sich selbst mit Arbeit überladen und das Tagesgeschäft ohne sie nicht funktioniert, steckt meist mehr dahinter als bloßer Ehrgeiz. "Dauerverfügbarkeit ist kein Zeichen von Stärke, sondern ein Warnsignal für strukturelle Defizite" sagt Michaela Goll, die als Consultant Geschäftsführer und Führungskräfte dabei unterstützt, ihre Teams wirksam zu führen. "Eine Person hat nur 24 Stunden am Tag Zeit. Wenn weiteres Wachstum erfolgen soll, ist der Chef immer der Flaschenhals."
Denn was passiert, wenn der Chef mal im Urlaub ist oder krank? Entweder es bleiben wichtige Dinge liegen – oder er muss auch dann arbeiten, wenn er sich eigentlich erholen sollte. Dies sei ein deutliches Zeichen für einen unzureichenden Umgang mit Ressourcen, betont Goll. "Tagesgeschäft und To-dos steuern den Chef und nicht der Chef steuert ein System, mit dem er Ergebnisse produzieren kann. Er und somit das Unternehmen sind fremdgesteuert." Ein solches System könne sehr schnell zusammenbrechen, warnt die Expertin. "Der Stresspegel ist sehr hoch und das führt zu gesundheitlichen Belastungen bis hin zum Herzinfarkt."
Erster Schritt erfordert Mut: So geht's
Wichtig sei es daher, rechtzeitig Hilfe anzunehmen, betont Baha Meier-Arian, Gründerin und Geschäftsführerin der Privatpraxis für Business- & Charakter-Coaching für Führungskräfte und Unternehmer. "Der erste Schritt, über den eigenen Schatten zu springen und Hilfe zu suchen, erfordert Selbstreflexion und den Mut, Schwächen zuzugeben." Es sei dabei wichtig zu verstehen, dass Unterstützung keine Schwäche, sondern ein Schlüssel zur persönlichen und beruflichen Entwicklung sei, so die Expertin. "Die Anerkennung, dass man Hilfe benötigt, ist ein Zeichen von Stärke, besonders für Unternehmer, Führungskräfte und Manager, die oft den Druck haben, alles im Alleingang zu bewältigen." Die gezielte Suche nach Experten in relevanten Bereichen ermögliche es, effektivere Entscheidungen zu treffen und persönliches Wachstum zu fördern, so Meier-Arian.
Michaela Goll pflichtet ihr bei. Sie rät Unternehmen und ihren Führungskräften zu einem schrittweisen Vorgehen, um den Ausweg aus der vertrackten Situation zu finden, dass alles über den Schreibtisch des Chefs laufen muss. Zunächst gelte es, Standards und Prozesse zu definieren: Es gehe darum, festzulegen, "wann wo was passieren soll", so die Unternehmensberaterin. Hilfreiche Instrumente dafür könnten Checklisten, Vorlagen und Erklärungen sein. "So wissen die Mitarbeitenden, wie der ideale Ablauf ist und wie sie mit Themen umgehen können. Das gibt Sicherheit." Im nächsten Schritt sei es wichtig, Mitarbeitende auf Prozesse zu schulen und ihnen Stück für Stück mehr Verantwortung zu übertragen. "Sie müssen wissen, für was sie verantwortlich sind und wie sie Aufgaben erledigen können", erläutert Goll. Dann gelte es, eine Führungssystematik im Unternehmen zu etablieren, die Chefs dazu befähigt, Mitarbeitende so zu führen, dass sie motiviert sind, Verantwortung übernehmen – und der Chef sich umgekehrt auf sein Team verlassen kann. Es gehe darum, ein "eigenverantwortliches Team aufzubauen, das mitdenkt", so die Management-Expertin.
Neue Zeit sinnvoll nutzen
Die so frei werdenden Kapazitäten können Führungskräfte zum einen für strategische Arbeit nutzen – etwa um kaufkräftigere Kunden und gute Mitarbeitende zu gewinnen oder Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Auch im direkten Kontakt mit den Kunden ist die Zeit gut investiert – denn dadurch lässt sich auf Dauer die Kundenzufriedenheit steigern. "Wichtig ist aber auch, pünktlich Feierabend zu machen und Zeit zu haben, um einfach mal etwas für sich zu machen", betont Goll. Denn das hebt die Laune – "und ein gut gelaunter Chef motiviert das ganze Team".
So sieht es auch Thomas Graber, Bauunternehmer und Management-Berater für Handwerksunternehmer: In seinem Buch "MeTime – eine Philosophie für mehr Lebensqualität" beschreibt er, wie Unternehmer lernen können, sich im Chef-Alltag wieder mehr um sich selbst zu kümmern. "In vielen Unternehmen ist schon viel erreicht, wenn die Chefs verstehen: Es ist nichts Verwerfliches daran, Freiräume für sich selbst zu schaffen und mal die eigenen Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen", sagt Graber. "Das ist kein unnötiger Luxus. Es ist sogar eine wichtige Pflicht des Unternehmers, Strukturen zu schaffen, in denen sich niemand permanent selbst überfordert und in denen jeder das tut, was er am besten kann. Auch und vor allem der Unternehmer selbst." Nur wer als Chef selbst effizient, sortiert und professionell organisiert arbeite, könne auch von anderen erwarten, so zu handeln.
Malermeister Ringeisen nahm die Hilfe eines Business-Coaches in Anspruch, um für sich selbst herauszufinden, wie er eigentlich in Zukunft arbeiten wollte – und er fand einen Ausweg aus der vertrackten Situation, indem er seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Verantwortung übertrug. Gemeinsam mit seinem Team entwickelte er ein Konzept dafür, die Abläufe, Strukturen und den Informationsfluss im Betrieb effizienter zu gestalten und die Verantwortung auf mehr Schultern zu verteilen. Durch die Veränderung seines Führungsverhaltens – weg von der Einstellung, alles selbst machen zu müssen, hin zu mehr Verantwortung für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – schaffte er es, den Familienbetrieb zurück auf den Erfolgskurs zu bringen.
Wie Dauerverfügbarkeit von Chefs Unternehmen hemmt
Management-Expertin Michaela Goll hat fünf Schwachpunkte ausgemacht, die die Dauerverfügbarkeit von Chefs in den betroffenen Betrieben nach sich zieht:
1. Dauerbelastung und Überarbeitung: Wenn alles über den Schreibtisch des Chefs läuft, ist dieser überlastet – und das hat gesundheitliche Folgen, vom Burnout bis zum Herzinfarkt. Niemand außer dem Chef kann richtig Fragen beantworten, kein anderer ist in der Lage, Themen wirklich zu klären und zu lösen – das hemmt auf Dauer das Wachstum.
2. Verlust an Produktivität und Kundenzufriedenheit: Normalerweise wachsen Mitarbeitende mit ihren Aufgaben. Wenn sie nicht selbst Verantwortung übernehmen (müssen), dauert es länger, bis sie produktiv sind. Zugleich müssen Kunden länger warten, wenn allein der Chef kompetente Auskünfte geben kann – darunter leidet die Kundenzufriedenheit.
3. Kultur von Misstrauen und fehlende Struktur: Wer alles selbst entscheidet, signalisiert seinen Mitarbeitenden, dass er ihnen nichts zutraut – das verschlechtert auf Dauer die Unternehmenskultur. Zugleich ist es ein Zeichen von fehlender Struktur im Betrieb – denn es gibt dann auch kein System, das Mitarbeitende digital ausbildet und befähigt.
4. Antrainierte Verantwortungslosigkeit: Die permanente Kontrolle durch den Chef sorgt dafür, dass den Mitarbeitenden die Eigenverantwortung abtrainiert wird. Dadurch sinkt die Motivation und die Fehlerquote steigt – denn die Mitarbeitenden denken nicht mehr mit, weil das ja der Chef tut.
5. Verlust von Wettbewerbsfähigkeit: Wettbewerber, die professioneller aufgestellt sind, ziehen vorbei: Sie bekommen bessere Mitarbeitende, können diese halten – und weiter wachsen, weil diese Verantwortung übernehmen und der Chef sich auf die Weiterentwicklung des Unternehmens fokussieren kann.