Tool für bessere Mitarbeitergespräche "Das beste Personalgespräch ever"

Bei Jahresgesprächen berichten Chefs oft einseitig von ihrer Sicht der Dinge. Was den Mitarbeiter umtreibt und welche Veränderungen er wünscht, wird in den meisten Fällen nicht systematisch erfasst. Hier setzt das "Visuelle Mitarbeitergespräch" an. Ein Handwerksbetrieb berichtet von seinen ersten Erfahrungen.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, seine Angestellten zu binden. Regelmäßige Personalgespräche helfen dabei. - © OneLineStock.com - stock.adobe.com

Im Januar stehen bei Uwe Bischoff traditionell Personalgespräche mit seinen knapp 25 Angestellten an. Zwölf Jahre lang war der Ablauf bei Müller Welt Kontaktlinsen in Stuttgart immer derselbe: Geschäftsführer Bischoff blickte gemeinsam mit seinen Mitarbeitern auf das abgelaufene Geschäftsjahr zurück, sprach über deren Entwicklung und bewertete diese. Abschließend gab er noch einen Ausblick, was er im kommenden Jahr erwartet.

Lange Zeit sah Bischoff keinen Anlass, an diesem Ablauf zu rütteln. Doch dann geriet seine komfortable, stabile Personalsituation ins Schlingern. Die Pandemie, mehrere Schwangerschaften in der Belegschaft, ein familienbedingter Wegzug von zwei langjährigen Mitarbeiterinnen und parallel die Erweiterung der Geschäftsräume in eine weitere Etage schlugen auf das Betriebsklima.

In dieser Zeit wurde Bischoff auf ein Angebot der baden-württembergischen Handwerkskammern zur Mitarbeiterbindung aufmerksam. Durch ein "Visuelles Mitarbeitergespräch" – kurz VisMa – sollen Arbeitgeber erfassen können, was ihre Mitarbeiter umtreibt und welche Lösungsansätze sie sehen. Es stellt somit ein Instrument dar, das die Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft steigern und die Mitarbeiterbindung stärken kann. Eine besonderes Merkmal von VisMa ist es, dass die Informationen strukturiert erfasst werden.

Was ist VisMa?

VisMa gibt es seit letzten Jahres und wurde im Rahmen der Personaloffensive Handwerk 2025 gemeinsam mit dem Institut für Betriebsführung (itb) speziell fürs Handwerk entwickelt. Statt allein die Leistung der Mitarbeiter zu beurteilen, holen Chefs mit VisMa auch eine Bewertung der betrieblichen Situation ein, erklärt Sandra Krüger, Leiterin der Personaloffensive Handwerk 2025. Mithilfe von zehn Themenkarten priorisieren die Angestellten Punkte wie finanzielle Anreize, Führung, oder berufliche und persönliche Entwicklung. Auf einer Bewertungsskala können die Beschäftigten dann eintragen, wie gut die einzelnen Punkte ihrer Ansicht nach im Betrieb umgesetzt sind.

"Das beste Personalgespräch ever"

Durch die Einbindung von VisMa drehte Bischoff also den Spieß um. Wie gewohnt bewertete er im gemeinsamen Gespräch den Arbeitnehmer, zusätzlich wurden nun aber auch er und sein Betrieb beurteilt. Das Feedback sei super gewesen, einige hätten die Unterhaltung als "das beste Personalgespräch ever" empfunden. Bischoff selbst war ebenfalls begeistert: "Den Mitarbeiter so strukturiert zu Wort kommen zu lassen, das kannte davor noch keiner."

Wie funktioniert VisMa?

Das virtuelle Mitarbeitergespräch gibt es digital und gedruckt als Toolbox. Bei der Print-Version sind zehn Karten mit verschiedenen Themenfeldern sowie eine Skala zur Einordnung enthalten. Die Vorderseite der Karte benennt einen Überpunkt, auf der Rückseite wird dieser ausführlich beschrieben. Das Tool ist für Handwerksbetriebe aus Baden-Württemberg kostenfrei. Betriebe in dieser Region können VisMa bei der zuständigen Handwerkskammer anfragen und erhalten in Form einer Kurzberatung eine Handlungsempfehlung für die Durchführung.

Digitale Version

Die Digitale-Version hat denselben Aufbau, hier werden die Karten digital am Bildschirm gezogen. Der Vorteil dieser Version ist die Auswertungsmöglichkeit. In einem Balkendiagramm sieht der Arbeitgeber die einzelne und durchschnittliche Bewertung aller Eingaben. "Daran erkennt der Arbeitgeber direkt seinen größten Handlungsbedarf", sagt Krüger. Sie empfiehlt die Hybrid-Nutzung: "Mit den Karten und der Skala hat der Mitarbeiter etwas für die Augen und zum Anfassen. Er kann die Karten immer wieder hin und her schieben. Eintragen wird das Ergebnis dann online. Die Auswertung kann dann lokal archiviert oder ausgedruckt werden."

Uwe Bischoff, Geschäftsführer von Müller Welt Kontaktlinsen in Stuttgart - © MÜLLER WELT Kontaktlinsen Stuttgart GmbH

Ergebnisse unterschieden sich nach Alter

Bischoff habe die Antworten bei seinen Gesprächen sofort bei sich in den Computer eingegeben. Die Print-Version sei dabei neben dem Mitarbeiter gelegen. Sein Fazit nach allen Auswertungen: "Älteren Mitarbeitern sind Gesundheitsthemen wichtig, den jüngeren eher das Gehalt und die Arbeitszeit. Vieles, was Bischoff schon vor dem Gespräch vermutete, wurde bestätigt. "Trotzdem sieht man bei einzelnen Mitarbeitern, dass man sie nicht richtig eingeschätzt hat." Die Auswertung zeige zudem, dass die Punkte "Führung" und "Kommunikation" für viele eine sehr hohe Priorität haben. Dass die Führung ein wichtiges Thema ist, war dem Geschäftsführer klar, aber dass es von seinen Mitarbeitern so wichtig angesehen wird, hatte er nicht erwartet. Nach den Gesprächen habe Bischoff sich diese Punkte nochmal genauer angesehen und auch externe Hilfe gesucht.

Durch Personalgespräche könne man Fehlentwicklungen frühzeitig entgegenwirken und Mitarbeiter binden, denkt Bischoff. Auch für seine zukünftigen Gespräche plant er, den Mitarbeitern die Bewertungsmöglichkeit zu bieten.