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Tools von Skype bis Trello Coronavirus und Home Office: Diese Tools erleichtern die Arbeit

In diesen Tagen schicken immer mehr Betriebe ihre Mitarbeiter nach Hause. Überall dort, wo es möglich ist, soll auch im Handwerk von zu Hause gearbeitet werden. Damit das reibungslos klappt, braucht es die richtigen Tools.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets Coronavirus

Selbstständigen im Handwerk und deren Angestellten wird es nach Möglichkeit empfohlen, in Zeiten der Coronavirus-Krise von zu Hause zu Arbeiten. Das ist leider nicht in allen Handwerksberufen machbar. Wo es aber geht, schützt das Home Office die eigene Gesundheit und die der Kollegen im Betrieb. Doch wie kann man vom heimischen Schreibtisch produktiv arbeiten? Und wie funktioniert die Kommunikation mit den Kollegen ohne persönlichen Kontakt? Dazu braucht es neben einem VPN-Zugang für den Firmenserver auch die passenden Programme auf dem Rechner.

Team-Messenger statt E-Mail

Wer einen direkten Draht zu den Kollegen braucht, sollte einen Chatdienst auf den Rechnern installieren. Gegenüber der E-Mail ist die Kommunikation schneller und teamorientierter.

Microsoft Teams

Zu den bekanntesten und beliebtesten Messenger-Diensten zählt Microsoft Teams. Betriebe, die ohnehin schon die Office-365-Suite mit Microsoft Office und Skype auf ihren Firmen-Notebooks installiert haben, können automatisch auch das integrierte Microsoft Teams nutzen. Neben dem Desktop-Programm bietet Microsoft alternativ auch eine Web-App an. So lässt sich mit den Zugangsdaten von jedem Gerät auf Microsoft Teams zugreifen. Neben der kostenpflichtigen Version im Paket mit Office 365 gibt es auch eine kostenlose Variante. Diese bietet allerdings einen eingeschränkten Funktionsumfang.

Wie der Name schon vermuten lässt, lassen sich im Messenger von Microsoft bestimmte Teams für die Kommunikation anlegen. So kann zum Beispiel ein einzelner Chat für eine spezielle Abteilung oder Projektgruppe im Unternehmen eingerichtet werden. Das stellt gegenüber dem E-Mail-Verkehr sicher, dass nur wirklich relevante Informationen im Chat landen und die Selektion wegfällt. Das spart Aufwand und wertvolle Zeit. Auch Personen außerhalb des Unternehmens, zum Beispiel Partner oder Kunden, können bei Bedarf in den Chat eingeladen werden.

Über verschiedene Registerkarten lassen sich nicht nur Beiträge teilen, sondern auch Dateien. In einem Team können je nach Bedarf bis zu 200 Kanäle angelegt werden, um thematische Kategorien zu schaffen. Zudem ist es möglich, einzelnen Chatmitgliedern persönliche Nachrichten zuzusenden, die dann auch nur der betreffenden Person angezeigt werden. In den Chatkanal können auch Informationen von externen Diensten wie zum Beispiel Facebook oder Twitter eingebunden werden. Konferenzen und Meetings lassen sich mit Microsoft Teams ebenfalls realisieren. Rufnummern von Mitgliedern aus dem Chat können direkt über den Dienst angewählt werden.

Auch Videotelefonie ist möglich. Anderen Mitglieder des Chats wird dabei angezeigt, dass gerade ein Meeting stattfindet und die Personen entsprechend zur Zeit nicht verfügbar sind. So lässt sich nachvollziehen, warum eine Antwort zum Beispiel nur verzögert kommt. Meetings können auch aufgezeichnet werden, wenn sie zum Beispiel wichtige Informationen für Kollegen enthalten. Sie lassen sich über Microsoft Streams anderen zur Verfügung stellen. Weiterhin bietet Microsoft Teams die Option, verschiedene Bots für die Zusammenarbeit zu nutzen. Über diese lassen sich Termine planen, Abstimmungen vornehmen oder Personen im Unternehmen suchen.

Hangouts Chat

Googles Alternative zu Microsoft Teams ist Hangouts Chat. Es ist ein Teil von Googles kostenpflichtiger G Suite und als solcher kompatibel mit diversen anderen Diensten aus dem Google-Universum. Ob der Cloud-Speicher Google Drive, der E-Mail-Dienst Gmail oder Google Docs – alle Anwendungen lassen sich kombinieren. Das Tool ist sozusagen eine erweiterte Variante des klassischen und kostenlosen Hangouts, dass nicht mehr weiterentwickelt wird. Die Funktionen von Hangouts Chat ähneln denen von Microsoft Teams. Wer ein Smartphone mit Googles Betriebssystem Android hat, kann die Funktionen von Hangouts Chat auch besonders bequem von unterwegs nutzen. Die App ist aber auch in Apples App Store verfügbar. Zurzeit werden 28 Sprachen und bis zu 8.000 Mitglieder in einem Chatroom unterstützt.

Slack

Eine weitere Alternative ist Slack. Zwischenzeitlich hatte Microsoft sogar überlegt Slack für acht Milliarden Dollar aufzukaufen, sich aber dann doch für die Weiterentwicklung seiner eigenen Dienste entschieden. Auch hier sind es nur Feinheiten, die den Messenger-Dienst vom Wettbewerb unterscheidet. Für kleine Betriebe wie sie es hauptsächlich im Handwerk gibt, dürfte die kostenlose Version von Slack ausreichen. In größeren Unternehmen mit vielen Abteilungen und Projektgruppen empfiehlt sich jedoch der Griff zur kostenpflichtigen Version mit einem größeren Funktionsumfang.

Ob Microsoft Teams, Google Hangouts Chat oder Slack – die drei Platzhirsche bieten alle eine gute Grundlage für die Firmenkommunikation im Home Office. Wer unentschlossen ist, sollte zunächst einmal die kostenlosen Versionen herunterladen und testen, welche Bedienoberfläche am meisten zusagt.  

Videogespräche mit den Kollegen

Betriebe, die gar kein umfangreiches Kommunikationstool unter den Mitarbeitern benötigen, können sich auch auf ein simpleres Tool wie Skype oder Zoom beschränken, die vor allem für Video-Chats geeignet sind.

Skype von Microsoft ermöglicht das kostenlose Telefonieren zwischen angemeldeten Kunden über das Internet. Auch Videotelefonie ist über das Internet kostenlos möglich. Wer über die Skype-Anwendung auf dem Computer eine Festnetz- oder Handynummer anrufen will, kann das mit der Funktion „SkypeOut“ gegen Gebühr ebenfalls. Auch eingehende Anrufe von Festnetz- und Mobiltelefonen lassen sich über eine zusätzlich erworbene Skype-Festnetztelefonnummer entgegennehmen. Über den Skype-Chat lassen sich zudem Textnachrichten versenden und mit Anhängen versehen wie das von WhatsApp bekannt ist.

Eine Alternative für Webkonferenzen und Webinare ist das Tool Zoom. Bei der Organisation einer Konferenz wird ein Moderator festgelegt, der dann weitere Teilnehmer an der Konferenz zuschalten kann. Das Ganze funktioniert über einen zugesendeten Zugangslink. Über die Webcams an den Notebooks der Teilnehmer wird die Videoansicht im Meeting organsiert. Derjenige Teilnehmer, der gerade einen Wortbeitrag leistet, wird im Bild groß angezeigt. Neben der kostenfreien Version von Zoom bietet die kostenpflichtige Variante die Möglichkeit, Konferenz mit mehr als 100 Teilnehmern und einer Länge von mehr als 40 Minuten abzuhalten. Für die meisten Handwerksbetriebe dürfte damit die kostenlose Version ausreichen.

Projekte aus Home Office steuern

Auch während der Home-Office-Zeit ist es wichtig zu planen, wer welche Aufgaben erledigt und wann Projekte schließlich fertiggestellt werden. Denn die Kunden der Handwerksbetriebe dürfen auch in der aktuellen Ausnahmesituation nicht allein gelassen werden. Aufträge sollten so weit wie möglich eingehalten und Terminverschiebungen von Aufträgen rechtzeitig mitgeteilt werden.

Ein passendes Tool dafür ist Trello. Für kleine Gruppen dürfte in vielen Betrieben im Handwerk die kostenlose Variante ausreichen. Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter oder auch Mitarbeitergruppen können in Listen, Boards und Karten angezeigt und verwaltet werden. Um den Aufgabenstatus von der Angebotserstellung beim Kunden bis zur Rechnungsstellung im Blick zu behalten bietet Trello etwa Checklisten und einen Terminplaner.

Deutsche Alternativen

Auch deutsche Anbieter bieten interessante Programme für die Arbeit im Homeoffice nach deutschen Datenschutzstandards. Das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool Factro ist zum Beispiel eine Alternative zu Trello und in der Basisversion kostenlos verfügbar.

Das Berliner Start-up Tool Time bietet derweil eine cloudbasierte Software, die Handwerkern hilft Betriebsabläufe zu beschleunigen. Über den Desktop-Computer und mobile Geräte kann auf alle Kunden- und Termindaten zugegriffen werden. Ausgeführte Leistungen lassen sich per Kamera und Text dokumentieren. Angebot- und Rechnungsstellung sind ebenfalls mit wenigen Klicks möglich. In Zeiten der Corona-Krise steht die Software für zwei Monate kostenfrei zur Verfügung. Alle Einrichtungsgebühren werden erstattet.

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