Digitalisierte Geschäftsprozesse stehen in kleinen und mittelständischen Unternehmen immer mehr an der Tagesordnung. So gennannte E-Commerce-Projekte gewinnen in Betrieben zunehmend an Bedeutung. Bei der Planung von E-Commerce-Projekten ist eine Checkliste von Vorteil.
Für eine kontinuierliche Weiterentwicklung müssen E-Commerce-Lösungen flexibel sein und ausreichend den individuellen Geschäftsprozessen sowie den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
Unternehmer sollten sich grundsätzlich die Frage stellen, ob es sich um ihre erste E-Commerce-Aktivität handelt. Darüber hinaus muss zuerst hinterfragt werden, welche Bedeutung dieser Vertriebskanal hat und ob der zukünftige Web-Shop Teil einer Online-Strategie ist.
Auf dieser Grundlage ist es ratsam, Kundensegmente, das Warenangebot, Dienstleistungen und geplante Umsatzhöhe näher zu betrachten. Empfehlenswert ist ein "Kick-off-Workshop“ mit allen beteiligten Abteilungen des Unternehmens, bei dem Wünsche und Vorstellungen erfasst und zu lösende Probleme angesprochen und analysiert werden.
Die richtige Technologie für E-Commerce
Auch im digitalisierten Arbeitsalltag basieren E-Commerce-Projekte auf Software-Lösungen. Entscheidende Kriterien für eine Standard- oder individuell angepasste E-Commerce-Software-Lösung sind Flexibilität und Individualität.
Hier bietet sich eine Mietlösung von E-Commerce-Software an. Diese nennt sich auch „Software as a Service (SaaS) und ist ein Teilbereich des immer populärer werdenden Cloud Computing. Die Software wird bei dieser Lösung von einem externen IT-Dienstleister betrieben. Alternativ dazu kann sich die entsprechende Technologie auch gekauft werden. Der Vorteil für Unternehmen: Mit der regelmäßigen Aktualisierung der Software haben sie in den meisten Fällen nichts zu tun. Das bleibt Aufgabe des zuständigen IT-Unternehmens.
Schnittstellen und Integration
Will man im E-Commerce erfolgreich sein, so sollte man alle Geschäftsprozesse durchgängig auf den Online-Kanal ausrichten. Eine große Rolle spielen hierbei standardisierte Schnittstellen sowie eine einfache Integration und Synchronisierung vor- und nachgelagerter Systeme wie Zahlungsabwicklung oder Logistik. Standards lassen sich nämlich nicht nur mit bestehenden Shop-Systemen kombinieren, sondern erlauben auch den Wechsel von Partnern und bieten somit Unternehmen die notwendige Flexibilität.
Projektsteuerung
Wichtig bei der Planung von E-Commerce-Projekten: ein fester Ansprechpartner im Unternehmen. Er steht im Mittelpunkt des Projektes, nimmt Anfragen in Empfang, formuliert Aufträge und gibt sie an die jeweiligen Experten weiter. Darüber hinaus erteilt er Auskunft über die gegenwärtige Lage und achtet auf die Einhaltung des Budgets.
Neben dem Vorhandensein eines Experten ist es für die Planung von E-Commerce-Projekten vorteilhaft, "K.-o.-Kriterien“ zu identifizieren. Es muss der Frage nachgegangen werden: Welche Faktoren können das Projekt gefährden? Auf diese Weise können mögliche Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Zusätzliche Überlegungen
E-Commerce-Projekte, wie beispielsweise Online-Shops, erfordern eine juristische Betreuung. Die Aufgaben eines Anwalts gehören das Erstellen von rechtssicheren AGBs sowie die Beratung beim datenschutzkonformen Umgang mit Kundendaten und die steuerliche Behandlung von Umsätzen.
Sobald der Shop rechtlich abgesichert ist und die Qualitätssicherung erfolgreich war, ist der Weg für online frei. Ab hier gehört das Warten leider dazu. E-Commerce-Projekte brauchen ausreichend Zeit, um Akzeptanz bei den Verbrauchern zu gewinnen. Hektische Änderungen sollten ganz vermieden werden.
Kurz-Checkliste im Überblick
Basisfragen:
- Ist das geplante E-Commerce-Projekt die erste Aktivität im Online-Bereich? Wenn nein, wer kann ggf. E-Commerce-Kompetenz beitragen?
- Welche Bedeutung hat der E-Commerce als Absatzkanal für das Unternehmen?
- Welche Geschäfts- und Unternehmensprozesse sind involviert?
- Welche Internet-Vertriebskanäle sollen bedient werden (z. B. eigener Shop, Auktions- oder Verkaufsplattformen)?
Erste Planungsschritte:
- Projektziele müssen klar definiert werden
- Vorstellungen, Wünsche und Probleme müssen im Unternehmen erfasst werden.
- Eine grobe Kostenplanung muss aufgestellt werden.
- Die Erstellung eines (unter Umständen sehr detaillierten) Lastenheftes
- Projektziele müssen klar definiert werden
- Vorstellungen, Wünsche und Probleme müssen im Unternehmen erfasst werden.
- Eine grobe Kostenplanung muss aufgestellt werden.
- Die Erstellung eines (unter Umständen sehr detaillierten) Lastenheftes.
Technologie und Partner
- Festlegung auf eine Standard- oder eine individuelle Lösung
- Grundlegende Entscheidung zwischen Miete oder Kauf
- Auswahl eines Technologiepartners (Spezialist oder Full-Service-Agentur)
- Inwieweit lassen sich vor- und nachgelagerte Systeme wie Zahlungsabwicklung, Logistik und Kundenservice in das System einbinden
- Rechtliche Absicherung und Betreuung
- Detaillierte Kostenplanung (z.B. Betrieb und Wartung)
Projektorganisation
- Aufgabenverteilung durch einen Projektverantwortlichen, der in allen Fragen rund um das E-Commerce-Projekt Auskunft geben kann
- Festlegung von Meilensteinen
- Zeitplanung und Überwachung einzelner Projektabschnitte cle