Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist kein Hexenwerk. Wer als Handwerksbetrieb weiß, wie man die Kennzahlen liest, erkennt früh, wo der Betrieb Geld verdient oder verliert. Welche Spalten wirklich zählen, wo Fallstricke lauern.
Die BWA – eine Abkürzung für viele verschiedene Auswertungen
Es gibt die BWA an sich nicht. In der Regel verfügen Buchhaltungssoftware über zahlreiche Funktionen, die eine Analyse und Steuerung des Unternehmens ermöglichen. Allgemein wird der Begriff BWA jedoch für eine bestimmte Art der Auswertung verwendet: die Erfolgsauswertung des Unternehmens.
Allgemein bekannt sind zum Beispiel insbesondere die Erfolgsauswertung der DATEV ("kurzfristige Erfolgsrechnung") oder die Erfolgsauswertung von Haufe-Lexware, "Kostenstatistik I", genannt. Je nach Buchhaltungssoftware können sich die Gliederung und der Aufbau der Erfolgsauswertungen unterscheiden. Meist sind die Abweichungen aber nur geringfügig. Unternehmen sollten bei der Ausgabe der Erfolgs-BWA immer auch den Kontennachweis mit anzeigen lassen, damit die Zusammensetzung der einzelnen BWA-Positionen nachvollziehbar ist.
BWA als Erfolgsauswertung – ein schneller Überblick über die Ergebnisentwicklung
Vereinfacht gesagt, handelt es sich bei betriebswirtschaftlichen Erfolgsauswertungen um Gewinn- und Verlustrechnungen für die unterjährigen Zeiträume. Bei diesem Aspekt blicken zahlreiche Unternehmen allerdings häufig lediglich auf das ermittelte vorläufige Ergebnis der Firma. Die BWA ermöglicht es Unternehmen, schnell die unterjährige Ergebnisentwicklung zu überblicken und eine detaillierte Analyse anhand von Kennzahlen vorzunehmen.
Gliederung einer Erfolgsauswertung: Absolute Werte und Kennzahlen
Bei gängigen Buchhaltungsprogrammen sind die Erfolgsauswertungen in zwei Bereiche unterteilt. Links finden sich die Erträge und Aufwendungen des jeweiligen Auswertungszeitraums (Monat, Quartal, Wirtschaftsjahr), rechts die Berechnungen für das komplette bisherige Jahr als aufsummierte Werte.
| Auswertungsmonat | Summe bis Ende Auswertungsmonat | |||||||||
| Bezeichnung BWA-Posten | Betrag in Euro | % | % | % | Aufschlag | Betrag in Euro | % | % | % | Aufschlag |
| Gesamt- leistung | Gesamt- kosten | Personal- kosten | Gesamt-leistung | Gesamt-kosten | Personal-kosten | |||||
| Umsatzerlöse | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … |
| Bestandsveränderung Fert. Erz./Unfert. Erz. | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … |
| Aktivierte Eigenleistungen | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … |
Jeder Bereich ist in mehrere Spalten unterteilt. Dabei folgen auf die Auflistung der absoluten Eurobeträge die sogenannten Kennzahlenspalten (zum Beispiel % Gesamtleistung, % Gesamtkosten, % Personalkosten und Aufschlag).
Gliederung einer Erfolgsauswertung: BWA-Positionen
Die erste Spalte einer Erfolgsauswertung enthält die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens. Diese werden – je nach zugrundeliegendem Buchhaltungsprogramm – zu bestimmten Posten zusammengefasst und um diverse Zwischenergebnisse ergänzt. Je nachdem, welche Software ein Betrieb verwendet, kann die jeweilige Erfolgsauswertung von der unten aufgeführten Mustergliederung abweichen.
| Bezeichnung BWA-Posten | |
| Umsatzerlöse | |
| Bestandsveränderung Fert. Erz./Unfert. Erz. | |
| Aktivierte Eigenleistungen | |
| Gesamtleistung | <- Zwischenergebnis |
| Material-/Wareneinsatz | |
| Rohertrag | <- Zwischenergebnis |
| Sonstige betr. Erlöse | |
| Betriebl. Rohertrag | <- Zwischenergebnis |
| Personalkosten | |
| Raumkosten | |
| Betriebliche Steuern | |
| Versicherungen/Beiträge | |
| Fahrzeugkosten | |
| Reisekosten und Werbekosten | |
| Kosten Warenabgabe | |
| Abschreibungen | |
| Reparatur/Instandhaltung | |
| sonstige Kosten | |
| Gesamtkosten | <- Zwischenergebnis |
| Betriebsergebnis | <- Zwischenergebnis |
| Zinsaufwand | |
| Sonstiger neutr. Aufwand | |
| Neutraler Aufwand Gesamt | <- Zwischenergebnis |
| Zinserträge | |
| Sonstige neutr.Erträge | |
| Neutraler Ertrag Gesamt | <- Zwischenergebnis |
| Ergebnis vor Steuern | <- Zwischenergebnis |
| Steuern Einkommen und Ertrag | |
| Vorl. Ergebnis | <- Zwischenergebnis |
Wichtige Zwischenergebnisse
Zwischenergebnis Gesamtleistung
Das erste aufgeführte Zwischenergebnis "Gesamtleistung“ setzt sich zusammen aus den folgenden Positionen: Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen der fertigen und unfertigen Erzeugnisse sowie aktivierte Eigenleistungen – sprich aus der Summe aller vom Unternehmen erbrachten Leistungen, sei es für Dritte, sei es für die Lagerproduktion oder zur Erstellung von Eigenleistungen.
Zwischenergebnis Rohertrag/Betrieblicher Rohertrag
Der Rohertrag eines Unternehmens ergibt sich aus der erbrachten Gesamtleistung abzüglich des eingesetzten Material- bzw. Warenverbrauchs. Für den betrieblichen Rohertrag wird die Gesamtleistung noch um sonstige betriebliche Erlöse ergänzt, die in den meisten Buchhaltungsprogrammen beispielsweise aus Erträgen aus Privatnutzungen bestehen.
Der Rohertrag ist eine interessante Größe, um festzustellen, wie viel der gesamten betrieblichen Leistung nach Abzug des für viele Unternehmen bedeutendsten Postens, dem gebuchten Material- und Warenverbrauch bzw. Material-/Wareneinkauf, noch zur Deckung von weiteren Kosten übrigbleibt.
Zwischenergebnis Gesamtkosten
Das Zwischenergebnis Gesamtkosten wird oft falsch interpretiert. Hier sind in der Regel nicht alle Kosten, sondern nur die Kosten ab dem Gliederungspunkt "Personalkosten" zusammengefasst. Kosten für Waren, Material oder neutralen Aufwendungen sind in dieser Größe standardmäßig nicht enthalten.
| Bezeichnung BWA-Posten |
| … |
| Personalkosten |
| Raumkosten |
| Betriebliche Steuern |
| Versicherungen/Beiträge |
| Fahrzeugkosten |
| Reisekosten und Werbekosten |
| Kosten Warenabgabe |
| Abschreibungen |
| Reparatur/Instandhaltung |
| sonstige Kosten |
| Gesamtkosten |
| … |
Zwischenergebnis Betriebsergebnis
An dieser Stelle finden Betriebe das Ergebnis aus ihrer betrieblichen Kerntätigkeit, den operativen Gewinn, also ohne den Einfluss von Steuern, neutralen Aufwendungen und neutralen Erträgen.
Zwischenergebnis Vorläufiges Ergebnis
Diese Größe wird von Unternehmen häufig als einziger Posten der BWA geprüft. Hierbei handelt es sich um das vorläufige, sich nach dem Stand der Buchführung ergebende Ergebnis. Doch Achtung: Da BWAs oft keine Buchungen wie Abschreibungen, jährliche Zinszahlungen etc. enthalten, kann dieses Ergebnis aufgrund von Jahresabschlussbuchungen vom tatsächlichen Ergebnis laut GuV im Jahresabschluss abweichen.
Kennzahlenspalten: Schnelle Analyse der Unternehmenszahlen
Neben den absoluten Eurobeträgen der genannten Gliederungsposten beinhaltet die Erfolgs-BWA ebenso standardmäßig vier Kennzahlenspalten:
- % Gesamtleistung,
- % Gesamtkosten,
- % Personalkosten und
- Aufschlag.
In diesen Spalten werden Beträge der Erfolgsauswertung in Bezug zur jeweiligen namensgebenden Bezugsgröße, die mit 100 Prozent festgesetzt wird, angegeben.
| % | % | % | Aufschlag |
| Gesamtleistung | Gesamtkosten | Personalkosten | |
| Das Zwischenergebnis Gesamtleistung ist Bezugspunkt für die Kennzahlen in dieser Spalte. | Die Zwischenergebnis Gesamtkosten ist Bezugspunkt für die Kennzahlen in dieser Spalte. | Die Größe Personalkosten ist Bezugspunkt für die Kennzahlen in dieser Spalte. | Die Größe Material-/Wareneinsatz ist Bezugspunkt für die Kennzahlen in dieser Spalte. |
Beispiele zur Interpretation von Kennzahlen
Gesamtleistungskennzahlen
| Betrag in Euro | % | |
| Gesamtleistung | ||
| Umsatzerlöse | 50.0000,00 | 100,00 |
| Bestandsveränderung F/U Erz | 0,00 | |
| Aktivierte Eigenleistungen | 0,00 | |
| Gesamtleistung | 50.000,00 | 100,00 |
| … | … | |
| Betriebsergebnis | 3.000,00 | 6,00 |
Der Wert von 6,00 Prozent in der Zeile Betriebsergebnis/Spalte Gesamtleistung zeigt, wie hoch der Anteil des Betriebsergebnisses an der betrieblichen Gesamtleistung (die in diesem Beispiel nur aus Umsatzerlösen besteht) ist.
Das heißt, von den Umsatzerlösen bleiben 6,00 Prozent als Ergebnis aus dem betrieblichen Kerngeschäft übrig.
Gesamtkostenkennzahlen
| Betrag in Euro | % | |
| Gesamtkosten | ||
| Personalkosten | 5.000,00 | 31,95 |
| Raumkosten | 1.200,00 | 7,67 |
| Betrieblich Steuern | 50,00 | 0,32 |
| Versicherungen/Beiträge | 250,00 | 1,60 |
| Fahrzeugkosten | 750,00 | 4,79 |
| Reisekosten und Werbekosten | 800,00 | 5,11 |
| Kosten Warenabgabe | 200,00 | 1,28 |
| Abschreibungen | 2.000,00 | 12,78 |
| Reparatur/Instandhaltung | 400,00 | 2,56 |
| sonstige Kosten | 5.000,00 | 31,95 |
| Gesamtkosten | 15.650,00 | 100,00 |
In der Zeile Gesamtkosten sind die Gesamtkostenbestandteile aufsummiert. Die Werte in der Spalte % Gesamtkosten zeigen also die Anteile der jeweiligen Kostenarten an den Gesamtkosten an. So bestehen die Gesamtkosten beispielsweise zu 31,95 Prozent aus Personalkosten.
Personalkostenkennzahlen
| Betrag in Euro | % Personalkosten | |
| Gesamtleistung | 50.000,00 | 1.000,00 |
| … | … | … |
| Personalkosten | 5.000,00 | 100,00 |
Der Wert von 1.000,00 Prozent in der Zeile Gesamtleistung/Spalte % Personalkosten beschreibt, dass mit einem Einsatz von 5.000,00 Euro (= 100 Prozent) das 10-fache an Gesamtleistung erbracht wurde. Das heißt anderes ausgedrückt, mit 1,00 Euro Personalkosten konnten die Angestellten eine Gesamtleistung von 10,00 Euro erwirtschaften. Unternehmen können diesen Wert über einige Auswertungsperioden beobachten und somit einen Eindruck über die Produktivität der Angestellten erhalten.
Aufschlagskennzahlen
| Betrag in Euro | Aufschlag | |
| Material/Wareneinsatz | 30.000,00 | 100,00 |
| … | … | … |
| Rohertrag | 20.000,00 | 66,67 |
Die Kennzahl Aufschlag dient zur Überprüfung der Kalkulationsgrundlagen von Betrieben. Sie zeigt, wie hoch der Aufschlag auf den Material-/Wareneinsatz ist. Auf Waren im Wert von 1,00 Euro wurde in diesem Beispiel also 0,67 Euro aufgeschlagen.