Kann eine vom Finanzamt angekündigte Betriebsprüfung verschoben werden? Was sollten Betriebsinhaber vorab klären, wenn die Prüfung in den Räumen des Steuerberaters stattfinden soll? Und welches Verhalten empfiehlt sich während der Prüfung? Diese Antworten helfen, Geld zu sparen.
Der Termin für die Betriebsprüfung steht fest, aber der Betriebsinhaber hat an diesem festgelegten Tag und in den Wochen danach keine Zeit dafür – was jetzt? Eigentlich müsste er Unterlagen für den Prüfer des Finanzamts heraussuchen und ihm Rede und Antwort stehen. Tatsächlich kann der Betriebsinhaber eine Verschiebung des Prüfungsbeginns und der Prüfung beantragen.
Dazu sollten dem Prüfer die Gründe für die Zeitnot geschildert werden (Urlaubszeit, akute Erkrankung des Betriebsinhabers, Krankheit des Buchhalters, wichtiger Auftrag oder aktuell: Opfer von Hochwasser). Der Antrag auf Verschiebung der Prüfung ist an keine bestimmte Form gebunden. Ein einfaches Schreiben genügt.
Sollte der Prüfer die Bitte um Verschiebung des Prüfungsbeginns ablehnen, kann auch ein Gespräch mit seinem Vorgesetzten geführt werden. Vielleicht hat dieser mehr Verständnis für die zeitlich angespannte Situation.
Praxis-Tipp: Oftmals finden selbstständige Handwerker in der Prüfungsanordnung eine Rechtsbehelfsbelehrung und legen Einspruch gegen den festgelegten Prüfungsbeginn ein. Dies ist nur dann zu empfehlen, wenn der Prüfer auf den Antrag auf Verschiebung des Prüfungsbeginns nicht reagiert oder diesen ablehnt. Ein Einspruch bedeutet für beide Seiten viel Bürokratie und Papierkram und kann das Prüfungsklima schon vor dem eigentlichen Beginn negativ beeinflussen. Das sollte unbedingt vermieden werden.
Prüfung beim Steuerberater oder im Finanzamt
Viele Selbstständige arbeiten rund um die Uhr. Daher passt die Betriebsprüfung nie so richtig. Die Verschiebung des Prüfungsbeginns kann jedoch nicht unbegrenzt beantragt werden. Irgendwann wird das Finanzamt daher vorschlagen, die Prüfung entweder in den Räumen des Steuerberaters oder in den Räumen des Finanzamts zu beginnen. Hier wird der Prüfer die Buchhaltungsdaten in Papierform oder in digitaler Form prüfen und seine Fragen stellen.
Für die Prüfung im Finanzamt fallen keine zusätzlichen Kosten an. Sollte die Prüfung jedoch in den Räumlichkeiten des Steuerberaters stattfinden, empfiehlt es sich unbedingt, die Honorarfrage für diese Leistung des Steuerberaters im Vorfeld zu klären. Ansonsten kann die Rechnung des Steuerberaters für die umfassende Betreuung des Finanzamt-Prüfers zur bösen Überraschung werden.
Pflicht zur Vorlage von Geschäftsunterlagen
Nach Beginn der Prüfung ist der Betriebsinhaber zur Mitwirkung verpflichtet. Er muss Belege vorlegen oder Fragen des Prüfers beantworten. Fehlt dazu die Zeit, sollte eine Fristverlängerung zur Vorlage der Unterlagen oder zur Beantwortung der Fragen gestellt werden. Denn wer die Fragen des Prüfers unkommentiert lässt und auf Fragen, Anfragen oder Mahnungen des Prüfers nicht reagiert, riskiert irgendwann ein Verzögerungsgeld. Es ist daher unbedingt ratsam, immer zu reagieren und im Zweifelsfall eine Fristverlängerung zu beantragen.
Praxis-Tipp: Wird es dem Prüfer zu bunt, wenn seine Fragen über längere Zeit ignoriert werden, kann er ein Verzögerungsgeld festsetzen. Das Fatale an dieser Strafe: Einmal festgesetzt, muss es ohne Wenn und Aber gezahlt werden. Das gilt selbst dann, wenn die angeforderten Unterlagen oder Antworten dem Prüfer nachträglich vorgelegt werden. Einmal festgesetzt, kann das Verzögerungsgeld nicht mehr zurückgezogen werden.
Salami-Taktik nicht immer die beste Lösung
Nun könnte man meinen, dass der Prüfer irgendwann das Handtuch wirft und mit seiner Prüfung aufhört, wenn der Betriebsinhaber seinen Pflichten während der Prüfung nur zögerlich nachkommt. Doch genau das Gegenteil dürfte der Fall sein. Wartet der Prüfer auf Unterlagen oder Antworten zu Fragen, hat er mehr Zeit, sich neue Prüfungsfelder zu suchen. Im Zweifel kann das zur Aufdeckung von noch mehr Fehlern führen und damit zu höheren Steuernachzahlungen.