Durch Routinen können sich Fehler in den Betriebsablauf einschleichen, die sich ständig wiederholen. Wer die Scheuklappen ablegt, kann neue Ideen umsetzen und produktiver werden. Wie Sie Ihren Betrieb von der Betriebsblindheit heilen.
Es war im Jahr 1974, als ein junger Kodak-Ingenieur mit einer echten Innovation auf seine Vorgesetzten zukam: Er hatte eine Digitalkamera erfunden, die erste ihrer Art weltweit. Doch das Management des Fotografie-Weltkonzerns erkannte die Chancen nicht, die diese Erfindung mit sich brachte. Das sei eine nette Spielerei, befand man in der Konzernzentrale in Rochester im US-Bundesstaat New York – und verfolgte diesen Weg nicht weiter. Anfang der 2000er-Jahre zogen Firmen wie Sony, Nikon und Canon mit eben jenen Digitalkameras am Marktführer für analoge Fotografie vorbei. Kodak musste Insolvenz anmelden und verschwand praktisch vom Markt.
Kodak wurde Opfer einer in erfolgreichen Unternehmen weitverbreiteten Krankheit: der Betriebsblindheit. Auch Handwerksbetriebe sind bisweilen davon betroffen: Wer lange in einem bestimmten Bereich arbeitet, neigt dazu, mit der Zeit Fehler oder Mängel zu übersehen, die dort auftreten. Vorgänge und Situationen werden nicht mehr neu beurteilt, sondern aufgrund der Routine einfach beibehalten – man hat es schließlich schon immer so gemacht und war damit in der Vergangenheit auch erfolgreich. Die Gefahr dabei ist, dass man in seinen Routinen so sehr gefangen ist, dass sinnvolle Neuerungen ausgeblendet werden – und das Unternehmen dadurch seine Zukunftsfähigkeit aufs Spiel setzt.
Routinen sind gut – gehören aber regelmäßig auf den Prüfstand
"Um Betriebsblindheit vorzubeugen, sollte man die eigene Arbeitssituation und -weise regelmäßig überprüfen", rät Julia Hoch, Management-Professorin an der California State University Northridge (CSUN) in den USA. Da es schwer sei, sich selbst objektiv einzuschätzen, sei es sinnvoll, Situationen regelmäßig im Team kritisch zu hinterfragen und zu reflektieren. "Dadurch können Abläufe und Strukturen verändert werden", so die Expertin. Wichtig ist es dann aber, Veränderungen auch zuzulassen und anzunehmen: "Routinierte Abläufe sind praktisch, geben Sicherheit und sie sind angenehm, weil man so arbeiten kann, wie man es gewohnt ist", erklärt Hoch. "Will man sich die Betriebsblindheit bewusst machen, ist dies jedoch kontraproduktiv."
Eine Routine muss per se nichts Schlechtes sein. Sie ist erstmal eine Handlung, deren Ablauf man tief verinnerlicht hat und über den man nicht nachdenken muss. Wer sich über Jahre eine gute Arbeitsweise angeeignet hat und die benötigten Vorgänge quasi im Schlaf beherrscht, profitiert davon – und zeigt, dass er ein solides Fundament seiner Arbeit aufgebaut hat. Die Schattenseite ist jedoch, dass die Routine den Blick auf Neues verstellt. Wenn es beispielsweise seit 20 Jahren im Unternehmen Usus ist, dass jeden Tag um 11 Uhr neue Angebote per Fax versendet werden, denkt man nicht groß darüber nach, weil sich dieser Vorgang eingebrannt und jahrelang bewährt hat. Dabei übersieht man mitunter, dass es zwischenzeitlich effektivere Möglichkeiten gibt – und vergibt dadurch unternehmerische Chancen. Denn Routinen sind etwas Starres: Man hält an Gewohnheiten fest, weil man das schon immer so gemacht hat oder weil es eben seit 20 Jahren so funktioniert – und läuft Gefahr, seinen eigenen kleinen Kodak-Moment zu erleben.
Betriebsblindheit in der Handwerksbäckerei: Der übersehene Keimherd
Mitunter können eingeschliffene Abläufe für handfeste Probleme sorgen, weil sie etwa Arbeitsunfälle begünstigen, da auf bestimmte Sicherheitsvorkehrungen verzichtet wird, weil diese über die Jahre in Vergessenheit geraten sind. Oder sie können sogar eine Gefahr für die Kunden darstellen. So war es etwa bei Georg N., einem alteingesessenen Handwerksbäcker aus der Nähe von Würzburg. Er war eigentlich der Auffassung, sehr hygienisch zu arbeiten. Er achtete darauf, dass die Mitarbeiter in der Backstube Haarnetze trugen und regelmäßig die Hände wuschen, sorgte dafür, dass sämtliche Arbeitsflächen mehrmals am Tag desinfiziert wurden und dass die Türklinken regelmäßig gereinigt wurden. Doch dann öffnete ihm ein Lebensmittelkontrolleur die Augen – und machte einen Keimherd aus: Die Lichtschalter in der Backstube und auf den Mitarbeitertoiletten waren verdreckt, sie waren über Jahre nicht mehr gereinigt worden. Wer sie berührte, verbreitete die Keime weiter – da konnte man vorher noch so gründlich seine Hände gewaschen haben. Der Mangel ließ sich leicht abstellen, doch der Vorfall öffnete dem Bäckermeister die Augen: Er hatte jahrelang aus Betriebsblindheit etwas Offensichtliches übersehen, weil er in seinen Routinen gefangen gewesen war.
"Durch Routine kann man Scheuklappen entwickeln", bringt es Management-Professorin Hoch auf den Punkt. "Dadurch verschließt man sich gegenüber Anpassungen und Veränderungen." Wenn Veränderungsmöglichkeiten nicht mehr gesehen werden und es an Reflexion und Veränderungsbereitschaft fehlt, wird es gefährlich. "Dass man betriebsblind ist, erkennt man aber meistens nicht von selbst", warnt Hoch. Oft seien es Impulse von außen – wie der Besuch des Lebensmittelkontrolleurs bei Bäckermeister N. –, die einen darauf hinweisen würden.
Betriebsblindheit: Hilfe von außen oder der nachfolgenden Generation annehmen
Einen solchen Blick von außen kann auch ein Coach oder Unternehmensberater liefern – und dem Unternehmer die Augen öffnen helfen. Hier gilt es, die Komfortzone zu verlassen, seine Scheu zu überwinden und Hilfe anzunehmen. "Die Anerkennung, dass man Hilfe benötigt, ist ein Zeichen von Stärke, besonders für Unternehmer, Führungskräfte und Manager, die oft den Druck haben, alles im Alleingang zu bewältigen", sagt Baha Meier-Arian, Gründerin und Geschäftsführerin der Privatpraxis für Business- & Charakter-Coaching für Führungskräfte und Unternehmer. "Der erste Schritt, über den eigenen Schatten zu springen und Hilfe zu suchen, erfordert Selbstreflexion und den Mut, Schwächen zuzugeben." Es sei dabei wichtig zu verstehen, dass Unterstützung keine Schwäche, sondern ein Schlüssel zur persönlichen und beruflichen Entwicklung sei, so die Expertin. Die gezielte Suche nach Experten in relevanten Bereichen ermögliche es, effektivere Entscheidungen zu treffen und persönliches Wachstum zu fördern. "Der Schlüssel liegt darin, den Mut aufzubringen, diese Unterstützung anzunehmen", betont Meier-Arian.
Auch eine Unternehmensnachfolge bietet die Chance, neue Impulse zuzulassen und damit der grassierenden Betriebsblindheit Herr zu werden. Die Nachfolgegeneration sei "mit neuen Technologien und Arbeitsweisen groß geworden, oft hervorragend ausgebildet − und vor allem weiß sie, wie die nächste Mitarbeitergeneration tickt, weil sie dazu gehört", erklärt Uwe Rittmann, Leiter Familienunternehmen und Mittelstand bei der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC. "Auch wenn es im Einzelfall schwerfällt: Ich kann den aktuellen Entscheidern nur empfehlen, gute Nachfolger früh und intensiv einzubinden, frischen Wind zuzulassen und Althergebrachtes zu hinterfragen." Dann ist auch die Gefahr gebannt, als Handwerksbetrieb seinen Kodak-Moment zu erleben und vom Markt zu verschwinden, weil die Konkurrenz mit ihren innovativen Ansätzen an einem vorbeigezogen ist.