Bei Bewirtungskosten schauen die Finanzbeamten genau hin. Warum bei handgeschriebenen Rechnungen Vorsicht geboten ist, der Hinweis auf eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wichtig sein kann und das Finanzamt künftig stärker darauf achtet, ob eine Aufmerksamkeit oder eine Bewirtung vorliegt.
Steuertipp 1: Aufzeichnungsregeln
Damit der Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen überhaupt funktioniert, müssen Unternehmer bestimmte Aufzeichnungspflichten beachten. Die Rede ist von § 4 Abs. 7 EStG. Danach müssen Bewirtungsaufwendungen getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet bzw. verbucht werden.
Beispiel: Ein bilanzierender Handwerker lädt Kunden und Geschäftspartner für 4.000 Euro im Jahr zum Essen ein. Davon wären 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar. Er verbucht die Bewirtungsaufwendungen als "Werbekosten", "Vertriebskosten" und "Repräsentationsaufwendungen". Folge: Da die Bewirtungsaufwendungen nicht getrennt von den übrigen Betriebsausgaben auf dem Konto "Bewirtung" verbucht wurden, beträgt der Betriebsausgabenabzug null Euro.
Praxis-Tipp: Wer seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, sollte die Bewirtungsbelege getrennt von den übrigen Betriebsausgaben in einem Ordner abheften und in der Anlage EÜR nur bei der Zeile zu den Bewirtungsaufwendungen eintragen.
Steuertipp 2: Keine handschriftliche Rechnung
Es gibt noch Restaurants mit offenen Ladenkassen, die dem bewirtenden Unternehmer eine handschriftliche Rechnung in die Hand drücken. Stößt das Finanzamt auf solche Rechnungen, wird der 70-prozentige Betriebsausgabenabzug regelmäßig versagt. Hintergrund: In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 30. Juni 2021 (Az. IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) steht schwarz auf weiß, dass eine Bewirtungsrechnung maschinell erstellt sein muss.
Praxis-Tipp: Drückt Ihnen der Betreiber einer Gaststätte also eine handschriftliche Rechnung über die Bewirtung in die Hand, bitten Sie ihn unbedingt um eine Rechnung in Word oder als PDF. Nur solche Rechnungen sichern Ihnen den Betriebsausgabenabzug von 70 Prozent.
Steuertipp 3: Aufmerksamkeiten oder Bewirtung
Eine aktuelle interne Verfügung dürfte bei künftigen Betriebsprüfungen zu Problemen führen. Die Sachbearbeiter und Prüfer des Finanzamts sollen nämlich verstärkt prüfen, ob es sich bei gereichten Speisen und Getränken um bloße Aufmerksamkeiten oder um eine Bewirtung handelt. Wichtig zu wissen: Es gibt einen lohnsteuerlichen Wert für Aufmerksamkeiten in Höhe von 60 Euro. Dieser Wert hat aber ausdrücklich keine Aussagekraft für die Frage, ob bei der Darreichung von Speisen und Getränken im Betrieb (Catering) Aufmerksamkeiten oder beschränkt abziehbare Bewirtungsaufwendungen vorliegen.
Praxis-Tipp: Werden Speisen und Getränke, die im Betrieb an Kunden und Geschäftspartner abgegeben werden, von der Finanzverwaltung als Bewirtung eingestuft, kann dies zu Problemen führen. Denn dadurch werden in der Regel die Aufzeichnungspflichten verletzt (siehe Tipp 1). Solche Aufmerksamkeiten werden nämlich nicht als Bewirtungsaufwendungen verbucht. Die Beweislast dürfte hier beim Finanzamt liegen. Die Finanzbeamten müssen argumentieren, warum es sich bei der Darreichung der Speisen und Getränke nicht um bloße Aufmerksamkeiten handelte.
Steuertipp 4: TSE bei elektronischem Kassensystem
Nutzt ein Gastronom ein elektronisches Kassensystem, muss der Bewirtungsbeleg auf jeden Fall eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ausweisen. Fehlt der Hinweis auf die TSE wird das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen versagen.
Praxis-Tipp: Bei Bewirtungsbelegen bis zum 31. Dezember 2022 wird es übrigens noch nicht beanstandet, wenn er mit einem elektronischen Kassensystem erstellt wurde, aber noch keinen Hinweis auf die TSE enthält (BMF, Schreiben v. 30.6.2021, Az. IV C 6 - S 2145/19/10003 :003, Randziffer 20). Das bedeutet, dass die TSE bei Bewirtungsbelegen ab 1. Januar 2023 ein Muss für den 70-prozentigen Betriebsausgabenabzug ist.