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Elektronischer Ausbildungsnachweis Digitales Berichtsheft: Was Ausbilder und Azubis wissen müssen

Seit Oktober 2017 gilt: Azubis dürfen ihr Berichtsheft digital führen. Worin sich der elektronische Ausbildungsnachweis vom schriftlichen unterscheidet, und was dies für Ausbilder und Azubis in der Praxis bedeutet.

Auszubildende mussten ihr Berichtsheft bislang stets in Papierform und händisch unterschrieben dem Prüfungsausschuss vorlegen. Seit dem vergangenen Jahr ist nun auch die elektronische Form erlaubt. Zumindest dann, wenn sich Ausbildungsbetrieb und Lehrling im Ausbildungsvertrag darauf geeinigt haben. Seit Oktober 2017 muss in allen neu geschlossenen Verträgen vermerkt sein, ob der Ausbildungsnachweis elektronisch oder schriftlich geführt werden soll.

"Betriebe, die diese Information aktuell noch nicht in ihren Ausbildungsverträgen stehen haben, werden von den Mitarbeitern der Lehrlingsrolle aufgefordert, dies nachzuholen", sagt Michael Knauer, Abteilungsleiter Ausbildungsberatung der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz. Hierzu genüge ein vom Auszubildenden und Ausbildenden unterschriebenes Beiblatt zum Lehrvertrag, auf dem angegeben ist, ob das Berichtsheft schriftlich oder elektronisch geführt wird. Auf der sicheren Seite seien Ausbildungsbetriebe, wenn sie auf die Vorlagen der Handwerkskammern zurückgreifen. "In der Regel bieten die Kammern vollständige Ausbildungsverträge auf ihren Webseiten zum Download an", sagt Knauer.

Elektronischer Ausbildungsnachweis: Was ist neu?

Schon vorher war es möglich, das Berichtsheft am PC zu führen und anschließend gedruckt und unterschrieben dem Prüfungsausschuss vorzulegen. Neu ist, dass dies nun auch vollständig digital möglich ist. Das letzte Wort habe allerdings der jeweilige Prüfungsausschuss,  sagt Knauer. "Die Prüfer legen fest, in welcher Form das Berichtsheft vorgelegt werden muss, und welche Datenträger und Formate akzeptiert werden", erklärt er.

Letztendlich sei es also möglich, dass Auszubildende ihr Berichtsheft, trotz entsprechender Vereinbarung im Ausbildungsvertrag, in Papierform abgeben müssen. Wie Knauer betont, wolle man diesen Medienbruch jedoch gezielt vermeiden. Hierfür sei es nötig, dass Dateiformate vorgeschrieben werden, die von den Prüfern geöffnet werden können. Bei Cloud-basierten Lösungen müsse zudem sichergestellt werden, dass die Prüfer einen Zugang erhalten oder, dass die Daten als entsprechendes Dateiformat exportiert werden können.

Digitales Berichtsheft unterschreiben: Mehrere Varianten erlaubt

Eine Frage, die der komplett elektronische Ausbildungsnachweis aufwirft, ist, wie er wirksam unterzeichnet werden kann. Mit Einführung des elektronischen Ausbildungsnachweises sind nicht mehr nur handschriftliche, sondern auch digitale Signaturen zugelassen. Da eine qualifizierte elektronische Signatur gerade für kleine Ausbildungsbetriebe eine hohe technische Herausforderung darstellt, planen die Handwerkskammern auch Lösungen zu akzeptieren, die für die Ausbilder praktikabler sind. Als Beispiel nennt Knauer eine von beiden Parteien unterschriebene Mitteilung, auf der versichert wird, dass das Berichtsheft ordnungsgemäß geführt wurde. Diese könnten die Azubis dann bei der Prüfung vorlegen.

Eine Handlungsempfehlung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) an die Handwerkskammern sieht zudem vor, dass Ausbilder den elektronischen Ausbildungsnachweis nicht mehr zwingend wöchentlich händisch abzeichnen müssen. Stattdessen könnte etwa per E-Mail dokumentiert werden, dass der Wochenbericht zugegangen, kontrolliert und abgesegnet wurde. Spezielle Berichtsheft-Apps oder Webanwendungen bieten zudem die Möglichkeit, Berichte mit einem Haken an entsprechender Stelle zu genehmigen.

Online-Berichtshefte und Apps: Vorsicht, rechtliche Stolperfalle

Das Angebot an Online-Berichtsheften wächst. Spezielle Apps und Cloud-Lösungen bieten praktische Funktionen für Ausbilder und Auszubildende. "Ausbilder haben bei diesen Anwendungen den Vorteil, dass sie alle Berichtshefte an einem Ort sammeln, überblicken und auch abzeichnen können", sagt Knauer. Doch Vorsicht: Der Einsatz von entsprechenden Lösungen kann in der Praxis zu organisatorischen und rechtlichen Schwierigkeiten führen. Laut Berufsbildungsgesetz (BBiG) muss der Ausbildungsbetrieb seinen Lehrlingen Gelegenheit geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen. Damit die Lösungen genutzt werden können, müssen Betriebe also entsprechende elektronische Gerätschaften zur Verfügung stellen – seien es PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones.

Gefährlich wird es, wenn der Azubi ein privates Endgerät verwenden möchte. Denn durch die geschäftliche Nutzung wird dieses zum Arbeitsmittel, der Arbeitgeber würde also für etwaige Schäden oder Rechtsverstöße haften. Um sicher zu gehen, sollten sich Betrieb eine Haftungsausschusserklärung  vom Lehrling unterschreiben lassen, in der festgehalten wird, dass lediglich die Verantwortung für die entsprechende Berichtsheft-Anwendung übernommen wird, rät die Handwerkskammer.

Höhere Lehrjahre dürfen zum elektronischen Ausbildungsnachweis wechseln

Auszubildende, die ihren Ausbildungsvertrag vor dem 30. September 2017 abgeschlossen haben, müssen ihr Berichtsheft weiterhin schriftlich führen und in Papierform dem Prüfungsausschuss vorlegen. Diese Regelung kann jedoch dazu führen, dass Betriebe mit Auszubildenden in unterschiedlichen Lehrjahren zweigleisig fahren müssen. Die Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz erlaubt Azubis in höheren Lehrjahren daher, auch später noch auf das digitale Berichtsheft umzusteigen. "Es genügt eine schriftliche und von beiden Ausbildungsparteien unterschriebene Mitteilung an uns", sagt Knauer.

In welcher Form die Auszubildenden den bis zum Zeitpunkt des Wechsels schriftlich geführten Ausbildungsnachweis dann bei der Gesellenprüfung vorlegen müssen, entscheiden die einzelnen Prüfungsausschüsse. "Denkbar wäre, dass den Prüfern zwei Berichtshefte vorgelegt werden", meint Knauer.

"Elektronisches Berichtsheft wird sich durchsetzen"

In seinen bisherigen Gesprächen habe der Ausbildungsberater zwar feststellen können, dass die Betriebe grundsätzlich am digitalen Berichtsheft interessiert sind, viele aber noch zögern. "Die meisten Betriebe warten aktuell noch ab, bis sich der elektronische Ausbildungsnachweis eingespielt hat", weiß Knauer. Mittel- bis langfristig geht er jedoch davon aus, dass sich das digitale Berichtsheft durchsetzen wird.  Vor allem Betriebe mit mehreren Auszubildenden und Ausbildern könnten seiner Meinung nach profitieren.

Knauer ist bewusst, dass auch der elektronische Ausbildungsnachweis in der Praxis nicht komplett ohne Medienbruch auskommen wird. "Gerade, wenn Zeichnungen oder Skizzen erforderlich sind, kann es durchaus Sinn machen, wenn der Auszubildende diese weiterhin per Hand anfertigt", weiß er. Ein Ausschlusskriterium für die elektronische Variante sieht Knauer darin aber nicht. Schließlich könnten die Zeichnungen anschließend wieder via Scan oder Foto ins Digitale übertragen werden.

Was dürfen Azubis?

BLok: Staatlich gefördertes Online-Berichtsheft

Ein praktisches Tool für Betriebe und Azubis ist das staatlich geförderte Online-Berichtsheft BLok. Die durch den Bund und die Europäische Union unterstützte Web-Anwendung kann von Auszubildenden kostenfrei zur Erstellung der Ausbildungsnachweise genutzt werden. Mit welchem Gerät das Berichtsheft geführt wird, spielt keine Rolle. Azubis können BLok am Laptop, Smartphone oder Tablet nutzen. Wird das Berichtsheft auf einem mobilen Gerät geführt, erhalten die Auszubildenden eine digitale Erinnerung, sollte ein Eintrag vergessen werden. Für Ausbildungsbetriebe, Berufsschulen und Kammern bietet sich der Vorteil, dass sie das Berichtsheft unabhängig von Zeit und Ort einsehen können.

Die Nutzung des Online-Berichtshefts BLok ist für Azubis und Berufsschullehrer komplett kostenfrei. Auch Ausbildungsbetriebe können das Tool kostenlos nutzen, sofern es von ihrer zuständigen Kammer oder anderen zentralen Anbietern wie Verbänden oder Interessengemeinschaften zur Verfügung gestellt wird. Andernfalls müssen Unternehmen einen einmaligen Betrag in Höhe von 49,95 Euro zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer entrichten. Des Weiteren fällt für jeden angemeldeten Auszubildenden eine Gebühr je Ausbildungsjahr in Höhe von 9,95 Euro zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer an.

Digitales Berichtsheft: 5 Vorteile auf einen Blick

  1. Papierkram adé: Bereits vorher war es Azubis erlaubt, das Berichtsheft am PC zu führen. Jedoch musste es zusätzlich in Printform zur Verfügung stehen, in Ordnern gesammelt und händisch an den Ausbilder zur Überprüfung und Abzeichnung geben werden.
  2. Tschüss Flecken: Die elektronische Version hat nicht nur den Vorteil, dass Papier eingespart wird. Ein digitales Berichtsheft sieht oft auch ordentlicher aus. Die digitale Variante ist resistent gegen Flecken und Eselsohren.
  3. Keine Probleme mehr mit der Klaue: Wer auf dem PC schreibt, profitiert nicht nur von leserlichen Schriftarten, sondern unter Umständen auch von der automatischen Rechtschreibkorrektur.
  4. Weniger Verlustängste: Während ein Ordner schnell mal verlegt wird, kann das digitale Berichtsheft nicht einfach so verschwinden. Vor allem, wenn die Dateien auf mehreren PC´s liegen oder der Ausbildungsnachweis in einer Cloud gespeichert wird.
  5. Leichte Korrektur: Der Ausbilder kann die Nachkorrektur direkt im Heft vornehmen. So muss der Azubi die Korrekturen nicht wie bei der Papierversion händisch ergänzen und den ganzen Bericht neu abschreiben oder ausdrucken.

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