Unternehmer haben für ihre steuerlichen Belege eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Erhaltene und versandte Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Wird diese Aufbewahrungsfrist nicht eingehalten und das Finanzamt bekommt Wind davon, drohen steuerliche Sanktionen. Was 2023 in den Papierkorb darf.
Welche Unterlagen dürfen 2023 entsorgt werden? Eine wichtige Frage. Die Antwort darauf dürfte für viele Unternehmer überraschend ausfallen. Denn im Januar 2023 dürfen nicht etwa die Steuerunterlagen aus dem Jahr 2012 entsorgt werden, sondern die Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2012. Das gilt für Steuerunterlagen mit einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2016 empfangen oder abgesandt wurden, dürfen im Januar 2023 entsorgt werden. Hier gilt die sechsjährige Aufbewahrungspflicht.
Unterlagen verloren: Was tun?
Sind die Buchhaltungsbelege vor Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist verlorengegangen (z.B. durch Diebstahl oder Hochwasser), sollte das Finanzamt umgehend über diesen Umstand informiert werden. In diesem Fall wird es meist keine Sanktionen geben. Informieren Sie das Finanzamt erst über den Verlust der Buchführungsunterlagen, wenn eine Betriebsprüfung ins Haus steht, ist das in der Regel unglaubwürdig für das Finanzamt.
Steuertipp: Nutzen Sie eine elektronische Registrierkasse, muss der Kassenspeicher bzw. müssen die Kassendaten ebenfalls für zehn Jahre aufbewahrt, vor allem auslesbar aufbewahrt werden. Ist das nicht der Fall, drohen wiederum Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn. dhz
>>> Download-Tipp (kostenlos): Detaillierte DHZ-Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen