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Tipps und To-dos Auf zu neuen Ufern: Was beim Firmenumzug zu beachten ist

Ein Unternehmensumzug bewegt nicht nur jede Menge Mobiliar, Maschinen und Güter, sondern sicher auch die Gemüter. Eine gute Vorbereitung ist elementar wichtig. Was Betriebe bei der Planung ihres Umzugs beachten sollten.

Diese Woche heißt es Abschied nehmen für die Mitarbeiter der ATP-Elektronik GmbH. Nach über 30 Jahren verlässt das 1990 im schleswig-holsteinischen Halstenbek gegründete EMS-Unternehmen seine vertrauten Räume und zieht an seinen neuen Firmensitz in Norderstedt. "Keine Frage, nach langen Jahren hängt man schon ein wenig an unserem bisherigen Quartier", sagt ATP-Geschäftsführer Peter Storm. "Doch um die Prozesssicherheit in der Fertigung weiterhin zu gewährleisten und künftig kontinuierliches Wachstum zu ermöglichen, benötigen wir schlichtweg mehr Fläche – und diese vor allem zusammenhängend."

Alle Vorarbeiten seien rechtzeitig abgeschlossen worden, der antistatische ESD-Fußboden und die neuen Büroteppiche sind verlegt und auch die Sanitärräume am neuen Standort komplett saniert. "Auch das ist ein wichtiger Wohlfühlfaktor für unser Team und unsere Kunden", so Storm. Und auch die neue Deckenbeleuchtung funktioniert bereits einwandfrei. Dabei setzt das Unternehmen im gesamten Gebäude auf computergesteuerte LED-Technologie. "Ein intelligentes, energiesparendes Lichtsystem liegt uns ganz besonders am Herzen", erläutert der Geschäftsführer. "Und auch die bereits installierte Netzwerkverkabelung entspricht modernsten Standards."

Gute Planung ist beim Firmenumzug wichtig

Tagtäglich ziehen in Deutschland Firmen von A nach B – sei es, weil die bisherigen Räumlichkeiten nicht mehr den Ansprüchen genügen oder weil Standorte zusammengelegt werden. Gute Gründe für einen Firmenumzug gibt es in Hülle und Fülle. Dabei ist allerdings eine gute Planung elementar wichtig. Denn während des Umzugs steht der Betrieb meist still, zudem müssen bei vielen Betrieben sperrige und empfindliche Maschinen mit umziehen. Abhängig von der Größe des Betriebs sollten die Planungen für einen Firmenumzug drei bis sechs Monate vorher beginnen, rät Florian Knackstedt von den Nürnberger Versicherungen. "Wichtig ist es, die Mitarbeiter frühzeitig über den Umzug zu informieren und mit ins Boot zu holen."

Außerdem ist es sinnvoll, eine Inventarliste der Firmeneinrichtung zu erstellen. "So erhält der Unternehmer nicht nur einen aktuellen Überblick aller Möbel und Maschinen, sondern kann gegebenenfalls noch optimieren und beispielsweise Schreibtische für das neue Büro bestellen", erklärt Knackstedt. Unternehmer müssten zudem möglichst in einer frühen Planungsphase des Umzugs entscheiden, ob ein Umzugsunternehmen beauftragt werden soll. "Gehören große, schwere oder auch empfindliche Maschinen und Geräte zum Inventar, ist es ratsam, ein darauf spezialisiertes Transportunternehmen frühzeitig zu kontaktieren", sagt Knackstedt. Professionelle Umzugsunternehmen könnten auch bei der Planung sowie der Vorbereitung des neuen Standorts unterstützen.

Was bei der Wahl des Umzugsunternehmens zu bedenken ist

"Sind Maschinen Teil des Umzugs, sollten bei der Auswahl eines Transportunternehmens vor allem die Montage-, Transport- und Technikfähigkeiten überprüft werden", rät Knackstedt. Baut die Spedition die Geräte am alten Standort ab? Ist sie für den Transport empfindlicher Geräte ausgestattet? Übernimmt sie Montage und Anschluss der Maschinen am neuen Standort? Das sind wichtige Punkte, die bei der Auswahl des Umzugsunternehmens eine zentrale Rolle spielen sollten. Wichtig sei es zudem auch abzuklären, wer die Überprüfung der neuen Räumlichkeiten übernimmt, um sicherzustellen, dass beispielsweise die Tragfähigkeit der Decken ausreicht, so Knackstedt.

Ein weiteres Kriterium für die Wahl des Umzugsunternehmens sind außerdem natürlich die Kosten. Diese hängen unter anderem davon ab, wie hoch das Transportvolumen ist oder ob Ab- und Aufbau mit beauftragt werden. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Frage, in welcher Höhe die Umzugsfirma bei einem Schadensfall haftet. Standardmäßig sei das Umzugsgut nämlich nur bis 620 Euro pro Kubikmeter versichert, so Nürnberger-Experte Knackstedt. "Kommen bei dem Umzug allerdings teure Bauteile oder elektronische Geräte zu Bruch, ist diese Pauschale selten ausreichend." Daher sei es empfehlenswert, beim Umzugsunternehmen nachzufragen, ob die Möglichkeit besteht, für einen vollständigen Schutz eine zusätzliche Transportversicherung abzuschließen.

Verfügt der Betrieb über eine Geschäfts-Inhaltsversicherung, muss der Versicherer zudem frühzeitig vor dem Umzug informiert werden, sodass die vertraglichen Voraussetzungen noch einmal überprüft werden können. Wenn beispielsweise am alten Standort eine Einbruchmeldeanlage verpflichtend eingebaut war, müsse diese auch in den neuen Räumlichkeiten installiert werden, erläutert Knackstedt. Darüber müssten weitere Versicherungen geprüft werden, denn häufig werden bei einer Standortverlegung beispielsweise eine neue IT-Ausstattung, eine neue Einrichtung oder neue Maschinen erworben oder es werden Deckenabhänge, Wandverkleidungen, Bodenbeläge oder Fundamente der Maschinen in die neuen Räume eingebracht, die bisher noch nicht Teil des Versicherungsschutzes waren.

Viele kleine To-dos

Neben der Vorbereitung des neuen Standorts bringe ein Umzug aber auch viele kleine To-dos mit sich, gibt Nürnberger-Experte Knackstedt zu bedenken. Dazu gehören beispielsweise Adressänderungen bei Lieferanten oder Anpassungen in der Signatur. Zudem müssen das zuständige Gewerbeamt, das Finanzamt und die jeweilige Handwerkskammer unverzüglich über die Änderung des Firmensitzes informiert werden. Bei einem Umzug in einen anderen Kammerbezirk muss zudem die Mitgliedschaft in der alten Kammer beendet und in der neu zuständigen Kammer beantragt werden. Zudem muss der Handelsregistereintrag geändert werden. "Um nichts zu vergessen, kann es sinnvoll sein, eine Checkliste anzulegen", so Knackstedt.

Bei allen bürokratischen Verpflichtungen: Die Vorfreude auf den neuen Standort sollte aber natürlich überwiegen. Für ATP-Geschäftsführer Storm liegen die Vorteile auf der Hand: Mit rund 1.000 Quadratmetern Fertigungsflächen, 320 Quadratmetern Bürofläche und 180 Quadratmetern Sozialräumlichkeiten würden die Voraussetzung für weiteres Personalwachstum geschaffen. "Wir haben künftig auch ein einheitliches Lager mit automatisierten Paternoster-Regalen, in denen wir fast sämtliche Bauteile lagern, die sich digital vernetzt selbstverwalten", hebt der Unternehmer hervor. Das System ermögliche nicht nur eine bestmögliche Nutzung des Raumes inklusive der Hallenhöhe, sondern auch einen besonders schnellen Zugriff auf die Lagergüter. Angebunden ist das System an eine Software, mit der die Bestände und wichtige Informationen jederzeit im Auge behalten werden. "Insgesamt können wir in Norderstedt die Fertigungstiefe in der Montage, beim Waschen und Lackieren, in der Kabelfertigung und auch in der Prüfung spürbar erhöhen", so Storm.

Doch innerhalb der jetzigen Umzugswoche werde es sicherlich einige Einschränkungen in der Fertigung von Kundenaufträgen sowie in der Kommunikation und IT geben. "Wir werden alles tun, um diese Einschränkungen so klein wie möglich zu halten", verspricht Storm. Spätestens ab dem 15. März sei das Team der ATP Elektronik dann am neuen Standort wieder uneingeschränkt für seine Kunden da. Mit mehr Raum für neue Herausforderungen und Ideen – und mit viel Freude am neuen Firmensitz.

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