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Regeln für die Erreichbarkeit im Urlaub Arbeiten im Urlaub: Viele Arbeitnehmer sind ständig erreichbar

Das Arbeiten im Urlaub gehört für viele dazu. Allerdings leiden bei zu geringer Erholung auf Dauer Psyche und Körper. Tipps, was Mitarbeiter, Chefs und Selbständige beim Thema Erreichbarkeit im Urlaub unbedingt beachten sollten.

Urlaub und Feierabend sind zur Erholung da. Doch zwei von drei Berufstätigen in Deutschland sind im Sommerurlaub beruflich erreichbar – ob für den Chef, für Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner. Ergebnisse einer aktuellen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom zeigen, dass die Erreichbarkeit im Urlaub bei 64 Prozent der Berufstätigen liegt. Sie ist zwar im Vergleich zum Vorjahr etwas gesunken – 2017 lag sie bei 71 Prozent – aber dennoch liegt sie auf einem hohen Niveau und wird mehr und mehr zum Selbstverständnis.

Die Präventionskampagne "Denk an mich. Dein Rücken" zeigte im vergangenen Jahr, dass rund ein Sechstel der deutschen Beschäftigten sogar Urlaub nimmt, um berufliche Aufgaben in Ruhe zu erledigen. Die Techniker Krankenkasse (TK) mahnt, dass viele deutsche Arbeitnehmer den Sommerurlaub zu wenig als Erholung nutzen. So gaben auch drei von zehn Arbeitnehmern gaben in der letzten TK-Stressstudie an, auch während des Urlaubs nicht richtig abschalten zu können.

Die ständige Erreichbarkeit kann jedoch Folgen haben: So zeigt der TK-Gesundheitsreport 2018, dass sich der Anteil der psychisch bedingten Fehlzeiten im vergangenen Jahr wieder erhöht hat. Erlebte er 2016 einen leichten Rückgang, so bestätigt sich nun wieder der seit Jahren sichtbare Trend, dass Stressempfinden, Angst- und Belastungsstörungen zunehmen. "Seit 2006 verzeichnet der Gesundheitsreport einen kontinuierlichen Anstieg der psychisch bedingten Fehlzeiten um rund 90 Prozent", meldet die TK. Im Jahr 2017 haben die psychisch bedingten Fehlzeiten um 0,9 Prozentpunkte zugenommen. Und diese gehen auch auf einen erhöhten Stresspegel zurück. Die Tipps der Krankenkasse lauten deshalb: Der Urlaub sollte eine Gegenbewegung zum Arbeitsalltag sein – körperlich, aber auch psychisch.

Erreichbarkeit im Urlaub: Lieber WhatsApp als E-Mail

Die aktuelle Bitkom-Umfrage zeigt:

  • Sechs von zehn Berufstätigen (61 Prozent) lesen während der freien Zeit Kurznachrichten über iMessage oder WhatsApp.
  • 57 Prozent bleiben telefonisch für Chef, Kollegen oder Kunden erreichbar.
  • Jeder Vierte (27 Prozent) liest geschäftliche E-Mails.
  • Jüngere Arbeitnehmer schalten im Urlaub eher ganz vom Job ab als ältere: Knapp vier von zehn Berufstätigen (39 Prozent) zwischen 14 und 29 Jahren klinken sich laut Bitkom während ihres Sommerurlaubs beruflich komplett aus. Bei den 30- bis 49-Jährigen sind es 30 Prozent, bei den über 50-Jährigen 34 Prozent.

Laut Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitnehmer im Urlaub eigentlich nicht erreichbar sein. Anders sieht das für leitende Angestellte aus. Wer im Urlaub hin und wieder arbeiten muss, sollte die Zeiten dafür klar regeln. So zeigt eine Umfrage des Projekts MASTER der Initiative Neue Qualität der Arbeit: Über das Thema "Arbeiten im Urlaub" wird in vielen Betrieben nicht gesprochen – was bei den Mitarbeitern zu Unsicherheit und Stress führt.

Regeln aufstellen fürs Arbeiten im Urlaub

Die gute Nachricht: Führungskräfte und Beschäftigte können die Erreichbarkeit gesundheitsgerecht gestalten. Hier sind klare Absprachen wichtig, um die Erholung im Urlaub zu sichern. "Beschäftigte sollten ihre Vorgesetzten ganz direkt fragen, wie viel Erreichbarkeit von ihnen erwartet wird", sagt Nina Pauls vom Projekt MASTER. Zwar dürfen Beschäftigte nach dem geltenden Arbeitsrecht dienstliche Anrufe, E-Mails oder SMS während ihres Urlaubs ignorieren oder ihr Smartphone ausschalten, Umfragen zeigen jedoch, dass das totale Abschalten für viele Beschäftigte keine realistische Option ist.

Doch was ist in Sachen "Arbeiten im Urlaub" laut des Arbeitsrechtes überhaupt erlaubt, und worauf muss man achten, damit sich die Erreichbarkeit im Urlaub nicht negativ auf die Gesundheit auswirkt? Tipps, für Chefs, Mitarbeiter und Selbstständige.

Allgemeine Tipps zum Umgang mit der Erreichbarkeit im Urlaub

• Fragen Sie sich zuerst: Wie verhalte ich mich selbst im Bezug auf Erreichbarkeit? Was erwarte ich von mir selbst? Was erwarte ich von meinem Team?

• Falls Sie das Gefühl haben, immer erreichbar sein zu müssen: Woran liegt das? Haben Sie Angst, dass Ihr Team in Ihrer Abwesenheit falsche Entscheidungen trifft? Üben Sie, Verantwortung abzugeben und Ihrem Team zu vertrauen. Arbeiten Sie darauf hin, dass Ihr Team auch ohne Sie weiß, welche Entscheidungen zu treffen sind.

• Sorgen Sie für gute Übergaben: Klären Sie vor Ihrem eigenen Urlaub, welche Aufgaben anfallen und wer wofür zuständig ist. Leiten Sie auch die Beschäftigten dazu an, alle nötigen Informationen weiterzugeben und Aufgaben in Absprache mit Ihnen zu verteilen.

• Teilen Sie Ihrem Team mit, was Sie erwarten. Sagen Sie den Beschäftigten, dass ständige Erreichbarkeit nicht erforderlich ist und legen Sie Fälle oder Szenarien fest, in denen Erreichbarkeit nötig sein könnte. Diskutieren Sie diese mit dem Team, um zu einer Vereinbarung zu kommen.

• Seien Sie Vorbild: Sind Sie selbst immer erreichbar, wirken Sie unglaubwürdig, wenn Sie Ihren Beschäftigten sagen, dass Sie das von ihnen nicht erwarten.

Tipps für den Chef

  1. Klare Absprachen für die Arbeit im Urlaub: Treffen Sie klare Absprachen. Klar kommunizierte Regelungen zur Erreichbarkeit, z.B. im Urlaub, im Feierabend oder zu Stoßzeiten, helfen Ihnen und Ihren Beschäftigten dabei, sich in der Freizeit zu erholen und richtig abzuschalten. Sprechen Sie mit Ihren Beschäftigten verschiedene Situationen durch und klären Sie so gegenseitige Erwartungen an eine Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten. Halten auch Sie als Führungskraft sich an diese Absprachen.
  2. Mit gutem Beispiel voran gehen: Auch Führungskräfte müssen nicht immer und überall erreichbar sein. Verordnen Sie sich in Absprache mit Ihren Vorgesetzten und Ihrem Team regelmäßig erreichbarkeitsfreie Zeiten, in denen Sie auftanken können. Denn auf lange Sicht ist eine angemessene Erholung sehr wichtig. Schließlich orientieren sich auch Ihre Teammitglieder an Ihrem Umgang mit Erreichbarkeit.  
  3. Die richtigen Signale senden: Machen Sie sich bewusst, welches Signal Sie senden, wenn Sie Ihren Teammitgliedern spätabends oder am Wochenende Mails schicken. Besser ist es, wenn Sie die Mail innerhalb der regulären Arbeitszeit zusenden, z.B. am nächsten Morgen. Bei Bedarf können Sie mit Ihren Beschäftigten einen Bereitschaftsplan erarbeiten, der für Notfälle eine Sicherheit bietet. 
  4. Jahresurlaubsplanung organisieren: Bilden Sie wenn möglich Tandems innerhalb Ihres Teams, sodass sich Kolleginnen und Kollegen gegenseitig in Urlaubs- und Krankheitszeiten vertreten können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Beschäftigten nicht nur eine erholsame Urlaubszeit haben, sondern auch bei spontanen Ausfällen immer jemand ansprechbar ist.

Tipps für Mitarbeiter

  1. Probleme ansprechen: Sie haben das Gefühl, immer erreichbar sein zu müssen, z.B. im Feierabend, am Wochenende oder im Urlaub? Sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft, klären Sie die gegenseitigen Erwartungen und finden Sie so gemeinsam eine Lösung, die Sie entlastet. 
  2. Frühzeitig Vertretung organisieren: Kümmern Sie sich frühzeitig in Absprache mit Ihrer Führungskraft darum, dass wichtige Aufgaben während Ihrer Urlaubszeit von Kolleginnen und Kollegen erledigt werden. Nur so können Sie im Urlaub abschalten und bleiben auf lange Sicht gesund und leistungsfähig.  
  3. Räumliche Distanz schaffen: Versuchen Sie sich nach Feierabend oder am Wochenende ganz auf Ihre Erholung zu konzentrieren. Das gilt auch räumlich: Die Arbeit ins Schlafzimmer oder die Küche zu verlagern, mag eine Zeit lang gemütlich sein. Doch auf Dauer leidet oft die Erholungsfähigkeit.
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Wie wirkt sich Arbeiten im Urlaub auf die Gesundheit aus?

Mehr als ein Fünftel der Befragten der "Denk an mich. Dein Rücken"- Umfrage, denkt im Urlaub immer oder oft an die Arbeit, ein weiteres Viertel zumindest gelegentlich. Von diesen Betroffenen fühlt sich zwar nur ein Siebtel stark belastet. "Allerdings wird bei diesen Befragten auch deutlich, dass die Erholung unter der Belastung leidet“, erklärt Hiltraut Paridon, Psychologin am Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG).

Doch wie wirkt sich das Arbeiten im Urlaub auf die Gesundheit aus? Häufig haben Betroffene Symptome wie starke Unruhe, Rückenschmerzen oder Schlafstörungen. "Symptome wie diese können allgemein Anzeichen dafür sein, dass es einem gerade zu viel wird. Nicht allen Menschen ist jederzeit bewusst, dass ihr Stresspegel zu hoch ist", warnt die Psychologin.

Tipps für Selbstständige

  1. Identifizieren Sie Phasen mit weniger Arbeitsaufkommen: Meistens gibt es auch bei Selbstständigen Zeiten, in denen mal mehr, mal weniger los ist. Sicherlich wissen Sie am besten, wann dies in Ihrer Branche der Fall ist. Sind Sie noch neu in der Selbstständigkeit, können erfahrene Kolleginnen und Kollegen hierzu Auskunft geben. Fragen Sie auch Ihre Kunden nach Zeiten mit weniger Arbeitsaufkommen und nutzen Sie diese Zeiten für Ihren Urlaub.
  2. Nutzen Sie die Urlaubsankündigung zum Auffrischen von Geschäftskontakten: Kündigen Sie Ihren Urlaub proaktiv vier Wochen vorher an. Nutzen Sie diese Gelegenheit geschickt um ruhende Kontakte zu Kunden aufzufrischen. Ihren Stammkunden zeigen Sie Ihren Einsatz, in dem Sie sich ein paar Tage vor und nach Ihrer Auszeit noch einmal melden und Ihre Verfügbarkeit kommunizieren.
  3. Planen Sie vorausschauend: Stellen Sie sicher, dass Sie keine Fristen und Termine verpassen und planen am besten ein paar Tage Puffer rund um den Urlaub. Organisieren Sie eine Vertretung, die in Ihrer Abwesenheit auf Anfragen reagiert und Sie im Notfall erreichen kann: jemand, den Sie kennen oder aber einen Serviceanbieter. Auch ein Abwesenheitsagent für Emailpostfach und Anrufbeantworter hält Ihnen den Rücken frei. Und im Urlaub? Wenn Sie "reinschauen" wollen, dann setzen Sie sich am besten feste Zeiten dafür.

Zu viel Arbeit während der Freizeit wirkt sich also langfristig negativ auf die Gesundheit aus. Doch wie sieht es rechtlich aus? Wie viel Arbeit im Urlaub ist laut dem deutschen Arbeitsrecht erlaubt?

Arbeitsrecht: Was ist beim Arbeiten im Urlaub erlaubt?

  • Das Arbeitszeitgesetz sieht vor, dass Beschäftigte an allen Tagen außer sonntags acht Stunden arbeiten können. Die tägliche Arbeitszeit darf bis zu zehn Stunden betragen, wenn im Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten beziehungsweise 24 Wochen werktäglich höchstens acht Stunden gearbeitet wird.
  • Beschäftigte haben Anspruch auf elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen. Diese Ruhezeit darf in Ausnahmefällen durch den Tarifvertrag um zwei Stunden gekürzt werden, muss dann aber innerhalb eines festgelegten Zeitraums ausgeglichen werden.
  • Enthalten der individuelle Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung keine Vereinbarungen zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit, müssen Beschäftigte in ihrer Freizeit weder telefonisch erreichbar sein noch E-Mails abrufen.
  • Vorgesetzte dürfen in Ausnahmefällen Beschäftigte in der Freizeit stören, wenn Kollegen wegen fehlender Informationen nicht weiterarbeiten können.
  • Während einer Rufbereitschaft müssen Beschäftigte telefonisch erreichbar sein.

Weitere Tipps, Praxisbeispiele und Hilfen für Betroffene bietet die Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales mit ihrem Projekt Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt (psyGA) unter psyga.info sowie unter erreichbarkeit.eu   dhz

Dieser Beitrag wurde am 02. Juli 2018 aktualisiert.

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