Ab 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland Pflicht. Was aus Steuersicht bei Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen zu beachten ist.
1. Grundsätze
Im Wachstumschancengesetz wurden erstmals gesetzliche Regelungen zur elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung, verabschiedet. E-Rechnungen sind verpflichtend bei Umsätzen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen (= inländische B2B-Umsätze). Sind die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei oder lautet der Rechnungsbetrag über nicht mehr als 250 Euro, besteht ein Wahlrecht. Es kann dann eine E-Rechnung ausgestellt werden, muss aber nicht. Grundsätzlich gelten die Regeln zur E-Rechnung bereits ab 1. Januar 2025, es gibt jedoch Übergangsregelungen.
2. Definition
Was man unter einer E-Rechnung versteht, ist in § 14 Abs. 1 UStG definiert. Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem „strukturierten elektronischem Format“ ausgestellt, übermittelt, empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung möglich ist (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). In erster Linie dürfte das Finanzamt ein Interesse daran haben, dass die E-Rechnung „verarbeitet“ werden kann. Denn so erhält das Finanzamt auf Knopfdruck die Informationen, ob alle nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Rechnungsangaben in einer Eingangsrechnung vorhanden sind oder nicht. Falls nicht, entfällt die Vorsteuererstattung.
3. Strukturiertes Format
Eine E-Rechnung setzt voraus, dass sie auf einem strukturierten Format nach Norm EN 16931 beruht. Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen aber auch andere Formate bei der E-Rechnung verwendet werden, wenn diese Formate der Norm EN 16931 entsprechen. Doch wer bei der E-Rechnung auf der sicheren Seite stehen möchte, sollte die E-Rechnung nach dem vom Finanzamt präferierten Format erstellen.
4. E-Rechnung ignorieren?
Keine gute Idee ist, die neuen Steuerspielregeln zu ignorieren und abzuwarten, was passiert, wenn das Finanzamt auf Papier- oder pdf-Rechnungen stößt. Denn im Entwurf des BMF-Schreibens zur E-Rechnung ist ein Passus zu finden, nachdem der Leistungsempfänger seinen Anspruch auf Vorsteuererstattung verliert, sollte die verpflichtende E-Rechnung nicht vorliegen. Also besser frühzeitig mit dem Steuerberater klären, welche Schritte für die Umstellung der Buchhaltung auf die E-Rechnung erforderlich sind und in welchem Zeitfenster.
5. E-Rechnung als Muss
Unter vier Voraussetzungen sind E-Rechnungen ein Muss:
- Es handelt sich nicht um Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind.
- Es wird eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht, wobei beide Unternehmer in Deutschland ansässig sein müssen.
- Es wird eine Leistung an eine juristische Person erbracht, die nicht Unternehmer ist.Es wird eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung mit einem Grundstück erbracht.
6. Gutschrift & Co.
Ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend, greifen die neuen Steuerspielregeln auch, wenn
- mit einer Gutschrift abgerechnet wird,
- für abgerechnete Umsätze der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer nach § 13b UStG schuldet,
- die Rechnung von einem Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgestellt wird oder
- für Umsätze die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG zur Anwendung kommt.
7. Übermittlung/Empfang
Die E-Rechnung muss zwingend in elektronischer Form übermittelt werden. Das setzt voraus, dass sie per E-Mail beziehungsweise über eine Schnittstelle übermittelt wird oder als Download über ein Portal abgerufen werden kann. Die Übergabe der XML-Datei zur E-Rechnung auf einem USB-Stick oder auf einer Daten-CD erfüllt die Voraussetzung zur vorgeschriebenen elektronischen Übermittlung nicht.
8. Zeitfenster Ausstellung
Muss verpflichtend eine E-Rechnung erstellt werden, gilt unverändert die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
9. Verträge als Rechnung
Bestehen vor dem 1. Januar 2025 Dauerverträge beziehungsweise Dauerschuldverhältnisse, ist es ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird. Dieser E-Rechnung ist entweder der Vertrag als Anhang beizufügen oder es muss sich aus dem Inhalt der einmaligen E-Rechnung ergeben, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
10. Alles wie gehabt
E-Rechnungen müssen zum Vorsteuerabzug dieselben Rechnungsinhalte nach § 14 Abs. 4 UStG haben wie Rechnungen bisher schon. Zudem müssen sie für zehn Jahre archiviert werden, lesbar bleiben und es muss ausgeschlossen sein, dass die E-Rechnungen nachträglich verändert werden können.