Einfach mal schnell eine E-Mail schreiben: Was bei Freunden kein Problem ist, kann bei Kunden oder beim Chef schlecht ankommen. Denn bei geschäftlichen E-Mails gelten bestimmte Regeln, was geht und was nicht – genauso wie bei einem richtigen Brief.
Empfänger
Bei einer E-Mail hat man immer die Wahl zwischen "An", "CC" und "BCC". Das hat gute Gründe: In das Feld "An" setzt man nur die Person, die auch antworten soll auf die E-Mail, und in das "CC"-Feld kommen Personen, die nur informiert werden. Aufpassen sollte man mit "BCC". Wer in diesem Feld steht, e rhält die E-Mail ebenfalls, nur der eigentliche Empfänger im "An"-Feld weiß nichts davon.
Betreffzeile
Aus dem Betreff sollte der Empfänger sofort wissen, von wem die E-Mail ist und was drinsteht. Wenn man etwa einem Kunden einen Termin bestätigt, kann man schreiben "Terminbestätigung von der Firma xy" oder "Auftragsbestätigung Betrieb xy". Auch bei internen E-Mails, die "nur "ein Kollege e rhält, sollte dir Betreffzeile immer ordentlich ausgefüllt werden.
Aufbau des Inhalts einer E-Mail
Hier gelten im Prinzip die gleichen Regeln wie bei einem förmlichen Brief. Man beginnt auch hier mit einer Anrede, etwa "Sehr geehrte/er ...". Der Inhalt selbst sollte so knapp wie möglich und in sinnvolle Absätze gegliedert sein. Als Schriftart sollte man immer gängige Schriftarten benutzen, etwa Arial oder Courier. Man kann den Brief zum Beispiel in einem Textprogramm schreiben und ihn dann in das Textfeld der Mail kopieren.
Verabschiedung und Signatur
Auch beenden sollte man eine E-Mail immer förmlich, zum Beispiel mit "Freundliche Grüße" und dem vollständigen Namen. Kürzel wie MfG oder gar Smileys haben hingegen in solchen E-Mails nichts zu suchen, genauso wie Rechtschreibfehler. Die Signatur am Schluss ist kein Muss, wird aber von vielen Betrieben als Vistenkarten genutzt. Hierzu sollten Azubis im Betrieb fragen, wie das grundsätzlich geregelt ist.
Anhang
Oftmals werden Angebote oder Terminbestätigungen als Anhang mitverschickt. Deshalb sollte man bei Anhängen darauf achten, dass sie nicht zu groß sind. Sind sie doch sehr groß (mehr als 5 MB), empfiehlt es sich, sich vo rher zu erkundigen, ob das für den Empfänger in Ordnung ist.
Zudem sollte man immer übliche Dateiformate nutzen, etwa PDFs. Zum guten Ton gehört es auch, in der E-Mail darauf hinzuweisen, dass man einen Anhang mitgeschickt hat. So kann man zum Beispiel schreiben: "Ihr Angebot unserer Firma finden Sie als Anhang in dieser E-Mail". Damit vermeidet man, dass Anhänge übersehen werden. rh